Sådan håndterer du intercompany i Business Central

Hvornår har en koncern brug for mere end standardens intercompany?

Behovet melder sig, når antallet af intercompany-ordrer vokser, og de manuelle trin begynder at koste tid og fejl. De fleste koncerner starter med at handle mellem selskaberne i hånden. Én medarbejder taster en salgsordre i salgsselskabet. En anden taster den samme ordre som en købsordre i leverandørselskabet. Og når varerne er sendt, skal fakturaer og bogføringer matches i begge regnskaber bagefter.

Det holder, så længe I er små. Men når antallet af ordrer vokser, så vokser også risikoen for tastefejl, forkerte priser og konti, der ikke stemmer.

Abakion hører det tit fra kunder med flere selskaber, gerne på tværs af lande. De har brug for tre ting:

1. De har brug for struktur i deres data.
2. De har brug for, at data er korrekte og ligger det rigtige sted.
3. Og de har brug for, at handlen mellem selskaberne kører automatisk og med korrekt bogføring i flere selskaber på én gang.

Business Central har en grundlæggende intercompany-funktionalitet med i standarden, og til enkle behov kan den være nok. Hvis I laver få intercompany-transaktioner om måneden, så er der ingen grund til at købe mere.

Men hvis I begynder at arbejde seriøst med supply chain på tværs af selskaberne, hvis I sælger varer fra ét selskab og leverer fra et andet, og hvis I vil af med de manuelle trin, så kommer I til at mangle noget oven på standarden. Det er præcis dét, Abakion har bygget Intercompany-appen til.

Et godt råd, inden I går i gang. Brug de samme varenumre i alle selskaber. Så slipper I for at mappe numre frem og tilbage, og et flow som intercompany bliver langt enklere at sætte op og vedligeholde. Har I ikke ens numre i dag, så kan Global Master Data Sync synkronisere dem for jer.

Hvordan løser Abakion Intercompany-app behovet?

Abakion Intercompany-app automatiserer hele ordre- og bogføringsflowet mellem selskaberne og styres af en selskabsrolle på hvert selskab. Hvert selskab, der handler intercompany, får en rolle. Et salgsselskab lægger købsordrer til en leverandørpartner og får leverings- og fakturabekræftelser retur. Et leverandørselskab modtager intercompany-salgsordrer, leverer og bogfører forsendelser og fakturaer, som automatisk synkroniseres tilbage. Et selskab kan sagtens være begge dele på én gang.

Det tekniske fundament er webservices. Det lyder som en detalje, men i hverdagen betyder det, at transaktioner ind og ud af Business Central udføres med det samme. Ingen natlige batchkørsler.

Fra en salgs- eller købsordre kan du slå den aktuelle lagerbeholdning op hos dine intercompany-partnere, inden ordren oprettes. Du vælger den lokation, varerne skal komme fra, og du kan se den forventede lagerprofil hos leverandørselskabet direkte på salgsordren. Sælgeren kan altså sidde med kunden i telefonen og se, om varerne kan leveres på den ønskede dato, selvom lageret står i et helt andet selskab.

Selve automatiseringen udløses, når du frigiver salgsordren. Så opretter Abakion Intercompany-app automatisk en købsordre i salgsselskabet og en tilsvarende salgsordre i leverandørselskabet, sat op som drop shipment, hvis I ønsker det. Ændrer du en ordrelinje bagefter, så replikeres ændringen begge veje. En ny bekræftet leveringsdato hos leverandøren opdaterer altså også salgsselskabets ordre.

Bogføringen følger med hele vejen. Når leverandørselskabet bogfører en levering, så bogføres tilsvarende modtagelse og levering i salgsselskabet. Og når leverandøren danner en salgsfaktura, så lander der automatisk et købsfakturaudkast i salgsselskabets indbakke. Du bestemmer selv i opsætningen, om ordrer skal bogføres automatisk, og om det kun gælder leverancer eller også fakturaer.

Hvis du handler med varer, der skal kunne spores, så overføres serie- og lotnumre fra leverandørselskabet til salgsselskabet. Sporbarheden holder altså på tværs af selskaberne, uden at nogen skal taste den to gange.

Alt dette er opsætning. Du beslutter én gang, hvad hvert selskab må, og hvordan de arbejder sammen. Du bestemmer, om leverandørselskabet må ændre mængder eller varianter, hvem der ejer prisen på transaktionen, og hvilke felter der skal følge med fra den ene ordre til den anden. Fra release 28.4 kan du mappe op til 50 felter mellem selskaberne, også dine egne tilføjede felter. Når opsætningen er på plads, så er det stort set autopilot.

Abakion Intercompany-app kører også på tværs af tenants, miljøer og databaser. Den bruger de eksterne filkonti, der er standard i Business Central, altså Azure Blob Storage, Azure File Shares eller SharePoint. Selskaberne behøver derfor ikke ligge i samme miljø.

Endelig spiller intercompany godt sammen med andre apps. Purchase Order Management hjælper med varer i transit, når leveringen tager tid, for eksempel fra Asien til Europa. Assign Quantity og Graphical Inventory Profile giver overblik og reservationer på tværs af selskaberne. Og Global Master Data Sync holder jeres masterdata ens, så intercompany-flowet kører uden mapping. Det er 3 apps, der er værd at kombinere med Intercompany.

Hvilke fordele giver Abakion Intercompany-app?

Fordelene samler sig om at fjerne manuelle trin, give overblik på tværs af selskaberne og bevare sporbarheden hele vejen:

• Øjeblikkelig udførelse via webservices fjerner natlige batchkørsler ved transaktioner ind og ud af Business Central.
• Lageropslag på tværs af selskaber giver overblik over partnerens beholdning, inden en ordre oprettes.
• Automatisk oprettelse og bogføring af købs- og salgsordrer mellem selskaber fjerner dobbelttastning og manuelle trin.
• Tovejs-replikering af ordreændringer holder leveringsdatoer og ordrelinjer ens i begge selskaber.
• Overførsel af serie- og lotnumre fra leverance- til salgsselskab bevarer sporbarheden på tværs.
• Fleksibel opsætning bestemmer, hvem der må ændre mængder, varianter og priser, og hvilke felter der følger med ordren.
• Drift på tværs af tenants, miljøer og databaser via standardens eksterne filkonti.

Hvad kan Abakion-appen, som standard Business Central ikke kan?

Standarden kan flytte intercompany-dokumenter manuelt, mens Abakion Intercompany-app automatiserer oprettelse, bogføring og lageropslag på tværs af selskaberne. Her er de vigtigste forskelle, sat op som spørgsmål og svar.

Kan Business Central ikke selv håndtere intercompany?

Jo. Standarden har intercompany-funktionalitet med, og til få og manuelle transaktioner kan den være nok. Den flytter salgs- og købsdokumenter samt kladdelinjer mellem selskaberne via en indbakke og en udbakke, typisk manuelt eller i batch.

Hvad tilføjer Abakion Intercompany-app til Business Centrals standardfunktionalitet?

Automatisering og hastighed. Hvor standarden kræver, at nogen manuelt flytter posteringer gennem indbakke og udbakke, dér opretter Abakion Intercompany-app automatisk den matchende ordre, forsendelse og faktura i begge selskaber. Det sker med det samme via webservices frem for i en natlig kørsel.

Hvad er den største praktiske forskel i hverdagen?

Du taster ordren ét sted. I standarden opretter du salgsordren i salgsselskabet manuelt, og du opretter købsordren manuelt. Med Abakion Intercompany-app udløser frigivelsen af salgsordren hele flowet, og du får købsordre i salgsselskabet og salgsordre i leverandørselskabet automatisk.

Kan jeg se lager i det andet selskab, inden jeg lover en dato?

Ikke i standarden. Med Abakion Intercompany-app kan du slå lagerbeholdningen op hos dine intercompany-partnere direkte fra ordrelinjen og vælge den rigtige lokation, før ordren oprettes.

Følger serie- og lotnumre med?

Ikke automatisk i standarden på tværs af selskaberne. Med Abakion Intercompany-app overføres serie- og lotnumre fra leverandørselskabet til salgsselskabet, så sporbarheden holder.

Hvornår er standarden nok?

Hvis I har få intercompany-transaktioner og ikke behøver automatisk ordre- og lagerhåndtering på tværs, så er standarden et fint valg. Så snart I vil fjerne manuelle trin, automatisere mere og arbejde med et mere detaljeret setup, så er det Abakion Intercompany-app, I skal bruge.

Nedenfor er den fulde sammenligning. Kolonnerne viser standard Business Central, Abakions drop ship-flow og Abakions purchase to stock-flow.

Salgsselskab

Leverandørselskab

Øvrig information

Intercompany-kladder

* Intercompany-appen kan verificere, om en købsmodtagelse er synkroniseret med en købsfaktura. ** Se mere: Mapping equal dimensions/ *** Vi anbefaler at bruge samme varenummer i alle selskaber. Til synkronisering, se Global Master Data Sync

Hvordan kommer du i gang med Intercompany?

Den nemmeste vej er at installere Abakion Intercompany-app fra Microsoft Marketplace og aktivere den gratis 30-dages prøveperiode på dine egne data. Du installerer appen i Business Central og arbejder med den fuldt funktionelt i en sandkasse. Vil du se den i brug først, så ligger der demovideoer på Use Dynamics, og du kan booke en kort Q&A-session med en af Abakions konsulenter.

Når I er klar til at sætte det op i praksis, så anbefaler vi en Intercompany-workshop. Opsætningen er i sig selv ligetil, men det kan være svært at skabe overblik over produkt- og pengestrømme og vælge de rigtige indstillinger. Det hjælper vi jer med.

Workshoppen giver jer et konkret udbytte:

• Et overblik over Intercompany-appen og dens funktioner.
• En plan for, hvordan intercompany-transaktioner håndteres i jeres organisation.
• Et overblik over de selskaber, der indgår i jeres transaktioner.
• Et eksempel på opsætning af lokationer, som det relevante salgsselskab kan plukke fra.
• Praktisk erfaring med at oprette en fungerende forbindelse mellem salgsselskab og leverandørselskab via webservices.
• Forståelse af hvilke dimensioner, oplysninger og mappings, for eksempel kontoplan, der bør udveksles mellem selskaberne.
• Indsigt i automatisering af transaktioner og håndtering af fejl, blandt andet styring af intercompany-indbakken.

Workshoppen fokuserer på eksempler og proof of concept, ikke på en komplet opsætning af alle lokationer og dataobjekter. Den forudsætter, at Abakion Intercompany-app er installeret og aktiveret.

Kilder

• Abakion Intercompany
• Intercompany, teknisk dokumentation
• Intercompany, app-videoer og vejledninger
• Global Master Data Sync