Mere effektiv hverdag med nyt bookingsystem hos Moesgaard Museum

Unik platform til hver afdeling

Moesgaard Museum har flere afdelinger, der gør dagligt brug af Dynamics-løsningen, som f.eks.: Møder & Events, Formidlingen, Café, Vagt, Front, Rengøringen og Bogholderi.

Museet brugte tidligere en blanding af Outlook, Excel, DeltaPlan og kalendersystem til at registrere bookinger. Den metode var tidskrævende og kunne nemt medføre menneskelige fejl. Desuden krævede den tidligere løsning, at bookingoversigter skulle printes hele tiden for at relevante afdelinger som Café, Vagt, Formidlingen, Rengøringen samt guiderne kunne danne sig overblik over husets aktiviteter.

”Vi søgte en mere effektiv løsning, der kunne spare tid for ansatte og kunder, lette bookingprocessen for alle afdelinger samt give et her og nu overblik for de ansatte”, siger Pia.

Anders forklarer: ”I løbet af planlægningen på det nye bookingsystem, blev vi opmærksomme på, at hver afdeling havde ret forskellige ønsker til systemet. Det var interessant for os at se, fordi det betød, vi kiggede nærmere på vores egne processer.”

Ud af husets afdelinger er det kun Møder & Events og Booking samt Formidlingen, der har behov for at oprette bookinger. Derudover har museets afdelinger forskelligartede behov til bookingsystemet. Det betød et vist spekter af funktioner i systemet, hvoraf nogle er relevante for én afdeling men ikke for en anden.

For at lette bookingprocessen for den enkelte medarbejder, har hver afdeling derfor deres egen platform i det overordnede bookingsystem.

Hver medarbejder er desuden tildelt en ’rolle’ med bestemte muligheder for at arbejde i systemet. Vagter kan eksempelvis kun se husets aktiviteter. Guider kan byde ind på forløb og guidede ture men ikke rette i bookinger. Bookingansvarlige kan booke og ændre i egne bookinger, imens et mindre antal ansatte har fuld brugsret til at booke og korrigere i alle eksisterende bookinger. Denne løsning mindsker muligheden for fejl, men lader stadig alle medarbejdere have overblik over alle arrangementer.

Et brugersikkert system

”Vi opdagede, at der lå et større arbejde i at ensrette definitionerne på vores medarbejderroller, lokaler, materialer og øvrige ressourcer. Vi blev også opmærksomme på arbejdsgangen i vores bookingforløb, hvilket har betydet en effektivisering af bookingprocessen. Tidligere kunne man i travlheden glemme en oplysning i samtalen med kunden. I det nye system får man en advarsel, hvis man mangler at udfylde et relevant felt. Det sparer tid for alle parter”, forklarer Anders.

Moesgaard har fået frigivet en del tid med det nye system. De første måneder gik den sparede tid til at lære systemet bedre at kende og vænne medarbejderne til den nye arbejdsgang i bookingprocessen.

”Det er naturligt for mennesker, at vi skal føle os tilpas trygge med det nye for ikke at vende tilbage til det kendte”, siger Anders, der qua sin baggrund i idehistorie har fundet det interessant at iagttage processen med at skifte til det nye bookingsystem. ”Skiftet er lykkedes så godt, fordi vores kontaktperson i Abakion, Shahid, hele tiden har været og fortsat er nærværende i sin rådgivning og support.”

En ressourcekrævende tid

Moesgaard Museum er en stor institution med mange ansatte med forskellige arbejdsopgaver og en travl hverdag. ”Hvis man er en stor og travl virksomhed som Moesgaard, er det vigtigt at afsætte de nødvendige ressourcer i form af tid, penge og kompetencer til opgaven. Ellers bliver opgaven forhalet, og der kan nemt opstå unødvendige komplikationer”, siger Pia.

Moesgaard valgte at løse udfordringen ved at udpege en intern ansvarlig person, der testede systemet for børnesygdomme for alle afdelingerne, hvilket sparede meget tid for resten af de projekttilknyttede i Moesgaard. Desuden udvalgte museet en superbruger fra hver afdeling til at repræsentere den pågældende afdeling og fremlægge afdelingens ønsker i kontakten til Shahid.

Anders fortæller: ”Løsningen med én superbruger per afdeling havde fordelen, at de øvrige ansatte ikke skulle fokusere på projektet, undtagen når hver afdeling skulle give feedback på løsningen. Ulempen var på den anden side, at nogle ønsker gik tabt i denne model, fordi udviklingen af systemet nødvendigvis måtte bevæge sig fremad, og nogle få folk kan ikke kende ønskerne hos alle. Den anden side er, at nye ønsker opstår, efterhånden som hver bruger tester systemet og forstår alle de hidtil ukendte muligheder.”

Manglerne blev til dels rettet op med de sidste faser af arbejdet med bookingsystemet. Andre var ikke en del af den indledende planlægning og vil i stedet blive indarbejdet i bookingsystemet i fremtiden.

En lærerig proces for alle

Processen med at skabe det nye bookingsystem har ikke kun været lærerig for Moesgaard. Den har også lært teamet i Abakion noget nyt.

Pia siger: ”Selvom det har været en meget lang proces, har vi været meget tilfredse med samarbejdet. Specielt fordi Shahid var ærlig og ikke lagde skjul på, at dette var en meget avanceret opgave med langt flere facetter, end de systemer, han tidligere havde været med til at udvikle.

Udviklingen var mulig, men den krævede, at vi samarbejdede om den bedste vej frem. Det har derfor været lærerigt og interessant for os alle at få dette system i luften.”

Moesgaard lancerede det køreklar system i deres afdelinger i efteråret 2016 med flere runder undervisning af hver afdeling. Shahid fungerede desuden som support på telefon og mail. På den måde mistede man ikke en vigtig booking.

”De relevante medarbejdere i Moesgaard er i dag vante brugere i systemet, så vi kan guide hinanden, og ellers har vi superbrugerne, hvis det bliver nødvendigt. I Møder & Events har vi valgt at have to superbrugere, fordi vi håndterer alle aspekter af bookingerne og har afdelingen med flest funktioner på vores platform. Jo flere superbrugere, des mindre er vi sårbare ved ferie og sygdom,” forklarer Pia.

”Med tiden bliver superbrugernes viden en del af den generelle viden i medarbejderstaben, og så er vi stort set selvkørende i forhold til support,” nikker Anders.

Næste trin for Moesgaard

Det er muligt, at integrere bookingsystemet med andre IT-systemer, hvilket kan effektivisere hverdagens opgaver yderligere for Moesgaard.

”Det har været en stor proces at integrere dette system og vænne medarbejderne til at bruge det. Derfor har vi besluttet, at tage næste trin med integreringer og nye funktioner, når vi er blevet helt fortrolige med systemet. Det tager noget tid i en travl hverdag, men vi glæder os over, at bookingsystemet allerede nu letter vores arbejdsprocesser. Det er tid og energi, vi kan bruge på at skabe nye, interessante oplevelser for de besøgende på Moesgaard Museum,” siger Anders.

Ophavsrettighederne til alle billeder haves af Moesgaard Museum: Foto/Medieafdelingen – Moesgaard Museum