Hvorfor er store og mellemstore virksomheders planlægning så forskellig?
Forskellen er, at store virksomheder kan låse deres forecast fast, mens mellemstore virksomheder skal være agile. Store virksomheder har relativt lettere ved at forecaste deres afsætning. Hvis man har solgt leverpostej i 50 år, så kan man låse produktionsvolumen fast i god tid, og det gør planlægningen nemmere. En bilfabrik er nødt til i god tid at beslutte, hvor mange biler den vil producere, for ellers kan produktionen ikke planlægges. Derfor arbejder de store ERP-systemer ud fra en forudsætning om, at behovet låses i god tid.
Virkeligheden for de fleste mellemstore danske virksomheder ser anderledes ud. De skal være agile, og når en kunde pludselig vil have leverancen orange i stedet for sort om to uger, så sætter du himmel og hav i bevægelse og gør kunden glad. Agilitet er blevet utrolig vigtig, og de fleste MRP-løsninger er slet ikke gearet til den grad af fleksibilitet. De overdænger brugeren med ulogiske ændringslinjer, når behovene ændrer sig markant. Hvis du har høj forudsigelighed og få varer, så er MRP okay, men hvis du har mange varer, nye konfigurationer og har svært ved at forudsige aftrækket, så kommer traditionel MRP til kort. Du skal spørge dig selv, hvor stor fleksibilitet du har brug for, og hvor meget du kan acceptere at håndtere manuelt.
Hvad er konflikten mellem lagerbinding og servicegrad?
Konflikten er, at høj servicegrad kræver stort lager, mens lav lagerbinding kræver småt lager. På den ene side vil du gerne kunne levere hurtigst muligt, når kunden forespørger. Kan du opfylde alle ønsker, har du en servicegrad på 100 procent, men det kræver næsten uendeligt store lagre. På den anden side vil du gerne have en lav lagerbinding, så du ikke binder kapital eller brænder inde med forældede varer.
Salgschefen vil gerne have høj servicegrad for at gøre kunderne glade og bliver sjældent målt på lagerbindingen. Økonomichefen vil gerne have lav lagerbinding og bliver ikke målt på servicegraden. Og planlæggerens utaknemmelige opgave er at finde den gyldne middelvej.
Servicegrad vs lagerbinding
Er en høj servicegrad over for kunderne eller en lav lagerbinding det vigtigste? Dette lager er økonomichefens drøm. Lav lagerbinding. Men salgschefen er rasende, for der er ingen varer at sælge. Man skal afveje servicegrad og lagerbinding, per vare.
Er salgschefen med på at variere servicegraden per vare? De gule er populære hos kunderne. Vi har stort lager og høj servicegrad. Til gengæld nedbringer vi lageret af den grønne, som vi sjældent sælger.
Dit ERP skal udregne servicegrad og lagerbinding for dig. Så kan du differentiere per vare.
Hvad koster et lager i virkeligheden?
Et lager koster typisk 20-25 procent af lagerværdien om året, så en lagerbinding på 10 mio. kroner kan koste omkring 2 mio. kroner årligt. Derfor er lagerbindingen utrolig vigtig for økonomien. Omkostningerne varierer meget fra virksomhed til virksomhed, så du bør udregne dit eget tal.
Du skal ikke gå helt i detaljer, men lav en gennemsnitsbetragtning, der medregner finansiering, offeromkostninger, forsikring, skatter, løn, drift af lagerfaciliteter, lageropgørelser, svind, beskadigede og forældede varer. Kan du nedbringe lagerbindingen fra 30 til 25 mio. kroner, så er det 1,25 mio. kroner, der rammer driftsresultatet. Derfor er både lageromkostningerne og lagerbindingen utrolig vigtige.
5 formler for planlægning af indkøb
Dine indkøbere har måske overvejet at bruge MRP planlægning til at hjælpe med at lave ordreforslag, så man ikke skal lave ordrer manuelt. Men for at kunne det, skal man vurdere hvilke genbestillingsmetoder, man vil bruge. Det kan godt være svært.
Tænk på dit køkken for inspiration. Hvis man eksempelvis har mel og sukker, disponerer man det oftest som fast genbestillingsantal, dvs. man køber 2 kg.,selvom man kun skal bruge til en jævning. Når man så er ved at nå genbestillingspunktet, køber man noget mere hjem. Det er jo en smart måde at disponere almindeligt på. Det gør man typisk med billige varer, som man nemt kan have på lager.
Et andet eksempel det er mælk. Det har en udløbsdato, så her kan man ikke bare købe en masse hjem. Det vil man oftest disponere som en slags lot for lot, hvor man kigger 3-4 dage frem, og vurderer den nødvendige mængde. Derefter lægger man et ordreforslag på den mængde.
Så er der sådan noget som kød. Det kunne være noget, man disponerer som ordre – altså noget, hvor man køber præcist det antal, man skal bruge, fordi det er et specialkøb. Det er altså de varer, vi ikke kan forvente et konstant aftræk på.
Så er der sådan noget som maks antal, som man måske også kunne finde på at bruge. Det kunne eksempelvis være, hvis man har en skuffe til køkkenruller, når man handler stort ind, vil man egentlig gerne fylde skuffen til randen, og derfor handler man efter, hvor mange der kan være i alt.
Nogle gange er man også nødt til at overstyre manuelt. Det kunne være, der var et godt tilbud på 6 flasker rødvin, som man køber, fordi tilbuddet er godt, og så ryger de overskydende 5 på lager. Her ønsker man altså at håndtere indkøbet nogenlunde manuelt, men alligevel med et automatisk forslag.
Det korte og det lange er, at man er nødt til at overveje, hvilke bestillingsparametre man ønsker at bruge på sit lager, og man bliver nødt til at differentiere det pr vare eller varegruppe.
Hvordan vender du de traditionelle planlægningsformler på hovedet?
Du vender dem på hovedet ved at begynde med den ønskede servicegrad og lageromsætningshastighed og regne baglæns. De traditionelle formler som total cost of ownership og Wilsons formel beregner den optimale ordrestørrelse ud fra kostpris, årsforbrug, ordreomkostninger og intern lagerrente. Men kender du de tal? Har du opgjort, hvad det koster dig at lægge en ordre hos en leverandør?
Spørgsmålet blev engang stillet i en workshop, hvor en deltager gættede på 10 kroner, mens en fra økonomiafdelingen havde beregnet omkostningen til 2.000 kroner per ordre. Det er en rimelig stor forskel, og det er en vigtig erkendelse. Al talgymnastikken forudsætter desuden, at du ikke har sæsonudsving, omstillingsomkostninger, mængderabatter eller uproportionale lageromkostninger, og den virkelighed findes sjældent. Derfor foreslår Abakion, at du i stedet starter med, hvilken servicegrad du ønsker, og hvilken lageromsætningshastighed du sigter efter. Ud fra de to parametre kan du udregne sikkerhedslager, ordrestørrelser og genbestillingspunkt. Det bliver ikke en økonomisk optimal ordrestørrelse, men du kan regne ud, at en servicegrad på 98 procent på en bestemt vare kræver et bestemt sikkerhedslager. Tilgangen fungerer bedre i praksis, fordi den har fokus på virksomhedens mål, og fordi du har de nødvendige tal.
Optimal ordrestørrelse
Indkøbere vil gerne kende den optimale seriestørrelse for at købe klogt ind. Men kender du ikke ordreomkostningerne, så dur Wilsons formel ikke.
Grafen viser, at lageromkostninger og ordreomkostninger afhænger af antallet. Det giver totalomkostninger, og Wilsons udregner så den optimale seriestørrelse. Formlen har afsætning, seriekonstante omkostninger, lagerrente og stykpris. Lagerrenten er svær at gætte, og ingen kender de seriekonstante omkostninger.
Hvad koster det egentlig at lave en købsordre? Kan 10 købsordrer á 10 stk betale sig? Eller er 1 købsordre á 100 stk bedre?
For at vide det, så skal du kende omkostningen. En virksomhed spurgte indkøberne, hvad en købsordre koster. De gættede på 10 kr per stk. Så udregnede de, at det kostede 2.000 kr per stk. Der er mange ting, der skal regnes med i omkostningen. Leveringsomkostninger, ændringer på købsordren, fakturering i indkøb, osv.
Hvorfor bør du arbejde med servicegrad per vare?
Du bør arbejde med servicegrad per vare, fordi det giver både bedre kundeservice og bedre forretning end en gennemsnitsbetragtning. I dag har du måske alle farvevarianter på 96 procent servicegrad. Men det ville være stærkt, hvis sælgeren kunne sige til kunden, at den sorte har en servicegrad på 99 procent, mens den orange har 93 procent.
Måske er den orange svær at købe hjem, og så kan det bedre betale sig at skrue servicegraden ned til 90 procent, hvis du afstemmer forventningerne med kunderne. Det giver forretningsmæssig fleksibilitet, og kunderne accepterer det ofte, hvis de føler sig reelt informeret og taget med på råd. Det, du ønsker af Business Central, er, at det regner på historisk afsætning og relevante data og bruger en klog algoritme, der støtter dine beslutninger.
Hvordan mindsker rammeaftaler risikoen i planlægningen?
Rammeaftaler i Business Central mindsker risikoen ved at flytte lagerbindingen over på kunderne. Salgsafdelingen kan i god tid aftale med kunderne, hvor mange af de orange varianter de forpligter sig til at aftage, mod at få rabat. Så er det reelt kunderne, der tager lagerbindingen, og selv om det koster lidt omsætning, så mindsker det risikoen.
Rammeaftaler er meget udbredt blandt virksomheder, der leverer til detailkæder. Det samme gælder tidligere i forsyningskæden, hvor dine leverandører sikkert også vil have dig til at indgå rammeaftaler. Alt det skal dit planlægningssystem kunne håndtere. De dygtige planlæggere er opmærksomme på hele deres forsyningskæde, helt ud til kundernes kunder og tilbage til leverandørernes leverandører, så de kan optimere indkøbene efter det.
Hvad er ABC-koder, og hvorfor er de så stærke?
ABC-koder kortlægger, hvor vigtig den enkelte vare er, og lader dig prioritere og automatisere planlægningen. Du kan klassificere varer på forskellige parametre: dækningsbidrag, omsætning, antal solgte enheder, antal pluk eller leveringssikkerhed fra leverandøren. En vare, der er A i dækningsbidrag og omsætning, A i vigtighed for A-kunder, B i ordrefrekvens og C i leveringssikkerhed, giver dig allerede en idé om, hvordan situationen skal håndteres.
ABC-koder udregnes ved at sortere poster og gruppere dem i A, B og C. Klassificerer du efter omsætning, kan du typisk se, at A-varerne udgør 60 procent af omsætningen, selv om der kun er få varenumre, mens de laveste 10 procent er C-varer. De fleste virksomheder arbejder i højst to ABC-dimensioner, klassikeren er omsætning versus antal pluk. Fordelen er, at du kan arbejde med afhængigheder på tværs. Er du ved at give rabat på en salgsordrelinje, så bør systemet kunne konstatere, at det er en vare med lavt dækningsbidrag til en kunde med mange kreditnotaer, og derfor bør du ikke give rabat.
Inden for planlægning kan ABC-koder bygge smarte algoritmer. Er en vare A på omsætning og dækningsbidrag, C på kostpris og B på servicegrad, så kan systemet foreslå at hæve sikkerhedslageret. Er den C på kostpris, A på forecast-sikkerhed og A på lav spredning i leveringstid, så kan du måske overlade bestillingen til algoritmen. Hovedårsagen til, at virksomheder ikke lykkes med MRP, er, at de mangler gode data på fem parametre: genbestillingssystem, sikkerhedslager, ordrekvantum, genbestillingspunkt og genbestillingscyklus. Det tager for lang tid at udfylde felterne manuelt for alle varer, men en ABC-baseret algoritme kan gøre det automatisk, og så kan du køre MRP, fordi alle nødvendige data er til stede.
Hvordan hjælper Business Intelligence planlæggeren?
Business Intelligence hjælper planlæggeren ved at præsentere data i intuitive visualiseringer og kombinere flere datakilder. Planlæggere kan bygge dashboards med præcis de informationer, de har brug for, kigge direkte på varer og dykke ned i, hvilke varer de skal se nærmere på. Business Intelligence er mere end pæne visualiseringer. Det giver mulighed for at kombinere datakilder, afgrænse, gruppere og tage aspekter med i beslutningsgrundlaget, som ellers er svære at indarbejde i ERP-løsningen.
Findes der en løsning til planlægning i Business Central?
Ja, Abakion har appen Reverse Planning, der giver planlæggeren en enklere og mere transparent planlægning end Business Centrals indbyggede motor. I stedet for at køre en fuld regenerativ plan på alt lader Reverse Planning dig køre målrettede, skabelonstyrede beregninger for netop de varer, lokationer og scenarier, du har brug for, og se resultatet i en kladde, før noget bliver oprettet.
Den mest populære app til planlægning i Business Central er Reverse Planning, som er en enklere og mere brugervenlig udgave af den fulde MRP. Den identificerer alle varer, der falder under sikkerhedslageret inden for leadtime, og foreslår handlinger baseret på alle kendte tilgange og afgange, så du får én ren linje per vare i stedet for mange linjer på tværs af aktionstyper. Virksomheder fremhæver konkrete gevinster: AVN Group sparer 700 arbejdstimer om året, og Scandinavian Packaging er gået fra 8 til 3 timers planlægning om dagen og løber ikke længere tør for komponenter. Reverse Planning arbejder også med servicegrad, sikkerhedslager og overstock og understøtter dermed netop den balance mellem lagerbinding og servicegrad, som planlægningen handler om. Til det visuelle overblik anbefaler Abakion gratis-appen Graphical Inventory Profile, og til Business Intelligence anbefaler Abakion appen Data Access for Business Central, der forbinder Business Central til Power BI.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster et lager typisk om året?
Som tommelfingerregel 20-25 procent af lagerværdien. En lagerbinding på 10 mio. kroner kan altså koste omkring 2 mio. kroner årligt i finansiering, forsikring, drift, svind og forældelse. Du bør dog udregne dit eget tal.
Hvorfor er servicegrad per vare bedre end en gennemsnitlig servicegrad?
Fordi du kan skrue servicegraden op på de vigtige varer og ned på de svært tilgængelige, hvis du afstemmer forventningerne med kunderne. Det giver både bedre kundeservice og en lavere samlet lagerbinding.
Hvad bruger man ABC-koder til i planlægningen?
Til at kortlægge, hvor vigtig hver vare er, og til at bygge algoritmer, der automatisk foreslår genbestillingssystem, sikkerhedslager og ordrekvantum. Det gør det muligt at køre MRP, fordi de nødvendige data bliver udfyldt automatisk.
Hvad er fordelen ved Reverse Planning frem for standard MRP?
Reverse Planning er målrettet og transparent. Den giver én ren linje per kritisk vare i stedet for mange linjer på tværs af aktionstyper, kræver ingen kompleks opsætning og kan læres på få minutter, ifølge Abakions kunder.
Kilder
Supply Chain Management
Læs alt om forretningsløsninger til planlægning, indkøb, lager, forsyningskæde, distribution, rapportering, baseret på Microsoft-teknologi
- Grossister og distributører
- Importører og agenturer
- Logistik og 3PL
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.