Hvordan skal advokaternes IT se ud i fremtiden?

Hvordan skal advokaternes IT se ud i fremtiden?

Abakion inviterede en række af Danmarks største advokathuse til et IT-inspirationsmøde for at få indsigt i, hvilke ambitioner advokaterne har for deres IT – både i dag og i fremtiden.

De fremmødte advokathuse går forrest i den teknologiske udvikling, og de har meget konkrete krav og udfordringer på IT-fronten, især inden for tidsregistrering, fakturering og rapportering. Dem kan du læse om her.

Flere af de store advokathuse var mødt op for at deltage i snakken til dagens møde, som fandt sted i Vibenshuset i København.

Blandt de fremmødte advokathuse var Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner, m.fl.

Temaet for dagen stod i fremtidens tegn og tog udgangspunkt i dokumentdeling, internt og eksternt samt fakturacontrolling og om der kan sættes yderligere strøm til de komplicerede processer, for både tidsregistrering, fakturering og rapportering.

Emner, som vi erfarer fylder meget i hverdagen for advokathusene.

Mødet blev skudt i gang med repræsentanter fra Microsoft som kom af to årsager. Dels for at præsentere forbedringerne i Dynamics 365 april release, dels for at høre hvilke udfordringer advokatbranchen står over for, med henblik på at kunne tage disse med i betragtning.

Går mod en klientdikteret rapportering

Repræsentanterne fra de respektive advokathuse fik ordet, og en af de ting der var konsensus om, er at faktureringsprocessen stadig fylder meget. Også i de virksomheder, der allerede har automatiseret processen.

Der er stadig for meget manuelt arbejde forbundet med fakturering. Og det på trods af, at de store advokathuse er fulgt med den teknologiske udvikling og har fået sat strøm til processen for længst.

Alle de særlige krav der kan følge med en klientaftale kan som regel ikke understøttes af systemerne, fordi de ikke rummer den nødvendige agilitet.

Flere advokater oplever nemlig, at der bliver stillet flere og flere krav fra klienterne til fakturering og rapportering, herunder pris- og rabatstrukturer samt forskellige former for trapperabatter. Alle sammen krav, som kan være tunge at håndtere systemmæssigt.

Udfordringen opstår således, fordi disse ofte må håndteres manuelt.

Af samme årsag er en af de ting, der bliver efterspurgt fra advokathusene, et mere dynamisk system med større fleksibilitet og mulighed for løbende at kunne rette i og tilpasse tidsposter, specifikationer og andet.

En årsag hertil er bl.a., at der ikke længere uden videre kan laves en standard for, hvordan en faktura skal se ud.

Det efterlader juristerne med et behov for agile systemer, hvis de skal kunne automatisere deres faktureringsproces, samtidig med, at de skal imødekomme klienternes IT-systemer og deres krav til rapportering. At der således ikke kun kan anvendes én systemmæssig metode, var der overvejende enighed om.

Flere forskellige metoder må anvendes for at kunne leve op til alle de mange forskellige klientkrav.

Således kan man som organisation godt have et ønske om effektivisere ved at standardisere sine processer og få indarbejdet et bedst muligt flow og ensartethed ind i systemet. Men så længe man skal imødekomme klienternes modtagersystemer må juristernes systemer kunne rumme hele paletten.

Konkurrenceparameteret for ethvert advokathus ligger trods alt bl.a. i at kunne levere en samlet pakke til klienten.

Fejl og forskelligheder i tidsregistreringer

Akilleshælen for jurister opstår ofte i forbindelse med tidsregistrering. Det blev klart på dagens møde.

Tidsregistrering skal være nemt og hurtigt. Men det skal også være korrekt og omhyggeligt, hvis det ikke skal kræve efterbehandling.

I en presset hverdag, hvor tingene ofte går stærkt bliver der lavet fejlregistreringer og poster, der giver mening for dem, der har lavet dem. Men det giver ikke altid mening for andre, hverken internt eller eksternt.

Det er et problem.

Det koster for meget tid i den anden ende, når posterne skal anvendes til fakturering og rapportering.

Det er ineffektivt – og en adfærdsmæssig udfordring som må tages med i betragtning.

Det stiller krav til arbejdsgange, som hjælper advokaterne med at finde fejlregistreringer så tidligt i processen som muligt. Fordi, hvis tidsregistreringen er rigtig, og det i øvrigt lever op til klienternes krav, kan advokaterne koncentrere sig om det juridiske arbejde – som både er det de helst vil og det, de er bedst til.

Derfor er det vigtigt, at alle er klar over problematikken.

Men den kvalitative vurdering af, hvornår en sag er afregningsmoden eller ej handler ikke blot om at indføre nogle arbejdsgange internt i organisationen. Det handler også om at komme derhen, hvor man kan bygge screeningsprocessen ind i systemet således at man minimerer tidsspild ved afregning.

Digital-pædagogisk værktøjskasse, tak

På nuværende tidspunkt handler det derfor både om processer og systemer, der kun delvis understøtter den ønskede adfærd.

Måden hvorpå vi tænker tidsregistrering i dag må således udfordres.

Det handler også om at give medarbejderne mulighed for nemt at komme af med den information, de sidder med, når de sidder med den, og den er tilgængelig og kan skabe værdi i den videre proces. Derfor blev der også udtrykt et ønske om et digitalt flow, som kan skubbe processen videre fremfor at stoppe den.

Eksempler på disse informationer kan være, hvem der er den korrekte fakturamodtager? Hvornår skal kunden faktureres? Hvilken rabat skal der gives ? Hvornår er budgettet ved at blive overskredet?

Et system som kan drive et sådan fakturaflow, står højt på advokathusenes ønskeliste så efterbehandlingen bliver så effektiv som mulig.

Spørgsmålet er således, om det er sandsynligt at nå frem til en automatiseret faktureringsproces?

Det var der overvejende enighed om blandt advokathusene, at det er det. Men det kræver at vi tænker ud af boksen og tager det adfærdsmæssige aspekt med i betragtning.

Fremtidens advokatløsning

For at understøtte den bedst mulige faktureringsproces må tidsregistrering, fakturering og rapportering tænkes som en samlet rejse.

Men der er på nuværende tidspunkt for mange forstyrrende faktorer som hindrer effektiviteten i det ønskede flow.

Nogle advokathuse er gået i gang med at automatisere processen så vidt muligt – men der er stadig plads til forbedring. Effektiviteten omring faktureringsprocessen hænger nemlig sammen med behovet for at kunne imødekomme klientkravene, samtidig med, at man har nogle systemer som understøtter det ønskede fakturerings-flow.

Hvorvidt machine learning, kognitive services og AI i fremtiden kan gå ind og imødekomme advokathusenes behov, baseret på de aktiviteter juristerne har, må fremtiden vise.

I mellemtiden har du mulighed for at gå ind og læse om Abakions Navokat løsning, som er bygget til advokatvirksomheder, baseret på den nyeste version af Microsoft Dynamics og SharePoint.

Abakions Blog om IT til Advokater