Sådan håndterer du konfiguration i Business Central

Hvad er salgskonfiguration?

Salgskonfiguration er den proces, hvor et konfigurerbart produkt sammensættes ud fra kundens valg, i stedet for at blive solgt som en fast, færdig vare. Produktet behøver ikke være komplekst. Det er nok, at der er nogle variable ting, kunden kan vælge, og så vokser antallet af kombinationer hurtigt til tusinder. Du har ikke lyst til at oprette hver kombination som sit eget varenummer i Business Central.

Konfiguration er efterhånden udbredt mange steder, uanset om du køber en bil, en seng eller en brændeovn. Hos en bilforhandler vælger kunden farve, motor, sædebetræk og udstyrspakker.

Der er to ting, du gerne vil opnå med konfiguration, og de er svære at balancere i praksis. Du vil skabe en god kundeoplevelse, hvor kunden guides gennem valgmulighederne. Og du vil styre konfigurationerne nemt i Business Central, så du ikke drukner i varenumre og styklister.

ERP-mæssigt er konfiguration svær at bygge fra bunden. Der findes tillægsløsninger, der understøtter konfiguration, og hvis du har behov for konfiguration, så bør du vælge en af dem frem for at bygge det selv.

Hvordan sikrer du, at kunden kun træffer lovlige valg?

Du sikrer lovlige valg ved at sætte alle afhængigheder mellem valgmulighederne op i Business Central, så konfiguratoren kun tilbyder kombinationer, du reelt kan levere. Kunden skal nemt kunne foretage de rigtige valg, og systemet skal sørge for, at valgene hænger sammen.

Hvis en kunde vælger den lille udstyrspakke til en bil, så er læderindtræk måske ikke længere en mulighed. Den slags sammenhænge skal være opsat på forhånd.

Og hvis konfiguratoren skal være rigtig god, så bør den undervejs kunne vise, hvilken indflydelse valgene har på pris og levering. På den måde træffer kunden sine valg på et oplyst grundlag.

Skal kunden træffe valgene i en bestemt rækkefølge?

Nej, en god konfigurator lader kunden træffe valgene i vilkårlig rækkefølge frem for at tvinge en bestemt vej igennem. En brugervenlig oplevelse betyder, at kunden ikke skal presses til at beslutte tingene i en fastlåst orden.

Hvis en kunde vil starte med at vælge læderindtræk, så bør det være muligt, selv om det er et af de sidste spørgsmål i en fast rækkefølge. Det skaber en udfordring med at styre afhængigheder mellem valgene, og det er netop den struktur, ERP-systemet skal være skarp til at håndtere. Når kunden vælger læderindtræk i spørgsmål 12, så skal systemet vide, hvilke valgmuligheder det begrænser i de foregående og de efterfølgende spørgsmål.

Nogle valg kan betyde, at der i andre spørgsmål ikke længere er noget at vælge imellem. Så behøver konfiguratoren ikke at spørge, men kan blot informere kunden.

Det bør også være i orden, at kunden er ligeglad med nogle af spørgsmålene. Hvis kunden ikke har en holdning, så bør systemet kunne træffe et fornuftigt standardvalg. Rækkefølgen af spørgsmål og kravene til, hvad der skal besvares først, har stor indflydelse på brugeroplevelsen på dit website og i din ordreoptagelse.

Hvordan undgår du at drukne i varenumre?

Du undgår at drukne i varenumre ved at vælge en konfigurationsløsning, der ikke opretter et nyt varenummer for hver eneste ordre. Nogle konfiguratorer kan kun producere en konfigureret vare ved at oprette den som en selvstændig vare med sin egen rute og stykliste. Så ender Business Central fyldt med varenumre, ruter og styklister, der kun bruges én gang hver.

Det gør rapportering svær. Når alle salgsordrer ender på hvert sit varenummer, så er det næsten umuligt at opgøre, hvor mange du har solgt af en konfigurationsvare. Derfor anbefaler Abakion en konfigurationsløsning, der ikke opretter nye varenumre til hver ordre, med mindre sælgeren specifikt ønsker det.

I stedet opretter du en overskuelig mængde varenumre til konfigurationsvaren. Du dækker de mest typiske sammensætninger, som rammer spændet rimelig bredt. Abakion kalder disse grundlæggende varenumre for stamkonfigurationer. For en bil kunne du oprette et varenummer pr. udstyrspakke, fordi udstyrspakken er det største valg og ændrer flest parametre.

Når kunden vælger bil og udstyrspakke, så er stamkonfigurationen og dermed varenummeret afgjort, og det er det varenummer, varen produceres på. De efterfølgende valg, for eksempel lædersæder eller en kopholder, registreres som master data knyttet til stamkonfigurationen. De valg regulerer produktionsordrens komponentliste og prisen på salgsordrelinjen.

Produktionen kan dermed se, hvilken stamkonfiguration den skal producere, og hvilke ændringer kunden har valgt i forhold til standarden. Produktionen bogføres på stamkonfigurationens varenummer, og i rapporteringen kan du se, hvor mange af hver stamkonfiguration du har produceret og solgt. Du bør desuden kunne konfigurere en vare på et salgstilbud og senere ophøje den til en salgsordre på en stamkonfiguration med tilrettet stykliste. De parametre, der er registreret på tilbuddet, skal kunne bæres helt ned i produktionsordren, så du ikke skal genindtaste noget.

Hvordan kommer konfigurationen med på tilbud og faktura?

Kundens valg skal fremgå af tilbuddet, ordrebekræftelsen og fakturaen, og derfor skal konfigurationsløsningen være godt indbygget i dokument- og rapportværktøjet. Specifikationerne følger med varen hele vejen gennem salgsprocessen.

Det er ikke kun specifikationerne, der skal med ud på dokumenterne. Der er ofte også forklarende eller juridiske tekster, der skal inkluderes. Hvis kunden vælger lædersæder, så kan det være, at ordrebekræftelsen skal indeholde en bemærkning om, at de valgte sæder er udført i læder og kræver særlig pleje.

Skal konfiguratoren også virke på dit website?

Ja, hvis kunderne selv skal kunne konfigurere, så skal den samme konfigurationslogik være tilgængelig på dit website og ikke kun inde i ERP-systemet. Inde i Business Central bruges konfiguratoren, når en sælger guider kunden gennem valgene, for eksempel over telefonen.

Hvis kunderne skal kunne selvbetjene sig, så skal websitet kunne kommunikere med Business Central via en webservice eller et API og få svar retur, hver gang kunden træffer et valg. Du bør vedligeholde konfigurationslogikken ét sted frem for to, så reglerne ikke driver fra hinanden.

Findes der en løsning til salgskonfiguration i Business Central?

Ja, Abakion har appen Sales Configurator til Business Central, der løser salgskonfiguration uden at oprette et nyt varenummer for hver ordre. Appen er en make-to-order-løsning til konfiguration og produktionsplanlægning, hvor sælgeren konfigurerer kundetilpassede produkter direkte på et salgstilbud eller en salgsordre.

Sales Configurator gemmer den tilrettede stykliste og rute på ordrelinjen frem for på varen. Det er netop den tilgang, der holder din vareliste fri for varenumre, som kun sælges én gang. Du kan have ét varenummer, der er solgt tusind gange, men med individuelt konfigurerede komponenter på hver salgsordre.

Kernen i appen er en søgemotor kaldet Configuration Search. Den sammenligner de attributter, sælgeren indtaster på salgslinjen, med specifikationerne på dine varer og styklister og viser de nærmeste match rangeret efter afvigelse. Du kan angive, om hvert søgekriterium er et krav eller et ønske. Hvis du søger efter en herrecykel og helst en bycykel, så udelader appen damecykler, men den kan stadig foreslå mountainbikes. Sælgeren kan også forudfylde en konfiguration fra en tidligere ordre, en eksisterende vare eller en skabelon, og det gør gentagne ordrer hurtige at behandle.

Når linjen er konfigureret, så opretter funktionen Supply Order Hierarchy en produktions- eller montageordre direkte fra salgslinjen. Alle underordrer for styklistens make-to-order-komponenter samles under ét fælles referencenummer, og hele forsyningskæden fra færdigvare til indkøbt råvare vises i én samlet hierarkivisning, som kan opdateres, genberegnes eller slettes i én handling.

Sales Configurator har desuden en valgfri funktion, Sales Price Calculation, der beregner den forventede salgspris. Funktionen gennemløber forsyningshierarkiet, summerer komponent- og operationsomkostninger og lægger konfigurerbare avanceprocenter til. Resultatet skrives direkte tilbage på salgslinjens enhedspris. Appen understøtter både Essentials- og Premium-udgaven af Business Central og er tilgængelig i alle lande, hvor Business Central findes. Til at komme i gang har vi 39 videovejledninger på Use Dynamics.

Ofte stillede spørgsmål

Har Business Central en indbygget produktkonfigurator?

Nej. Standard Business Central har ikke en indbygget konfigurator til salgskonfiguration. Konfiguration kræver en tillægsløsning, fx Abakion Sales Configurator fra Microsoft Marketplace.

Hvad er en stamkonfiguration?

En stamkonfiguration er et grundlæggende varenummer, der dækker en typisk sammensætning af en konfigurationsvare. Kundens efterfølgende valg registreres som master data på salgsordrelinjen frem for som nye varenumre, og produktionen bogføres på stamkonfigurationens varenummer.

Hvorfor er det et problem at oprette et nyt varenummer for hver konfiguration?

Fordi ERP-systemet fyldes med varenumre, ruter og styklister, der kun bruges én gang hver. Det gør rapportering svær, fordi salg af en konfigurationsvare fordeles på mange forskellige varenumre i stedet for at kunne opgøres samlet.

Kan kunderne selv konfigurere på et website?

Ja, hvis konfigurationslogikken gøres tilgængelig via en webservice eller et API. Websitet skal kunne kommunikere med ERP-systemet og få svar retur ved hvert valg, så logikken kun vedligeholdes ét sted.

Opretter Abakion Sales Configurator nye varenumre for hver ordre?

Nej. Sales Configurator gemmer den tilrettede stykliste og rute på salgsordrelinjen frem for på varen, så din vareliste ikke fyldes med varenumre, der kun sælges én gang.

Kilder