BI stiller krav til organisationen i din advokatvirksomhed

BI stiller krav til din organisationen

Det kræver noget af din advokatvirksomhed, hvis du vil bruge Business Intelligence. Det er ikke kun teknik – det involverer i høj grad også organisationen. Jacob gennemgår her, hvilke forhold i før- og efter-scenarierne du skal have fokus på – og giver dig do’s and don’ts.

Af Jacob Sanchez Garcia, Consultant Business Intelligence, Abakion

BI stiller krav til din organisationen

En Business Intelligence (BI) løsning åbner mange muligheder for at få gavn af data og tilvejebringe forretningsindsigt, der kan medvirke til at tage bedre beslutninger, optimere processer samt skabe innovation. Hvor stort et udbytte, der kan høstes via BI, vil dog afhænge af, hvordan BI-løsningen implementeres og tages i brug.

BI er mere end blot den tekniske implementering af løsningen. Det kræver også noget af din organisation.

For at indfri potentialet og få fuld værdi af BI er det nødvendigt ikke bare at se værktøjet som en ny teknisk dims, men derimod et dynamisk og forretningsdrevet projekt, der udover noget teknik og data omfatter din organisation, medarbejdere og arbejdsgange – og som i princippet ikke har nogen udløbsdato.

Det forudsætter en struktureret tilgang og fastlæggelse af en klar strategi.

I hovedtræk kan processen inddeles i et før og efter selve den tekniske implementering af BI-løsningen. Herunder er en gennemgang af essentielle forhold, der kan have indflydelse på udbyttet af en BI-løsning.

Før

Lav en klar strategi og et roadmap for BI projektet. Prøv evt. at besvare følgende spørgsmål:

  • Hvad ønsker du at opnå med BI? Hvad er målet?
  • Hvordan spiller det sammen med din overordnede forretningsstrategi?
  • Hvem er interessenterne, dvs. hvem er projektejer og hvem er brugerne?
  • Hvordan sikres forankring af projektet ud i organisationen?
  • Hvilke informationer og data skal BI omfatte og hvorfor?
  • Hvilke nøgletal og KPI´er er vigtige for dig?
  • Hvordan måler du om målsætninger og KPI´er indfries? Og hvordan skal der følges op herpå?
  • Hvilke skridt skal du tage for at komme i mål med implementeringen af BI og hvornår?

Derudover er et godt råd at udpege relevante (nøgle-)personer, som skal bruge BI løsningen, og involvere dem i projektet fra start og gennem hele processen.

Efter

Med en god strategi og et roadmap for udrulning af BI projektet er fundamentet lagt for det fremadrettede udbytte af BI efter den tekniske implementering. Herefter kommer den mindst lige så vigtige del, der vedrører ibrugtagning, forankring og udvikling.

Selv den mest avancerede og komplette BI løsning vil være uden værdi, hvis det ikke bliver forankret og brugt i organisationen.

Erfaring viser, at forankring (user adoption) ofte er én af de største udfordringer i BI projekter – og desværre ofte en årsag til at projektet fejler eller ikke indfrier forventningerne. Derfor bør denne del ikke undervurderes.

Forankring kan sikres gennem introduktionskurser, workshops, evalueringer samt opfølgning og videreudvikling. I den proces kan det være en fordel at vende tilbage til de oprindelige målsætninger og grundlaget for BI projektet, og minde brugerne og dig selv om, hvilke problemer der skulle løses med BI.

Et BI-projekt er som indledningsvis nævnt en dynamisk størrelse, der ikke har nogen udløbstid. Det er i princippet en iterativ proces, hvortil der hører de gængse stadier ofte beskrevet som: Learn – Iterate – Do.

Med andre ord er BI ikke blot noget du køber, trykker på en knap og så er alt godt. Se BI som en langsigtet investering og en dynamisk proces, som du løbende udvikler, retter til og forfiner, således at BI altid følger med din forretning. Fra start er det derfor også vigtigt med en erkendelse af, at du ned ad vejen vil opleve behov for ændringer, således at du er stand til at sikre det optimale forretningsudbytte.

Med den erkendelse og tilgang kan du forhindre, at udviklingen og BI projektet stagnerer.

Do’s and don’ts

Selv om det er nemt at komme i gang med Business Intelligence, er der flere ting, der påvirker udbyttet og din succes med BI. Herunder er et par generelle regler for, hvordan man bør/ikke bør gribe BI projektet an.

Do’s

  • Identificér og definér dit rapporteringsbehov. Hvad ønsker du at opnå?
  • Kortlæg en proces for implementering og udrulning i virksomheden.
  • Inkludér og forbered slutbrugerne.
  • Udpeg en “rapport-ejer”. Hvem skal være ansvarlig for indholdet?
  • Brug værktøjet.

Don’ts

  • Gør som du plejer. Væk med Excel-ark, der lever rundt omkring på lokale pc´ere.
  • Kortlæg en proces for implementering og udrulning i virksomheden.
  • Rapporter fyldt til bristepunktet med tal og grafer. Det bliver rodet, uoverskueligt og budskabet går tabt. Less is more.
  • Gemme fornuftig og kritisk sans væk. Stil altid spørgsmål til dine data.

Se mere

Hvis du har lyst til at se Abakions BI-løsning til advokatvirksomheder, kan du se mere på vores website. Vi har lavet en BI-løsning specifikt målrettet til advokater, som virker ud af boksen og kan tages i brug med det samme. Datastrukturering samt udvikling af rapporter og visualiseringer er klargjort, og du kan dykke direkte ned i tallene og åbne for nye indsigter i din forretning.

Vores BI-løsning dækker såvel finans- som sagsrapportering. Udover et antal standardrapporter får I også en komplet datamodel til rådighed, så I selv kan opstille rapporter og analyser.

Abakions Blog om IT til Advokater