Din rolle som ERP-manager

Du kan fx have en jobkø, der udsender faktura-emails, og det er naturligvis vigtigt, at de alle sammen kommer af sted. Du bør sørge for, at nogen tjekker alle de e-mails, der hænger i udbakken i Business Central. Det er en del af, at du som ERP-manager sørger for, at alt kører som det skal i Business Central.

Burde de e-mails være sendt af sted, eller er det korrekt, at de ikke er sendt? Måske er der et komma i stedet for et punktum i email-adressen. Jo tidligere, du fanger de banale fejl, der forhindrer email-udsendelser, des mindre er der at rydde op.

Oprydning og afstemning

Som ERP-administrator skal du proaktivt sørge for oprydning og afstemning i Business Central, så alt er ekspederet, bogført og afstemt i rette tid, så du ikke risikerer at skulle rydde op og fx åbne gamle regnskabsperioder igen.

Dette punkt handler om, at du som ERP-administrator skal monitorere, at løsningen kører, som du forventer, og at der ikke ligger udfordringer, som bliver sværere at løse på bagkant. Du skal have ryddet op og afstemt, inden du lukker perioden.

Det kunne være en købsordre, hvor der er foretaget varemodtagelse, men hvor fakturaen endnu ikke er kommet. På et senere tidspunkt kommer fakturaen, og så kommer du til at lægge varerne på lager igen.

Så kræver det en lagerregulering, når du optæller, at der er 1 på hylden, men der står 2 i systemet.

Det kan også være at leverandøren mangler at sende fakturaen, og så har du modtaget et antal varer, som aldrig er blevet værdisat.

Det kan være, at du afventer en købsfaktura, og den modtager du først om tre måneder. Det kommer som en overraskelse, for varerne er ekspederet mange måneder tidligere i en lukket periode.

Vi ser også tit udfordringer med direkte bogføring. At du har nogle samlekonti eller systemkonti, som du bogfører manuelt på. Det kan være, at du foretager en lagerregulering på 2 mio, og når du efterfølgende kører en værdirapport på varelageret, så viser den 10 mio, mens balancen viser 8 mio. Der burde ikke være en difference, men spørgsmålet er, om du har glemt at fjerne det kryds i ’direkte bogføring’ på finanskontoen.

Det kan også være, at varer ikke er opsat korrekt. Hvis råvarer er opsat til at blive bogført på færdigvarekontoen, så giver det differencer.

Du har også 8 åbne købsordrer, og nogle af dem er gamle. Én burde være annulleret, og en anden er forsinket tre måneder. Men når de ikke er opdateret, så tror systemet fejlagtigt, at der er varer på vej ind, og så vil din planlægningskørsel ikke foreslå de indkøb, som er nødvendige. Der kan også være finanskladder, der ikke er bogført. Medarbejdere, der er stoppet, har været i gang med arbejde, de ikke har færdiggjort. Gamle pluksedler, der stadig er åbne. Og så videre.

Jo før du opdager udfordringer, des nemmere er de at rydde op.

Det er et løbende oprydningsarbejde og afstemning af konti, sådan at når du laver månedsregnskab, så kan du afslutte perioden og komme videre, uden at kolleger efterfølgende har behov for at bogføre bagud i tid og ændre på resultatet af gamle perioden.

Du skal have lukket den gamle periode med ro i sindet.

Som ERP-manager må du skabe dig et overblik over, hvor udfordringer typisk opstår i din løsning, sådan at du ved, hvad du skal holde øje med.

Med mindre at du opfinder et smart dashboard, så er du nødt til at monitorere mange typer af data manuelt. Du må tjekke, om der er købsordrer, der skulle være modtaget før i dag. Og om alt i finankladderne er borført. Og så videre.

Du kan naturligvis opsætte filtrerede visninger i Business Central, som hjælper med at finde eventuelle udfordringer, så det er en mere overkommelig opgave.

Det sparer tid at holde øje med data. Jo længere tid, der går fra noget er sket, des sværere bliver det at finde ud af, hvad der er op og ned.

Hvis du hver måned tager en snak med relevante kolleger om de kladder og data, som springer dig i øjnene, så skal du ikke pludselig til at bogføre langt bagud i tid og genåbne afsluttede perioder.

Stamdata og god datakvalitet

Der er en opgave i at sikre, at stamdata i Business Central er korrekte. Vi bruger ofte det engelske udtryk ’master data’ og det danske ’stamdata’ i flæng, men vi mener det samme. Det er de grundlæggende data på fx debitorer, kreditorer, varer, anlæg osv.

Som ERP-manager bør du have styr på, hvem der er ansvarlig for stamdata i din organisation. Det er altid en lidt større opgave, end man umiddelbart tror.

Hvilke data skal være registreret på en vare, og i hvilken form? Hvad skal et debitorkort indeholde af data for at der kan faktureres, eller for at en Power BI-rapport er retvisende?

Det er slemt nok, hvis kollegerne ikke stoler på data i ERP eller i rapporteringen, men det kan også føre til forkerte beslutninger, hvis stamdata ikke er i orden.

Du har kasketter kategoriseret som beklædning, og t-shirts som accessories, og du kan se, at du tjener gode penge på beklædning, og derfor har du lyst til at skrue op for t-shirts, men det vil være en fejl.

I mange virksomheder kan man ikke blive enige om, hvad kostprisen på en vare er, fordi alle trækker data og udregner på sin egen måde. Vi har mødt virksomheder, hvor man ikke engang er enige om, hvad varenummeret på en vare er.

Hvis man har mange regnskaber, er det især vigtigt med datadisciplin for at sikre, at master data forbliver synkroniseret på tværs af regnskaber.

Master Data Management er en disciplin i sig selv. Det kræver både veldefinerede arbejdsprocesser og hyppige kontroller. Det er de færreste virksomheder, der har en decideret Master Data Manager, men alle har brug for, at der er en rolle, der har ansvaret.

Der opstår ikke af sig selv enighed om hvad god datakvalitet er. Det skal harmoniseres og styres.

Når der ikke er en standard for, hvordan data skal oprettes, så bliver det oprettet på mange forskellige måder.

Samarbejde med leverandøren

Som ERP-manager skal du også vide, hvad du kan forvente at samarbejdet med din ERP-leverandør, og du skal kende licensbetingelserne for Business Central.

Lad os begynde med licenserne, som med Cloud-løsningen er et abonnement.

Licensbetingelser

Der er mange licensbetingelser fra Microsoft, og de ændrer sig jævnligt, så det er ret vigtigt, at du har en ERP-samarbejdspartner, som holder sig opdateret og rådgiver dig om ændringer, muligheder og kampagner, så du ikke selv behøver at sætte dig ind i alt.

Der er dog nogle grundlæggende ting, du skal kende. Microsoft skriver meget omstændeligt, når de skal beskrive betingelserne, så nu prøver vi at forklare det så enkelt som muligt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbydes på abonnementsbasis, hvor du betaler for en måned eller forpligter dig for en længere periode. Det vigtigste at forholde sig til er antallet af brugere.

Du kan regulere antallet af brugere løbende, men du er nødt til at foretage ændringen med et varsel, der fremgår af dine abonnementsbetingelser. Det skal din leverandør hjælpe dig med.

I dag kan du handle hos mange forskellige leverandører på samme tid. Førhen kunne din licens kun ligge hos én leverandør, men i dag kan dit abonnement være fordelt på mange leverandører.

Hvis du har købt ekstra brugere hos tre forskellige leverandører, så får du abonnementsfakturaer fra alle tre.

”Full users” kalder man det, når en brugerlicens har fuld adgang, og de findes i en Essentials- og en Premium-udgave.

Essentials indeholder næsten alt. Det er kun modulerne produktionsstyring og service management, der kun findes i Premium-udgaven.

Inden for ét miljø skal alle brugere være af samme slags, enten Essentials eller Premium. Hvis du har 20 brugere, og 2 af dem gerne vil bruge Service Management-modulet, så er alle 20 nødt til at være Premium. Du kan ikke blande.

Ud over det, så kan du få Team Members, som er en brugertype med begrænset adgang til systemet. En Team Member kan læse data og udføre simple opgaver, men kan fx ikke bogføre i systemet, uanset hvilke rettigheder du tildeler dem.

De kan dog godt være godkendere i godkendelsesflows.

Team Member er brugerlicensen til de medarbejdere, der blot skal foretage en registrering i Business Central.

Team Members er en meget billigere brugerlicens, og de koster det samme, uanset om “Full users” er Essential eller Premium.

“Full users” og “Team members” er alle sammen navngivne brugere. I gamle dage regnede man med ”samtidige brugere”, men i dag skal der sættes navn på. Det antal brugere, som skal anvende ERP, skal du tegne abonnement for.

Ud over det, så findes der en type brugerlicens, som hedder Device Users, som ikke er tildelt en navngiven bruger, men derimod en enhed, som kan anvendes af mange medarbejdere, fx en scanner eller en computer i produk- tionshallen der anvendes til forbrugsregistrering af mange medarbejdere.

Det var den ultrakorte gennemgang af abonnementsbetingelserne.

Find dig en leverandør, der har styr på det, og som følger med i Microsofts mange kampagnemuligheder, så du ikke går glip af noget.

Hvem har ansvaret for din Business Central?

Du har egentlig to leverandører, når du bruger Business Central. Der er Microsoft, som har udviklet løsningen og vedligeholder og opdaterer den, og der er leverance-partneren, som implementerer Business Central hos dig og supporterer dig i hverdagen.

Hvem er egentlig ansvarlig for hvad? Hvad kan du holde dem ansvarlig for, og hvad er du nødt til at betale for?

Grundlæggende kan man sige, at:

• Microsoft har ansvar for at Business Central fungerer, men ikke nødvendigvis din tilpassede udgave, og heller ikke nødvendigvis godt med hensyn til din procesunderstøttelse og dit udbytte af løsningen.
• Leverandøren har ansvar for det, som du specifikt har aftalt, at de har ansvar for. Hvis du ikke har aftalt noget specifikt, så har de egentlig kun almindeligt produktansvar for det arbejde, de har udført.

Det skal vi lige uddybe.

Du kan fx ikke forvente, at din leverandør proaktivt reagerer på, at der er opstået en fejl i dit miljø, med mindre at du har aftalt med din leverandør, at de har den opgave.

Du tænker måske, at når du har et abonnement hos Microsoft, så må de også have styr på, at løsningen virker hele tiden.

Men Microsoft overvåger kun, at serveren kører, at løsningen kører på serveren, og at dine miljøer er tilgængelige. De holder ikke øje med, om der opstår konflikter eller fejl, eller om det går ud over dine data.

Din ERP-leverandør er en slags bindeled mellem dig og Microsoft. Traditionelt har ERP-leverandører været ret reaktive, men det er heldigvis ved at ændre sig. Der er flere og flere ERP-leverandører som tilbyder proaktive services og overvågning, og det skyldes, at det er vigtigt, når man anvender Cloud.

Hvem vil du spørge om hvad i Business Central?

Du kan nok ikke forvente, at din dagligdags “huskonsulent” har styr på alle Microsofts fremtidsplaner. De fokuserer på, hvad løsningen kan præcis i dag.

Hvis du var vant til, at din “huskonsulent” kunne svare på alt, så skal du vide, at det er umuligt at være alt-vidende konsulent i dag.

Kender du vittigheden om, at for en tømrer ligner alle udfordringer søm? Det samme gælder, hvis din huskonsulent i årtier har specialiseret sig i at programmere i Business Central.

Men du kan jo spørge, om de har kolleger, der har til opgave at orientere sig om Microsofts udviklingsplaner.

Konsulenternes rolle har ændret sig i de senere år. Hvis du har brugt ERP i mange år, ikke kun Business Central men måske også dengang det hed Dynamics NAV eller Navision, så har du oplevet at konsulenternes rolle er ændret.

I gamle dage kunne en konsulent godt kende hele løsningen, men i dag er løsningen alt for omfattende. Der findes ikke nogen konsulent, som kender hvert et hjørne af Business Central. Som kunde forventer du samtidig dyb ekspertise, når du stiller et konkret spørgsmål, og derfor er man i dag nødt til at bemande et projekt med en gruppe af eksperter på de vigtige fagområder, plus nogle generalister der sikrer sammenhængen.

På ERP-projekter har du behov for flere konsulenter fra leverandøren, fordi der skal flere forskellige kompetencer i spil end nogensinde før, og det stiller også større krav til projektledelsen.

Med Cloud-udgaven af Business Central bliver billedet endnu mere komplekst, fordi du også bruger apps fra flere forskellige leverandører, og du bygger funktionalitet og processer med Microsoft Power Platform. IT-landskabet omkring Business Central bliver hele tiden mere komplekst.

Som ERP-administrator er du i dag nødt til at være bevidst om, hvem du spørger om hvad.

Dybden er blevet dybere, og bredden er blevet bredere. Som ERP-leverandør må vi sige, at hvis vi skal stille med eksperter på alle områder i et ERP-projekt, så bliver der mange projektdeltagere, og hvis vi ønsker at nedbringe antallet af projektdeltagere, så vil nogle områder naturligvis blive håndteret af generalister i stedet for specialister.

Der er ikke noget korrekt valg. Som ERP-administrator må du afveje, hvilken type kompleksitet, du bedst kan håndtere.

Lad os som eksempel sige, at du jævnligt får besøg af en generalist-konsulent, som kan hjælpe dig på mange områder.

Nu vil du gerne have ændret i opsætningen af indkøbsprocessen, og det er din generalist-konsulent ikke ekspert i.

Vil du foretrække, at vedkommende bruger nogle timer på at finde ud af det, fordi det er vigtigt, at din konsulent kender din forretning, eller vil du hellere have en specialist-konsulent, som du ikke har mødt før, til at rådgive om ændringer i opsætningen på en halv time? Sådan kan et valg se ud i praksis.

Afhængighed

Hvis du anvender én konsulent til alle opgaver, så risikerer du at blive afhængig af vedkommende, fordi en anden konsulent får svært ved at overtage opgaven. Hvis du anvender specialister på alle opgaver, så er du nødt til at investere i at skabe overblik og sammenhæng.

Der er en pointe i, at du som ERP-administrator skal sørge for at bevare kontrollen over din løsning.

I dag kan du skifte leverandør, som du har lyst til. Og Microsoft har åbnet for, at du kan vælge præcis hvem der har adgang til din licens, så du ikke er bundet til den leverandør, der er registreret som licensejer hos Microsoft.

Det er vigtigt, at du har kontrol over din egen løsning, så du ikke står på bar bund, hvis du stopper samarbejdet med en bestemt konsulent.

Du skal overveje, hvor meget du selv ønsker at udføre, og hvis det ikke er noget, du vil eller kan tage dig af, så må du overveje, hvordan du får hjælp fra en konsulent uden at skabe afhængighed.

Tag kontrollen

Du skal tage kontrollen over din ERP-løsning. Som ERP- manager skal du vælge, hvem du vil være afhængig af.

Hvis du ønsker at tilføje funktionalitet, så kig først efter en app på AppSource, og alternativt få udviklet funktionaliteten. Det giver den mindste afhængighed.

Hvis du anvender en app, så er du naturligvis afhængig af den pågældende app-leverandør, men hvis du sørger for at vælge apps, der er populære og udbredte, så skal du i mindre grad selv holde leverandøren ansvarlig for app’en. Der er mange andre kunder, som er med til at teste og indrapportere fejl og forbedringsønsker til producenten. Og hvis du vælger apps, som er kendt af mange ERP- leverandører i markedet, så er det også nemmere at skifte ERP- leverandør, hvis du får lyst til det.

Hvis du får udviklet funktionalitet hos din ERP-leverandør, så bliver du ret afhængig af den pågældende leverandør, og faktisk også af den konkrete udvikler, som har udført udviklingen. Du forestiller dig måske, at andre udviklere sagtens kan gennemskue koden, men det er ofte meget dyrt at få en udvikler til at overtage andre udvikleres kode.