Sådan tilpasser du dokumenter i Business Central uden en udvikler

Hvad skal en god dokumentløsning til Business Central kunne?

En god dokumentløsning til Business Central skal kunne fem ting: håndtere skabeloner, følgetekster, master data, sprog og e-mails. De fem punkter dækker de behov, vi i Abakion oftest møder, når virksomheder vil have styr på deres dokumenter.

Hvorfor er skabeloner vigtige for dine dokumenter?

Skabeloner er vigtige, fordi de lader dig vælge det rette design til den enkelte situation og kunde. Det er dejligt at have forskellige skabeloner for dokumenter i Business Central. Så kan du stå på en salgsordre og vælge, hvilken skabelon for ordrebekræftelse der er relevant, og for eksempel skelne mellem en ordrebekræftelse og en proformafaktura, der afvikles på samme data.

Det er også smart, hvis skabelonvalget kan sættes op på debitoren og styres automatisk, så forskellige kunder kan have forskellige designs på rapporterne.

Hvordan styrer du følgetekster på dokumenter?

Du styrer følgetekster ved at lade det detaljerede tekstindhold afhænge af varerne og kunden på ordren. På et tilbud, en ordrebekræftelse eller en faktura kan indholdet variere efter, hvilke varer der indgår, eller hvem der sælges til. Så kan du få en kommentar som “Bemærk at …”, hvis en bestemt vare indgår, og du skal gøre kunden opmærksom på noget vigtigt.

Det gælder også de valg, kunden har truffet i en konfiguration. Du skal kunne udskrive et tilbud med specifikationer af valgene, med de rigtige tekstblokke og priser. Og hvis du tilføjer en anden leveringsadressekode på en salgsordrelinje, så skal det gerne komme med som information på dokumenterne.

Hvorfor stiller dokumenter store krav til master data?

Dokumenter stiller store krav til master data, fordi informationer skal kunne bæres gennem hele systemet fra tilbud til faktura. Du skal kunne gemme informationer på debitorer eller varer, som bæres fra et salgstilbud videre til en salgsordre, en produktionsordre og de bogførte salgsdokumenter.

For eksempel vil du måske have, at der på følgesedlen for en bestemt vare står, at kunden skal kontrollere varen ved ankomst. Informationen står på varen, skal bæres gennem tilbud til ordre, men skal måske kun udskrives på følgesedlen. Et andet eksempel er sælgerens kontaktdata, der stammer fra debitorkortet og skal flyde gennem tilbud og salgsordre for at komme på fakturaen. Det kunne også være toldregler eller reklamationsbetingelser. Scenarierne er almindelige, men de kræver stor fleksibilitet i din master data-struktur og din opsætning af dokumenter, for du skal kunne styre, hvordan du kanaliserer data rundt i systemet.

Hvordan håndterer du sprog på dokumenter?

Du håndterer sprog ved at gemme data i flere sprog og lade debitorens sprogkode styre, hvilket sprog dokumentet får. Sprogstyring er vigtigt for virksomheder med internationale kunder, og det skal ikke være håndholdt, for det er spild af tid. Du har måske toldregler, der skal vises på forskellige sprog på fakturaerne, og hver toldregelkode bør indeholde teksten på flere sprog, så du kan sætte den samme kode på alle debitorer uden at bekymre dig om sproget.

Forskellige personer hos samme debitor skal måske have dokumenter på forskellige sprog, så du bør endda kunne printe dokumenter til samme debitor i forskellige sprog. Abakion har oplevet en bulgarsk virksomhed, der skulle kunne retfærdiggøre fakturaer i lokalt sprog og lokal valuta. Når de solgte til en engelsktalende kunde i Frankrig, sendte de fakturaer på engelsk, men efterfølgende skulle de kunne genskabe præcis den samme faktura med et bulgarsk sproglag. Sprog kan være en stor udfordring for dem, der handler internationalt, og det er værd at have et fleksibelt værktøj.

Hvordan automatiserer du udsendelse af dokumenter på e-mail?

Du automatiserer udsendelsen ved at lade systemet danne dokumentet, generere mailteksten og vedhæfte de rigtige filer automatisk. Ordrebekræftelser, fakturaer og lignende skal kunne emailes til kunderne. Den basale løsning er, at du på debitoren kan registrere præferencer for at modtage dokumenter på e-mail eller brev, og du bør kunne registrere, at følgesedlen skal sendes til én adresse og fakturaen til en anden.

Der er også spørgsmålet om vedhæftninger. Når du emailer et salgstilbud, skal du måske også vedhæfte generelle salgsbetingelser, og det er dejligt, hvis den type vedhæftninger håndteres automatisk. Systemet bør også kunne håndtere vedhæftninger, der afhænger af debitor eller af varerne på ordren, så det for eksempel inkluderer brugermanualer for de varer, der er med. Det er godt, når systemet klargør mailen med tekst og de rette vedhæftninger, så du kan redigere og afsende. Den fremgangsmåde kombinerer automatik og fleksibilitet og sparer dig tid. Hvis du arbejder i Business Central, så find en løsning, der kan alt dette, for det tager virkelig lang tid at bygge fra bunden.

Findes der en løsning til dokumenter i Business Central?

Ja, Abakion har to apps, der dækker behovet: Document Customizer til design og indhold og Document Handling til udsendelse på e-mail. Med Document Customizer kan du tilpasse, layoute og oversætte 26 dokumenter på minutter uden tekniske færdigheder. Du redigerer tekst, indsætter data fra ethvert felt, ændrer layout og styrer sprogversioner, og du får en pakke med færdige skabeloner for de mest anvendte udgående dokumenter. Du kan oprette kundespecifikke skabeloner og knytte en skabelon til en debitor, så den bliver standard for den kunde, og sprogversionering gælder også kolonneoverskrifter, værdier og varenavne.

Med Document Handling sender du personaliserede e-mails, som modtageren stoler på, med dokumenter vedhæftet fra Business Central. Du styrer sprogversionering af e-mailskabeloner, så en spansktalende kunde automatisk får den spanske skabelon, og du kan navngive det vedhæftede dokument på det rette sprog, så en engelsktalende modtager får en “Invoice” og en fransktalende en “Facture”. Du kan redigere mailen før afsendelse, vælge flere modtagere som Cc eller Bcc og sende fra din egen e-mailadresse. Med funktionen Batch Post and Send kan du sende hundredvis af fakturaer, følgesedler, kreditnotaer og rykkere via Business Centrals Job Queue. De to apps arbejder sammen, så du både layouter dokumentet og sender det korrekt.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg tilpasse dokumenter i Business Central uden en udvikler?

Ja. Med appen Document Customizer tilpasser du design, layout og indhold via parameteropsætning uden tekniske færdigheder, så du slipper for dyre specialtilretninger.

Kan det samme dokument sendes på flere sprog?

Ja. Både Document Customizer og Document Handling styrer sprogversionering, så debitorens sprogkode afgør sproget på dokumentet og på e-mailen, inklusive kolonneoverskrifter og navnet på det vedhæftede dokument.

Kan jeg sende mange fakturaer på én gang?

Ja. Med funktionen Batch Post and Send i Document Handling kan du sende fakturaer, følgesedler, kreditnotaer, rykkere og kontoudtog samlet via Business Centrals Job Queue.

Hvordan undgår jeg, at mine fakturaer opfattes som spam?

Ved at personalisere e-mailen, sende fra din egen adresse, bruge det rette sprog og navngive det vedhæftede dokument forståeligt. Det håndterer Document Handling, så modtageren stoler på e-mailen.

Kilder