Sådan giver du kørende sælgere adgang til ERP-systemet

Hvorfor er kørende sælgere en særlig udfordring?

Kørende sælgere er en særlig udfordring, fordi de sjældent er erfarne ERP-brugere, men alligevel har brug for systemets fulde logik. Dem, der sidder på kontoret og tager imod ordrer på telefonen eller arbejder med større tilbud, kender Business Central godt. Men de sælgere, der kører rundt til butikker, er sjældent vant til at oprette salgsordrer med sikker hånd.

Rigtig mange virksomheder har medarbejdere i marken, og de skal kunne optage en ordre nemt, mens de er på farten. Derfor skal løsningen både være enkel at bruge og samtidig give adgang til de forretningsregler, der sikrer et ensartet serviceniveau.

Hvordan optager sælgeren en ordre, når hun er på farten?

Sælgeren optager typisk ordren enten på en mobil enhed med en simpel brugergrænseflade eller direkte i Business Central. I den klassiske model bruger sælgeren en tablet eller en anden mobil enhed, og en connector synkroniserer ordrerne ind i Business Central, ofte om natten. Der findes flere gode stand-alone-løsninger til det.

Udfordringen med den type ordreoptagelse ligner udfordringen med webshops. Der skal bygges en integrationskomponent, så ordren kan optages uden for ERP og senere synkroniseres ind, og det kan blive ret komplekst. Samtidig skal Business Centrals logik for ordreoptagelse måske afspejles på den mobile enhed.

Når du taster et antal på en salgsordre i Business Central, så validerer systemet med det samme, hvornår du kan levere, hvor mange der er på lager, og om kunden overhovedet må købe varen. Den logik skal den kørende sælger også have til rådighed, så serviceniveauet er ens. Det nytter ikke, at sælgeren skal ringe til kontoret for at få nogen til at slå op, om en vare kan leveres i morgen.

Skal løsningen være online eller offline?

Der er ikke ét rigtigt svar, for valget mellem online og offline afhænger af din internetdækning og dine leveringskrav. Logikken kan gøres tilgængelig for sælgeren på to grundlæggende måder.

Med en offline-løsning replikerer du kode eller logiske sammenhænge mellem Business Central og de mobile enheder, så du har samme funktionalitet begge steder. Med en online-løsning stiller Business Central funktioner til rådighed i runtime på de mobile enheder, så systemets logik bruges direkte på enheden.

Hvis dine kunder forventer, at ordren pakkes og sendes samme dag, så er offline-løsningen sjældent nok. Til gengæld giver online-løsningen problemer, hvis sælgeren kommer steder med usikker dækning. Vi har for eksempel set en løsning, hvor konsulenter besøger landbrug og ikke kan regne med dækning, når de står midt på marken sammen med landmanden. Det handler om, hvor kritisk det er, hvis ordreoptagelse ikke er tilgængelig.

Udviklingen gør hele tiden online-muligheden mere attraktiv. Business Central er blevet fuldt browserbaseret og har lækker funktionalitet, hvor du for eksempel kan se varer med billeder i listeopslag. Abakion mener, at det for mange er oplagt at lade sælgerne optage ordrer direkte i ERP-systemet eller anvende ERP-komponenter på de eksterne ordrelinjer.

Hvordan giver du sælgeren adgang uden en dyr ordreløsning?

Du giver sælgeren adgang ved at oprette et rollecenter i Business Central og tildele en “Team Member”-licens, så sælgeren får en trimmet brugergrænseflade med den fulde ERP-logik. En Team Member-licens giver adgang til et udvalg af tabeller. I det gamle Dynamics NAV hed det en “Light User”, og der var lidt mere fleksibilitet i at vælge, hvilke tabeller man skulle have adgang til.

Med et rollecenter vælger du de funktioner, sælgeren skal bruge, og resultatet er en meget enkel brugergrænseflade. Sælgeren har reelt systemets fulde funktionalitet og logiske sammenhænge, men alt det unødvendige er skrællet væk. Det sparer dig for at købe en separat ordreløsning og for integrationsarbejdet med at synkronisere den. Det kan dreje sig om en del penge, for den slags løsninger er ikke billige.

Vi tror, at vi kommer til at se denne udvikling på mange områder, hvor komponenter i ERP-systemet isoleres og stilles til rådighed på mobile enheder. Så sparer man andre softwareløsninger og integrationsarbejdet væk og får samtidig fordelen af, at ERP-systemets valideringer bliver online-tilgængelige i alle registreringssituationer.

Findes der en løsning til mobil ordreoptagelse i Business Central?

Ja, Abakion har appen Mobile Flows, der gør det enkelt at registrere aktiviteter direkte i Business Central fra en tablet, smartphone eller håndscanner. Appen er flow-baseret, så brugeren guides gennem en wizard med enkle felter, og al bogføring håndteres automatisk i baggrunden. En ny medarbejder kan lære den på under fem minutter.

Hvordan håndterer du provision til sælgere?

Provision er ikke understøttet godt i standard Business Central, så du bør enten trække data over i et Business Intelligence-værktøj eller vælge et add-on. Provision ender typisk med en masse rapporter, som sælgerne ikke bryder sig om, og provisionslønnede sælgere bliver sjældent glade for at skulle samle data og regne på bagkant.

Dine sælgere har måske flere provisionsaftaler, afhængigt af hvilke kunder de sælger til, og de vil gerne selv kunne trække ud, hvad de får i provision for hvad, og nemt regne efter, at beløbene er korrekte. Standard Business Central har ikke komponenter, der håndterer det pænt.

Én vej er at suge data ud af ERP og over i et BI-system som Microsoft Power BI. Har din leverandør en standardkube til formålet, så kommer du hurtigt i mål. Hos Abakion bruger vi appen Data Access for Business Central, der er en administreret API-integration, som forbinder Business Central til Power BI eller en anden tredjepartsløsning, så du kan bygge provisionsopgørelser på opdaterede data. Alternativt kan du vælge et add-on til Business Central, som kan afløfte provision direkte på salgsordrer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan kørende sælgere arbejde direkte i Business Central?

Ja. Med et tilpasset rollecenter og en Team Member-licens får sælgeren en enkel adgang til Business Central med systemets fulde logik og valideringer, uden at skulle læres op som ERP-superbruger.

Hvad er forskellen på en online- og en offline-løsning?

En online-løsning bruger ERP-systemets logik i runtime og kræver uafbrudt internetdækning. En offline-løsning replikerer logikken til en separat enhed og synkroniserer senere, hvilket er nødvendigt, hvis dækningen er usikker.

Hvad koster det at give en sælger adgang?

Ud over selve licensen sparer du typisk udgiften til en separat ordreløsning og det tilhørende integrationsarbejde, som ellers kan være dyrt. Du betaler for en Team Member-licens frem for en fuld licens til lejlighedsvise brugere.

Understøtter Business Central provision?

Ikke i standard. Du kan enten trække data over i Power BI via Abakion Data Access for Business Central eller vælge et add-on, der afløfter provision på salgsordrer.

Kilder