Sådan får du en enkel og fremtidssikret kontoplan i Business Central

Hvorfor er kontoplanen så vigtig?

Kontoplanen er så vigtig, fordi den er kernen i Business Central, og en dårlig struktur breder sig til resten af systemet. Derfor er det værd at bruge tid på at få den rigtig fra starten.

Hvorfor skal du ikke bygge styringsbehov ind i kontoplanen?

Det er Abakions klare anbefaling, at du ikke skal bygge styringsbehov ind i kontoplanen, fordi Business Central har mere intelligente måder som dimensioner. Vi har i Abakion mødt mange virksomheder, der instinktivt opretter en masse konti for at kunne rapportere detaljeret. Det er ingen god idé. Du behøver ikke oprette konti til alt.

Virksomhederne vil gerne have en simpel og overskuelig kontoplan med mulighed for at filtrere sig frem til de databehov, de har, eller flytte rapportering over i et helt andet system, hvor man kan trække data ud på en klogere måde. I stedet for at bygge hele kompleksiteten ind i kontoplanen og printe alt direkte fra finansmodulet, så kan du bruge andre værktøjer til at rapportere nemmere og mere grafisk og holde datastrukturen i økonomifunktionen meget mere simpel. I stedet for 100 omkostningskonti til alle mulige formål får du få omkostningskonti, hvor du kan filtrere dig frem til oplysningerne. Abakion opfordrer dig til at tænke over kontoplanen og dimensionsopsætningen fra starten, for det er ikke nemt at ændre senere, og det er i virkeligheden rapporteringen, der afgør, hvordan det hele skal sættes op.

Kan alle virksomheder passe ind i en standardkontoplan?

Ja, de fleste virksomheder kan passe ind i Abakions standardkontoplan, når de først kigger på detaljerne. Vi mener, at du skal bruge en standardkontoplan i stedet for en, du selv har opfundet. De fleste tvivler på det til at begynde med, men Abakion har arbejdet i 20 år på at konsolidere en standardkontoplan, og den samler rigtig mange virksomheders input og behov.

Standardkontoplanen er opbygget efter bidragsmetoden og er relativt simpel, men alligevel tilpas detaljeret uden at eksplodere i konti. Når virksomheder først begynder at sammenligne den med deres gamle kontoplan, så erkender de fleste, at standarden opfylder deres behov glimrende. Det fine er, at en standard ikke afholder dig fra at bygge ovenpå. Du kan sagtens tilføje ekstra konti og øge kompleksiteten, hvis det giver mening, og så længe det ikke griber ind i standardopsætningen, så ødelægger det heller ikke muligheden for at blive opgraderet til nye versioner uden migreringsarbejde.

Hvad er fordelen ved at bruge en standard?

Den største fordel er, at du undgår hundredvis af timers opsætningsarbejde. Når du skal i gang med et ERP-system, uanset om det er nyt eller en opgradering, så skal din leverandør opsætte en masse parametre. Alle funktioner og moduler skal vide, hvordan der skal bogføres i finansmodulet, og denne bogføringsopsætning er omfattende. Har du 100 omsætningskonti, så skal der opsættes 100 forskellige bogføringsregler, og opsætningen afhænger af din kontoplan. Det er et af argumenterne for at holde kontoplanen simpel.

Men bruger du en standardkontoplan, så behøver din leverandør slet ikke foretage nogen bogføringsopsætning, fordi du så skal have præcis den samme standardopsætning som alle andre, der bruger den samme standardkontoplan. Det er ofte hundredvis af timer, du kan spare på ikke at skulle opsætte Warehouse Management, intercompany, produktion og indkøb. Det er også nemmere at sparre med andre virksomheder, der har valgt den samme standard, og billigere at få support, fordi mange kender opsætningen.

Hvad løser en standardopsætning konkret?

En standardopsætning udfører den omfattende bogføringsopsætning i systemet og gør det klar til brug. Vi tilbyder en standardopsætning til Business Central, der udfører opsætning i 150 tabeller. Der er en guide, som stiller de relevante spørgsmål undervejs, for eksempel hvor mange lokationer du skal have, hvad regnskabsvalutaen skal være, og om resultatopgørelsen skal stå før balancen.

Det er en klassiker, at der mangler bogføringsopsætning for lokationer i Business Central, fordi det er omfattende at sætte op manuelt. Når en virksomhed har haft sin ERP-løsning i nogle år og kommer til os for at tilføje noget nyt, for eksempel sagsstyring, servicemodulet eller lagermodulet, så opdager vi pludselig, at opsætningen mangler. Så er der mange timers arbejde i at sætte alt rigtigt op, og der er risiko for, at en masse er bogført forkert. Det er ærgerligt, og det undgår man ved at starte med en standardopsætning.

Findes der en standardopsætning til Business Central?

Ja, Abakion tilbyder en standardopsætning til Business Central, der udfører opsætning i cirka 150 tabeller og gør systemet klar til brug. Abakion leverer også en trinvis gør-det-selv-vejledning og mere end 300 videoer, der viser, hvordan du gør, samt best practice-konfigurationsskabeloner, der sparer hundredvis af timers arbejde.

Fordi standardopsætningen dækker bogføringsopsætningen bredt, så undgår du netop de manglende opsætninger for lokationer, Warehouse Management, intercompany, produktion og indkøb, som ellers dukker op senere og koster mange timer. Abakions framework indeholder også skabeloner til at migrere data fra din gamle ERP-løsning. Og fordi standarden ikke forhindrer dig i at bygge ovenpå, kan du tilføje ekstra konti og kompleksitet, hvis det giver mening, uden at ødelægge muligheden for problemfri opgraderinger. På den måde får du en enkel, fremtidssikret kontoplan og sparer det unyttige opsætningsarbejde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor skal jeg ikke oprette mange konti til rapportering?

Fordi Business Central kan løse styrings- og rapporteringsbehov med dimensioner i stedet for konti. En simpel kontoplan med få konti og god dimensionsopsætning er lettere at overskue og at rapportere på, for eksempel i et BI-værktøj.

Kan min virksomhed passe ind i en standardkontoplan?

Ja, de fleste kan. Abakions standardkontoplan er bygget efter bidragsmetoden ud fra mange virksomheders behov, og du kan altid bygge ekstra konti ovenpå, uden at det ødelægger opgraderinger.

Hvor meget sparer jeg ved en standardopsætning?

Ofte hundredvis af timer, fordi leverandøren slipper for at opsætte bogføringsregler for kontoplanen samt Warehouse Management, intercompany, produktion og indkøb manuelt. Abakions standard udfører opsætningen i cirka 150 tabeller.

Kan jeg stadig tilpasse en standardkontoplan?

Ja. En standard afholder dig ikke fra at bygge ovenpå. Du kan tilføje ekstra konti og øge kompleksiteten, og så længe det ikke griber ind i standardopsætningen, bevarer du muligheden for at opgradere uden migreringsarbejde.

Kilder