Disse 3 ting skal du vide som ERP-manager for Business Central
Efter mere end 700 Business Central-projekter, så er det vores erfaring i Abakion, at din basisviden som ERP-manager skal indeholde disse 3 elementer: kend dine processer, kend din løsning og kend dit mandat.
Du skal vide, hvilke arbejdsgange i virksomheden der bliver understøttet af Business Central, hvad der er bygget oven på standardløsningen i form af apps, tilretninger og integrationer, og hvad ledelsen forventer af dig og af løsningen.
De tre ting er fundamentet for alle tiltag, fordi du ikke kan prioritere, teste eller optimere i en løsning, du ikke har overblik over. Denne basisviden definerer også din position i organisationen, for overblikket gør dig i stand til at svare på spørgsmål, som ellers ville gå videre til din leverandør.
Hvad har du ansvaret for som ERP-manager for Business Central?
Du har ansvaret for, at Business Central understøtter forretningen i dag og i morgen. Din titel er formentlig ikke “ERP-manager”, og du har måske et ben i IT-organisationen, i finansafdelingen eller i rollen som superbruger med andre opgaver ved siden af. Men ansvaret er det samme, og det består af fire dele:
- Du skal sikre en problemfri drift, så forretningsprocesserne ikke går i stå.
- Du skal styre roller, rettigheder og datasikkerhed i dagligdagens arbejde.
- Du skal sørge for, at systemet understøtter forretningen, når arbejdsgange ændrer sig.
- Du skal optimere processer og bidrage til forretningens effektivitet og konkurrenceevne.
Det er fire punkter, og det er alt i alt en stor opgave.
Hvad går galt, hvis du ikke har overblikket?
Almindelige driftsopgaver bliver til kriser, når viden forsvinder med en medarbejder. Vi ser mange udfordringer igen og igen.
Det er fx jobkøer, der ikke bliver overdraget. En ny ERP-manager overtager en løsning uden at få at vide, hvordan jobkøerne er sat op, og opdager først en uge senere, at der slet ikke er sendt fakturaer ud.
Det kan også være nummerserier, der udløber. Ingen kan bogføre, og den person, der plejede at forny serierne, er der ikke længere. Det er to minutters arbejde, hvis du ved, hvad du skal gøre, og en halv dags panik, hvis du ikke gør.
Det er kun eksempler, men alle situationer handler om det samme: ansvar og viden, der aldrig er blevet skrevet ned.
1. Hvordan kortlægger du dine processer?
Punkt 1 er, at du skal kende virksomhedens processer.
Du kortlægger processerne ved at gennemgå arbejdsopgaverne i hver funktion sammen med de medarbejdere, der udfører dem. Det skal være en beskrivelse af, hvad der faktisk foregår i løbet af en arbejdsdag, og ikke hvad der i teorien bør foregå.
Du behøver ikke at gøre arbejdet selv. Medarbejderne i de enkelte afdelinger kender deres egne opgaver bedst, og din rolle er at sætte kortlægningen i gang, sikre at den bliver gennemført og samle resultatet til ét billede af, hvordan Business Central understøtter driften.
Opgaven er lige relevant, uanset om I netop har skiftet ERP-system, eller om I har kørt Business Central i mange år. Processer ændrer sig hele tiden, nye medarbejdere finder nye veje, og ingen bruger nødvendigvis systemet på samme måde som den dag, det blev taget i brug. Derfor skal overblikket vedligeholdes, og ikke kun laves én gang.
Når du har det samlede overblik, så kan du vurdere, om en opdatering fra Microsoft påvirker en arbejdsproces, om du kan undvære en tilretning eller en app uden at ændre på arbejdsgangene, og hvor der er størst potentiale i at optimere. Uden overblik kan du kun gætte.
2. Hvad skal du vide om din egen løsning?
Punkt 2 er, at du skal kende virksomhedens løsningen.
Du skal vide, hvilke dele af løsningen der er i brug, og hvordan de spiller sammen. Business Central er med årene blevet et stort system, og din løsning består af standardfunktionalitet, apps fra Microsoft Marketplace, skræddersyede tilretninger, API-integrationer, webservices, jobkøer og godkendelsesflows på tværs af afdelinger. Det hele ændrer sig løbende med opdateringer fra Microsoft, fra dine app-leverandører, fra din ERP-leverandør og fra din egen organisation.
Tre ting kræver særligt dit overblik:
- Tilretninger
En PTE er en “per tenant extension”, og det er den kode, der er udviklet specifikt til din virksomhed. Det er kun jer, der ved, hvad den gør. - Apps
Det er funktionsudvidelser fra Microsoft Marketplace, og de er som regel dokumenterede af leverandøren, så du kan læse dig til funktionaliteten. - Integrationer
De sender eller modtager data og opretter måske kladdelinjer, som nogen bagefter skal bogføre.
Abakion oplever ofte, at ERP-manageren ikke kender indholdet af sine egne tilretninger. De er arvet fra en forgænger, eller også er de så gamle, at ingen kan huske detaljerne.
Det går fint, indtil du skal opgradere. Microsoft udgiver to store opdateringer om året, i april og i oktober, og dine tilretninger og apps skal være kompatible med den nye version, før opdateringen kan gennemføres. Hvis en tilretning eller en app ikke er kompatibel, så blokerer den opdateringen, og så står du med spørgsmålet: hvad gør den her tilretning, og kan vi undvære den?
Hvis tilretningerne er delt op i separate, navngivne PTE’er pr. funktionsområde, så er det til at overskue. Du kan undersøge én ad gangen og udfase en enkelt uden at røre resten. Vi ser mange virksomheder, hvor alle tilretninger ligger i én stor PTE, typisk opkaldt efter virksomheden selv, og den er svær at gennemskue og endnu sværere at skille ad.
Et stigende antal virksomheder har slet ingen tilretninger og kører udelukkende standard plus apps. Det er en stærk position, fordi den tekniske gæld så ligger hos Microsoft og hos app-leverandørerne. Men du skal stadig have overblik over apps og integrationer.
Hvad skal der stå om hver app og tilretning?
For hver app og hver tilretning bør du som minimum kunne svare på fire spørgsmål:
- Hvad gør den, beskrevet i almindeligt sprog? Hvad er formålet, og hvilke forretningsprocesser understøtter den?
- Hvornår blev den udviklet, og på hvis initiativ?
- Hvilke andre dele af løsningen interagerer den med?
- Hvor kritisk er den for driften?
Beskrivelsen skal være tilgængelig for dig, for din efterfølger og for din ledelse. Den er samtidig en måde at synliggøre den værdi, du skaber i rollen.
Du kan sandsynligvis ikke vedligeholde beskrivelsen alene, og derfor bør du stille krav til din leverandør om at få apps og tilretninger beskrevet i et format, du kan bruge.
Og det leder til en vigtig pointe. Du bør være det centrale knudepunkt for alle ændringer i arbejdsprocesser, der understøttes af Business Central. Nye ønsker, fejlmeldinger og ændringer i opsætning bør gå gennem dig, for ellers kan du hverken holde overblikket eller vedligeholde beskrivelserne.
Hvordan kan AI hjælpe med dokumentationen?
AI-værktøjer kan læse de tekniske filer og skrive både den tekniske dokumentation og brugerdokumentationen for dig. Hvis du bruger apps, så kan du tage filen med filtypen .app og bede et AI-værktøj om at beskrive, hvad appen gør, både på teknisk niveau og på brugerniveau. Det er en opgave, konsulenter tidligere brugte dage på.
Hvis du har arvet en gammel tilretning, som ingen kender indholdet af, så kan AI åbne den sorte boks og fortælle dig, hvad der er derinde. Det kræver sandsynligvis hjælp fra en konsulent at få adgang til de rette filer, men selve analysen og beskrivelsen kan AI klare.
Du kan også bruge AI til at vurdere, om en ny app risikerer at kollidere med noget, du allerede har kørende. Læg de tekniske filer fra dine tilretninger ind sammen med den nye app, og bed AI om at finde de steder, hvor de rører ved de samme tabeller eller processer. Det erstatter ikke en test i en sandkasse, men det fortæller dig, hvad du skal teste grundigst.
Når AI kan klare analysen på minutter, så bliver dokumentation en løbende opgave i stedet for et projekt hvert andet år. Ændr noget, kør filen igennem, opdatér beskrivelsen.
3. Hvad skal du afklare med ledelsen?
Punkt 3 er, at du skal kende dit mandat fra virksomhedens ledelse.
Du skal have afklaret, hvor virksomheden vil hen med Business Central, og hvor meget du selv må beslutte. De to første opgaver fortæller dig, hvordan tingene ser ud i dag, men de siger ikke noget om retningen.
Spørg ind til, om der er en IT-strategi, der sætter retningen. Er der vilje til at investere i nye muligheder som AI, automatisering eller nye apps? Eller er holdningen, at løsningen skal køre stabilt med færrest mulige ændringer?
Svarene påvirker din hverdag direkte. Hvis ledelsen gerne vil være tidligt ude med nye funktioner fra Microsoft, så skal du planlægge opdateringer anderledes, end hvis strategien er at vente så længe som muligt. Hvis der er appetit på at optimere processer med AI, så skal du vide, hvor potentialet er størst.
Mandatet definerer også din position. Hvis du har et klart mandat, så er det nemmere at prioritere, nemmere at sige nej til det, der ikke passer ind, og nemmere at argumentere for de ressourcer, du har brug for. Afklar med din leder, hvad ambitionen er, hvad du selv må beslutte, og hvad der kræver en beslutning fra ledelsen.
Kan du få hjælp til at skabe overblikket?
Ja, og det er den type opgave, vi løser sammen med kunderne i en forretningsscoping. Vi gennemgår forretningsområderne sammen med jeres nøglebrugere og dokumenterer det, vi kalder minimumsarkitekturen, som består af tre artefakter:
- Procesmodel
Et heat map over, hvilke processer der er understøttet i Business Central, og hvor der er huller eller workarounds. - Applikationslandskab
Et samlet overblik over systemer, integrationer og tredjepartsprodukter omkring Business Central. - Roadmap
En prioriteret plan for de opgaver, der skal løses først.
Resultatet samles i et driftinitieringsdokument, som du kan bruge som dit eget overblik, og som samtidig gør det muligt for os at supportere løsningen uden at skulle spørge om grundlæggende ting hver gang.
På den løbende drift indgår vedligehold af beskrivelserne i vores Service Membership. Vi administrerer og dokumenterer de udvidelser, vi har udviklet, så de lever op til kravene fra IT-revision, og vi gennemgår din løsnings performance en gang om året.
Hvis du hellere vil bygge overblikket selv, så kan du hente viden i Abakions videoportal Use Dynamics og i vidensbanken på abakion.dk/viden.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.