“Spørg ind til disse forhold hos leverandøren, før I vælger en løsning, så I ikke pludselig opdager, at I er blevet bundet til en bestemt leverandør.”

Gode, praktiske råd til dig, der vælger en cloud-løsning

Hvilke problemstillinger skal advokater være særligt opmærksomme på, når de lejer en it-løsning i skyen, og hvordan forholder man sig i praksis?

I denne artikel giver jeg dig en række gode råd og praktiske anvisninger som uddybning af Danske Advokaters artikel ’Hop med på skyen’.

‘Hop med på skyen’

I Danske Advokater kunne man læse artiklen ’Hop med på skyen’, som handlede om, hvordan det blandt danske advokatfirmaer bliver mere og mere udbredt at leje en it-løsning i skyen.

I artiklen pegede digitaliseringschef Steen Hermansen på en række fordele og nogle problemstillinger, som virksomheder skal være særligt opmærksomme på i forbindelse med cloud-løsninger, mens specialist i persondataret Catrine Søndergaard Byrne satte fokus på vigtigheden af, at man som virksomhed har styr på sine data.

I denne artikel vil vi gerne samle tråden op. Som en it-virksomhed, der netop lever af at tilbyde sagsbehandlingssystemer i skyen, har vi gennem tiden gjort os en række erfaringer sammen med vores kunder, der omfatter advokatfirmaer af alle størrelser.

Udviklingen går kun én vej

… og det er mod skyen – og det medfører en række afledte effekter, man som virksomhed skal forholde sig til.

I det følgende uddyber vi nogle af de væsentlige pointer i Danske Advokaters artikel og kommer med en håndfuld praktiske anvisninger og gode råd.

Fra eje til leje

Som digitaliseringschef Steen Hermansen påpeger, så går virksomheder fra at eje til at leje deres it-løsninger. Det er en tendens, der gør sig gældende på tværs af brancher, også i advokatbranchen, hvor samtlige løsninger, vi har leveret det seneste år, har været cloud-baserede.

Skiftet fra at eje til at leje medfører samtidig et skift fra egenudviklede, specialdesignede it-løsninger til standardløsninger udviklet til et givent segment, det kan være en bestemt branche eller en bestemt størrelse virksomhed.

Eksempler på kendte standardløsninger, der kører i skyen, er Office 365, SalesForce og e-conomic, som er udbredt i mange mindre og mellemstore virksomheder.

Begrebet standardløsning kan gradbøjes – måske

Netop det store antal brugere på standardløsningerne gør det rentabelt at udvikle masser af funktionalitet i hver enkelt løsning, men der udvikles kun den funktionalitet, som passer til flertallets behov.

Måske har jeres virksomhed behov for en helt speciel funktion eller et helt specifikt felt på et skærmbillede? Vær opmærksom på, at begrebet ’en standardløsning’ kan gradbøjes.

Cloud hos danske advokater I kan ikke forvente at kunne få tilpasset løsningen akkurat til jeres behov, men I bør afklare med den enkelte leverandør, hvad der kan lade sig gøre at lave af specialtilpasninger, og hvad der ikke kan lade sig gøre – og det skal I tage med i jeres overvejelser om valg af løsning.

Afspejler prissedlen den reelle pris?

Skiftet fra at eje til at leje indebærer også en fundamentalt anderledes prismodel. I dag skal virksomheden ikke investere store summer i først at udvikle it-løsningen og dernæst indkøbe hardware til at drive løsningen.

Opstartsomkostningerne er lave, nærmest nul.

Cloud hos danske advokater Men vær alligevel opmærksom på, hvor lave opstartsomkostningerne reelt er. På prissedlen kan prisen synes lav – men opstartsomkostninger inkluderer jo eksempelvis også den tid, der går for brugerne til at lære systemet at kende og bruge.

Find ud af, om systemet er intuitivt at anvende, og om det understøtter jeres arbejdsgange effektivt – eller om det vil koste i tusindevis af kroner i tabt arbejdstid.

Mere it for færre penge med den rigtige brancheløsning

Prismodellen med lave opstartsomkostninger er især interessant for mindre virksomheder, hvor der kun er få partnere til at deles om regningen.

Virksomhederne får adgang til brancheløsninger af en helt anden kaliber, end hvad de ville kunne finansiere, hvis de selv skulle betale udviklingsomkostningerne.

Men også de store advokatvirksomheder sparer penge på it-regningen. Med løsninger i skyen, der er udviklet eksempelvis til en hel advokatbranche, ja, der er der altså stadigvæk flere til at deles om regningen end antallet af partnere i selv de største, danske advokatvirksomheder.

Det betyder mere it og dybere funktionalitet for færre penge.

Undgå at blive stavnsbundet til jeres leverandør

Skifteomkostningerne ved cloud-baserede løsninger er lige som opstartsomkostningerne helt i bund.

It-løsninger i skyen fungerer som en abonnementsordning. Man oprettes som bruger, og så er man i gang. Groft sagt. Vi kender det fra Spotify og Netflix, hvor vi lejer adgang til uendelige mængder af musik eller film.

Med abonnementsordningen er det ikke bare billigt og nemt at komme i gang, det er også billigt og nemt at skifte leverandør. På papiret i hvert fald.

Cloud hos danske advokater I praksis kan der være store omkostninger forbundet med at flytte data fra et system til et andet – omkostninger i form af konsulenttimer til at trække data ud, tilpasse data til nye formater, læse data ind og en række andre forhold. Spørg ind til disse forhold hos leverandøren, før I vælger en løsning, så I ikke pludselig opdager, at I er blevet bundet til en bestemt leverandør.

Abonnementet inkluderer oftest en række services så som support, undervisning, opgraderinger, backup og lignende.

Cloud hos danske advokater Undersøg, hvad der er inkluderet hos hver enkelt leverandør, og hvad der skal afregnes særskilt. Undersøg også prisstrukturen for antallet af brugerlicenser; prisen kravler oftest opad i ryk.

Hav styr på jeres data

I artiklen fra Danske Advokater peger specialist i persondataret Catrine Søndergaard Byrne på en række ting, man skal have styr på i forbindelse med virksomhedens data, hvorunder persondata udgør et kapitel for sig.

Som det fremgår i artiklen, er kravene mange og omfattende – eksempelvis hvordan er man bundet til sin leverandør, kan man komme ud af aftalen og få data ud igen, slettes data hvis man opsiger samarbejdet, kan vi efterleve virksomhedens sikkerhedspolitikker, har vi styr på hvem der har adgang til vores data, og hvor de er placeret? Og så videre. Og så videre.

I praksis kan den enkelte virksomhed ikke påvirke de store leverandørers håndtering af virksomhedens data. Leverandørerne arbejder med standardbetingelser, hvor der ikke ændres så meget som et komma.

Cloud hos danske advokater

I skal i stedet gøre jer klart, hvilke krav I har til håndteringen af jeres data og så undersøge, hvordan potentielle leverandører forholder sig.

Spørger I for eksempel ind til, om data opbevares i USA eller i et EU-land, hvilket især er vigtigt ved persondata, så bør I forvente at få et konkret svar, som I kan forholde jer til, både i forhold til lovgivningsmæssige krav og øvrige, virksomhedsspecifikke krav og politikker.

Hvordan vælger I den rigtige it-løsning i skyen?

Udviklingen fra eje til leje er nået til et punkt, hvor valget mellem, om en løsning skal udvikles af virksomheden selv eller lejes i skyen er ved at forsvinde.

Valget handler derimod om at vælge den rigtige løsning i skyen og dermed den rigtige leverandør.

Hvad betyder det så i praksis?

Cloud hos danske advokater Det betyder, at hvis (når!) jeres virksomhed skal overveje brugen af en it-løsning i skyen, så skal I gøre jer klart, hvad der er jeres krav og behov. Hvor kan I gå på kompromis, og hvor kan I ikke gå på kompromis?

Undersøg dernæst mulighederne og vej fordele og ulemper ved de enkelte systemer og leverandører op mod jeres krav og behov.

I kommer nemlig ikke til at sidde i en forhandlingssituation, hvor I sammensætter menuen á la carte. Derimod kommer I til at stå over for at vælge mellem forskellige slags Dagens Menu, sammensat af de enkelte leverandører.

Derfor skal I være klædt på til at stille de rigtige spørgsmål og vurdere, hvilken menu der passer bedst til jeres behov.

Artiklen fra Danske Advokater kan læses i sin fulde længde her:
danskeadvokater.dk/Artikler-fra-magasinet-Danske-Advokater

Tom hos Navokat

Tom Dornonville de la Cour

fra Navokat-teamet er klar til at vejlede dig om cloud-løsninger.

Du er velkommen til at skrive til ham på tdc@navokat.dk

Vil du vide mere om Navokat, så se videoen her: