Jobkøer i Business Central: Overvågning, notifikationer og oprydning
Automatiserede processer i Business Central udfører mange opgaver automatisk i baggrunden. Fakturaer sendes af sted, rapporter dannes, valutakurser hentes, og data synkroniseres med andre systemer.
Når alt fungerer, så mærker ingen det, og netop derfor er det farligt, når en proces går i stå. Konsekvenserne vokser time for time, og oprydningen bagefter er næsten altid større end besværet ved at kontrollere jævnligt.
Din opgave som ERP-manager er derfor todelt: du skal sætte kontrollen af jobkøerne i system, og du skal sørge for, at der bliver ryddet op og afstemt løbende, så små uregelmæssigheder ikke bliver til store problemer ved periodeafslutningen.
I denne artikel:
Hvad er en jobkø?
En jobkø er en planlagt opgave, der kører automatisk, enten én gang eller med en fast frekvens. Du bestemmer, hvad der skal køre, hvornår det skal køre, og hvor tit det skal gentages.
Det oplagte eksempel er fakturaudsendelse. Hvis du bogfører mange salgsfakturaer i løbet af en dag, så vil du ikke vente på, at hver enkelt faktura bliver sendt med det samme. I stedet bogfører du bare, og en jobkø samler fakturaerne op og udsender dem senere, for eksempel om aftenen, når ingen arbejder i systemet.
Et andet hverdagseksempel er godkendelses-e-mails. Hvis du bruger godkendelsesflows, så er det typisk en jobkø, der sender notifikationer til de medarbejdere, som har noget at godkende. Hvis den jobkø går i stå, så får godkenderne ikke besked, og sagerne hober sig op.
Du kan også bruge jobkøer til at generere rapporter. Hvis du har en lagerværdirapport, der tager lang tid at beregne, så kan du opsætte et job, der danner rapporten den første dag i måneden og leverer den til indbakken på dit rollecenter. Rapporten ligger klar, når du møder ind.
Et fjerde eksempel er valutakurser fra Nationalbanken, som et job henter dagligt.
Jobkøer bruges også til at synkronisere data mellem Business Central og Dataverse, så en kontakt, du opretter i Dynamics 365 Sales, bliver oprettet i Business Central.
Vær opmærksom på, at et job, der er kørt færdigt, forsvinder fra listen over jobkøposter, medmindre det er et gentagende job. For gentagende jobs bliver feltet med tidligste starttidspunkt i stedet justeret, så du kan se, hvornår jobbet kører næste gang.
Hvornår skal dine jobs køre?
Tunge jobs skal køre uden for arbejdstiden. Jobkøer, der kører for hyppigt, eller som udfører tunge beregninger, mens mange brugere er logget på, kan påvirke performance.
Overvej derfor, om de tunge jobs kan køre om natten eller tidligt om morgenen. Det reducerer risikoen for, at brugerne oplever forsinkelser, og det mindsker risikoen for låsningskonflikter i databasen, hvor jobbet og en bruger forsøger at opdatere de samme data samtidig.
En detalje, der er værd at kende: hvis du har en delegeret administrator, altså typisk en konsulent fra din leverandør, så kan vedkommende godt oprette og planlægge jobkøer, men det er kun administratorer og licenserede brugere, der kan køre dem.
Hvad ændrede sig med jobkøen i 2024?
Køen blev til en rigtig kø. Tidligere var det ikke en kø, men et planlægningssystem, hvor flere opgaver forsøgte at starte samtidig og konkurrerede om ressourcerne, og hvor det var mere eller mindre tilfældigt, hvad der kom først.
Nu afvikles jobs i rækkefølge, og du kan give hastende jobs en prioritet inden for deres jobkøkategori, så de rykker frem. Det har i praksis betydet, at de ophobninger, mange virksomheder oplevede i myldretiden, i høj grad er forsvundet.
Hvordan fejler en jobkø?
På mange måder, og de fleste af dem handler om noget uden for Business Central. Der mangler måske en e-mailadresse til en e-mailudsendelse. Jobbet, der skal hente valutakurser fra Nationalbanken, kan ikke få fat i dem, og så anvender Business Central forældede kurser. Eller en integration kan ikke komme i kontakt med det system, den skal aflevere data til.
Business Central markerer jobbet som fejlbehæftet, og fejlbeskeden gemmes både på jobkøposten og i logposten, så du hurtigt kan se, hvad problemet er.
Der er dog en mekanik, du skal kende. Om jobbet bliver hængende i fejltilstand eller forsøgt igen, afhænger af to ting: hvor mange forsøg du har tilladt i feltet for maksimalt antal forsøg, og om jobbet er gentagende. Et gentagende job, der ikke har brugt alle sine forsøg, bliver planlagt igen. Et job, der har brugt dem op, bliver stående med fejl, indtil nogen gør noget.
Problemet er ikke fejlen. Problemet er, når ingen kigger efter. Forestil dig, at jobkøen til fakturaudsendelse går i stå en mandag, og ingen opdager det. Fredag har du fem dages fakturaer, der aldrig er nået frem til kunderne. Betalingerne bliver forsinkede, og du skal til at finde ud af, hvilke fakturaer der mangler at blive sendt.
Hvordan får du besked, når noget fejler?
Med den indbyggede notifikationsfunktion, som du sætter op via opsætningsguiden “Set up Job Queue Notifications” på siden med assisterede opsætninger. Den har været tilgængelig siden efteråret 2024, og den erstatter det hjemmelavede setup, mange virksomheder tidligere byggede selv.
I guiden tager du stilling til tre ting.
- Hvem der skal have besked.
Du kan vælge brugeren, der har startet jobbet, og du kan udpege en eller flere jobkø-administratorer. - Hvordan beskeden skal sendes.
Du slår notifikationer inde i Business Central til, og du kan aktivere forretningshændelser, hvis du også vil have beskeder ud af systemet. - Hvornår der skal sendes besked.
Enten straks ved hver fejl, eller først når et job har fejlet et bestemt antal gange. Du kan angive to tærskler, og det er en god måde at undgå støj fra jobs, der rutinemæssigt fejler én gang og lykkes i andet forsøg.
Notifikationer inde i systemet er gode, men de forudsætter, at du er logget ind. Derfor bør du også sætte den eksterne vej op. Når du har aktiveret forretningshændelser i guiden, så kan du fra siden med jobkøposter oprette et Power Automate-flow ud fra skabelonen, der sender besked i Outlook eller Teams, når en jobkø fejler. Så får du beskeden på telefonen, også når du ikke sidder i Business Central.
Endelig kan du få fejlende jobkøer vist direkte på dit rollecenter, hvor der findes felter, der viser antallet af jobs i kø, jobs i gang og fejlende jobs. Notifikationerne på forsiden giver dig mulighed for at genstarte det fejlede job eller gå direkte til jobkøposterne.
Det er en enkel måde at gøre overvågningen til en naturlig del af din dagligdag i stedet for noget, du aktivt skal huske.
Hvor tit skal du kontrollere driften?
Sæt det i system med daglige, ugentlige og månedlige kontroller, så du ved præcis, hvor ofte hver proces skal efterses. Så kan dine kolleger også være trygge ved, at driften kører, fordi nogen har ansvaret.
Notifikationer fanger de jobs, der fejler. De fanger ikke de jobs, der aldrig blev planlagt, eller dem, der kører uden at gøre det, de skal. Derfor er den faste rutine stadig nødvendig, nærmest som en maskinmester, der går en runde og tjekker, at alt kører.
Du kan uddelegere en del af ansvaret. Økonomiafdelingen har som regel disciplinen til at få udført jævnlige kontroller, mens det i andre afdelinger ikke falder lige så naturligt.
Uanset hvem der udfører kontrollen, så skal to ting være på plads: nogen skal have opgaven, og der skal være en plan for, hvad der sker, hvis en proces ikke har kørt.
Hvad gør du med alle de logposter?
Du rydder op i dem automatisk med opbevaringspolitikker. Jobkøens logposter, ændringsloggen og en række andre logtabeller vokser støt, og de fylder både i databasen og i overblikket.
På siden “Retention Policies” opretter du en politik pr. tabel, angiver en opbevaringsperiode og aktiverer den. Business Central opretter selv en jobkøpost, der udfører oprydningen, og du kan også køre politikken manuelt. Du kan filtrere, hvis politikken kun skal gælde bestemte poster i tabellen.
De tabeller, der typisk er værd at tage fat på, er jobkøens logposter, logposterne fra opbevaringspolitikkerne selv og posterne fra ændringsloggen, hvis du har den aktiveret.
To ting skal du vide, inden du går i gang. Du skal have SUPER-rettigheder eller rettighedssættet til opsætning af opbevaringspolitikker, og den jobkøpost, der udfører oprydningen, skal køre som en bruger, der har lov til at læse og slette de pågældende data. Og for nogle tabeller har Microsoft fastsat en minimumsperiode af hensyn til compliance, så du kan ikke sætte perioden kortere, end reglerne tillader.
Afstem i øvrigt opbevaringsperioderne med dem, der har ansvaret for data. Hvad der er rigtigt for jobkøens logposter, er sjældent rigtigt for ændringsloggen på bankoplysninger.
Hvorfor skal du rydde op, inden du lukker perioden?
Fordi alt, du ikke har fanget, bliver sværere at rette bagefter. Hvis du har et ben i økonomiafdelingen, så skal du proaktivt sørge for, at alt er ekspederet, bogført og afstemt i rette tid, så I ikke ender med at åbne gamle regnskabsperioder igen. Og hvis du ikke selv har den opgave, så skal du sørge for, at nogen i økonomiafdelingen tager den på sig.
Der er fem mønstre, der går igen.
- Varemodtagelse uden faktura
En købsordre er varemodtaget, men fakturaen er ikke kommet. Når den så dukker op tre måneder senere, er varerne for længst ekspederet i en periode, der er lukket. Og hvis nogen i mellemtiden har rettet op manuelt, så kommer varerne på lager igen, og så skal der laves en lagerregulering, fordi der står 1 på hylden og 2 i systemet. - Direkte bogføring på systemkonti
Du foretager en lagerregulering, og bagefter viser værdirapporten på varelageret 10 millioner, mens balancen viser 8. Der burde ikke være en difference, og spørgsmålet er som regel, om nogen har glemt at fjerne fluebenet i “direkte bogføring” på finanskontoen. - Forkert opsætning på varer
Hvis råvarer er sat op til at blive bogført på færdigvarekontoen, så giver det differencer, som ingen umiddelbart kan forklare. - Gamle åbne købsordrer
Du har måske otte åbne købsordrer, hvoraf én burde have været annulleret, og en anden er forsinket tre måneder. Når de ikke er opdateret, så tror systemet, at der er varer på vej ind, og så foreslår planlægningskørslen ikke de indkøb, der reelt er nødvendige. - Ufærdigt arbejde
Finanskladder, der aldrig blev bogført, og gamle pluksedler, der stadig er åbne, typisk fordi den medarbejder, der var i gang, er stoppet.
Fællesnævneren er, at jo før du opdager udfordringerne, des nemmere er de at rydde op. Målet er, at du ved månedsafslutningen kan lukke perioden og komme videre, uden at kolleger bagefter får behov for at bogføre bagud i tid og ændre på resultatet af gamle perioder.
Hvad kan Abakion hjælpe med?
Hvis en automatiseret proces går i stå, så kan du få hjælp fra Abakion Frontdesk, hvor dine udpegede superbrugere kan følge fremdriften af sagen.
Hvis du har brug for at få kortlagt, hvilke automatiske processer der overhovedet kører i din løsning, og hvem der har ansvaret for dem, så er det en del af den forretningsscoping, som Abakion laver sammen med dig. Resultatet er et overblik over procesmodellen, et applikationslandskab og et roadmap, altså præcis det overblik, du skal bruge for at kunne lægge en kontrolplan.
Og Abakion gennemfører desuden en performanceanalyse af din Business Central en gang om året som en del af Service Membership Premium.
Hvis du vil lære jobkøer og opsætning at kende på egen hånd, så ligger der instruktionsvideoer på usedynamics.com.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.