Bedre likviditet i Advokatfirmaet

Hvordan forbedrer Advokatfirmaet sin likviditet? Det er egentlig ganske simpelt … der skal faktureres hyppigt, og så skal kunderne betale til tiden.

I praksis er det dog ikke så simpelt. Der er rigtig mange tiltag, du kan tage for at optimere likviditeten, og langt de fleste Advokatfirmaer udnytter ikke eller kun i begrænset omfang de muligheder.

Af Lars Houmann, CTO, Abakion

Lad os se på, i hvor høj grad optimering af likviditet afhænger af din selvdisciplin som advokat og firmaets procedurer, eller om et IT-system kan understøtte processen. Okay, vi kan lige så godt afsløre, at et IT-system kan understøtte mere, end du måske tror.

Vi synes, du bør overveje, om dine IT-systemer støtter dig nok i at forbedre firmaets likviditet. Lad os se på mulighederne, så du kan overveje, hvilke krav du vil stille til dine IT-løsninger fremover.

2 basale (afgørende) spørgsmål for likviditeten

Nu begynder vi med det mest basale spørgsmål: Hvor ofte fakturerer I?

Vi oplever, at når Advokatfirmaer fakturerer ”hyppigt”, så er det højst en gang om måneden, vi taler om. Men vi har også mødt mange Advokatfirmaer, der fakturerer sjældnere end det.

Det er oplagt, at det har stor indflydelse på likviditeten, og det lyder basalt, men det er den nemmeste forbedring i rigtig mange firmaer.

Vi vender lige straks tilbage til, hvordan du kan begynde at fakturere hyppigere.

Der er nemlig et andet basalt spørgsmål, der presser sig på: Har du fået alt med på fakturaen?

Hvis du glemmer nogle timer eller udlæg, går der længere tid, før du får penge fra kunden. Og udlæg gør ekstra ondt på likviditeten. Det er jo ikke bare udlæg til p-billetter. Det kan være en rets- eller stempelafgift, og så kan du have mange penge til gode, som mangler i din likviditetsbeholdning, indtil du sidst på måneden fakturerer din kunde … medmindre du glemmer udlægget på fakturaen, og der går en måned mere.

IT skal gøre arbejdsgange nemmere, ikke sværere

Nu skal vi i gang med at tale om, hvordan IT kan hjælpe med disse basale spørgsmål.

Du har brug for en fast arbejdsgang, så kvaliteten af din fakturering ikke er baseret på selvdisciplin og god hukommelse – og det med faste arbejdsgange er netop styrken ved et IT-system.

I første omgang skal du træffe en beslutning om, hvad du vil. Hvor hyppigt vil du gerne danne fakturaer? Hvor ofte vil du gerne fakturere salærer og udlæg? Hvis du er ambitiøs i dine svar, så kan IT sagtens klare det. Når først det er sat op med de ønskede kriterier, er dit IT-system klar til at understøtte dine processer, så det bliver nemt og enkelt at fakturere ofte.

Den månedlige fakturering trækker tænder ud på mange advokatkontorer. Der er også nogen, der fakturerer ad-hoc eller når en sag er afsluttet, og det kan også være tidskrævende. Men IT kan hjælpe med at tilrettelægge en arbejdsgang, som er mindre belastende.

Forestil dig, at du en gang om ugen får en liste over de sager, hvor der er registreret mere end 10 timer eller store udlæg, og så kan du fakturere kunderne løbende med udgangspunkt i disse lister. Det bliver en lettere opgave, for du skal kun overskue én uge bagud, og systemet samler datagrundlaget for dig.

Du får færre spørgsmål til fakturaerne fra kunderne, fordi de stadig kan huske, hvad du udførte for dem i sidste uge, og du kan ofte få betaling hurtigere, fordi det er nemmere at få hurtig betaling for mange små fakturaer end én stor. Du skal altså bruge mindre tid på at svare på afklarende spørgsmål om den forbrugte tid, og mindre tid på fakturering.

IT skal gøre arbejdet for dig

IT-systemets opgave er at samle datagrundlaget og præsentere det, så det er nemt for dig at træffe beslutninger. Og så skal IT-systemet sørge for, at processen kører nådesløst uge efter uge.

Og IT-systemet kan huske dig på at afslutte tidsregistrering og indtaste bilag. Lad os bare være ærlige – den slags registreringsarbejde er ikke det sjoveste i verden – heller ikke selv om det er vigtigt for likviditeten.

Derfor er næste spørgsmål: Hvordan kan IT hjælpe dig med at udføre registreringerne nemmere?

Registrering af udlæg kan gøres nemt

Får du registreret al din tid på de rigtige sager samme dag og får du det hele med? Eller venter du nogle dage? Og kan du så huske, præcis hvad du lavede i et kvarter på en bestemt sag i onsdags?

IT-systemet kan kun hjælpe dig med fakturering, hvis du sørger for, der er data at arbejde med. Hvis du er langsom med din tidsregistrering, kommer fakturaerne også senere af sted og er i værste fald mangelfulde.

Det smarteste er naturligvis, hvis systemet selv kan snuppe de oplysninger, der er brug for, som en del af din arbejdsgang. Når du fx sender et dokument til din kunde, så noterer du i samme arbejdsgang i Outlook, hvilken sag og hvor mange timer, der skal registreres. Pointen er, at du ikke skal vende tilbage til at registrere timer senere.

Sammenhæng med økonomisystem er vigtigt

Der findes mange smarte løsninger til nem registrering af dit tidsforbrug. Men du skal være opmærksom på, at det kun er smart, hvis tiden automatisk kommer ind i dit økonomisystem, så der kan dannes fakturaer på baggrund af tidsregistreringerne. Det hjælper ikke, at tidsregistreringen er nem i første omgang, hvis det giver ekstra arbejde, når der skal dannes fakturaer, fordi der ikke er sammenhæng til faktureringsprocessen. Eller fordi man skal holde øje med tiden i et andet system.

Ligeledes er det vigtigt, at udlæg i sager og for klienter er registreret i samme system, som senere anvendes til at danne fakturaer. Igen hjælper det ikke, at det er nemt at få refunderet udlæg, men at man skal huske at registrere disse på sagen efterfølgende. Det giver dobbelt arbejde enten for den, der har haft udlægget eller for en bogholder, der får bilag ind og skal sørge for, de bliver registreret i økonomisystemet, før der kan foretages fakturering. Hvis altså man husker at få alle udlæg registreret på sagerne, så de kan faktureres videre til kunderne, mens de også kan huske, at der var et udlæg.

Dit IT-system bør altså hjælpe med effektivisering i alle led fra du udfører en opgave, til du registrerer tid eller udlæg, til systemet hjælper dig med nemt og hurtigt at danne en korrekt faktura, hvor du kan stole på, at alt er medtaget.

Få kunderne til at betale rettidigt

Du skal også sørge for, at kunderne betaler til tiden. Det koster på likviditeten, hvis kunderne uden konsekvens kan betale for sent, og måske endda uden nogen egentlig lægger mærke til det.

Her kommer IT igen ind i billedet og kan hjælpe. Dit IT-system registrerer, hvilke kunder der foretager betalinger og matche betalingerne til dine fakturaer. Med det grundlag kan systemet hurtigt give dig overblik over, hvilke fakturaer der ikke bliver betalt til tiden, så du kan reagere på det.

Systemet skal også have en rykkerprocedure, som kan iværksættes automatisk. Kunderne skal vide, at du har styr på, om de betaler til tiden.

Det er ret basalt, men dit IT-system kan faktisk være endnu mere proaktivt.

Systemet kan give dig overblik over, hvilke kunder der betaler til tiden, eller måske før tiden, og hvilke der typisk betaler for sent. Du får mulighed for at følge proaktivt op på de notorisk langsomme betalere. Du kan også vælge at variere betalingsfrister, faktureringsgrænser eller rykkerprocedurer efter hvor god den enkelte kunde er til at betale til tiden.

Med kunstig intelligens kan IT-systemer i dag endda forudsige hvilke kunder, der i fremtiden ikke vil betale til tiden. Systemerne kan altså genkende mønstrene på en langsom betaler med en imponerende sikkerhed.

Nænsomme rykkerprocedurer

Rykkerprocedurer kan ofte være lidt af et tabuemne i advokatbranchen. Man vil gerne beholde det gode forhold til klienterne og undgå dårlig stemning. Hvor meget ønsker man at sætte tommelskruerne på sine kunder, når de ikke betaler til tiden?

Vores første forslag er derfor, at du kan udsende rykkere med bogholderen som afsender. Så kan den ansigtsløse bogholder være skrap overfor kunderne, samtidig med at du kan bevare den positive relation. Du kan som nævnt også vælge kun at sender rykkere til de kunder, som har overskredet betalingsbetingelserne flere gange. Det skal IT-systemet også gerne kunne hjælpe dig med.

Det er de færreste advokatfirmaer, der tilskriver renter eller rykkergebyrer. Nogle skriver det i betingelserne, men regner reelt ikke med at håndhæve det i praksis. Men skulle du ønske det, skal IT-systemet naturligvis kunne hjælpe dig, også med bare at skrive det på fakturaen uden at opkræve det i praksis.

Når vi taler om rykkerprocedurer, er det også vigtigt, at det kan registreres i IT-systemet, hvis kunden har gjort indsigelser mod en faktura. Det er vigtigt, der ikke sendes rykkere, hvis du er i dialog med kunden om detaljerne i en faktura, så det skal systemet selvfølgelig have styr på.

Er du på vej til bedre likviditet nu?

Så kan du overveje, om dit IT-system kan give dig bedre overblik og viden at handle ud fra. Hvad med et cockpit, der viser aktive sager, hvad der er klar til fakturering på den enkelte sag, hvem der er ansvarlig på sagen, og hvilke timer og udlæg der er registreret. Eller måske et godkendelses-workflow for fakturering. Vi har mange gode ideer til, hvordan dit IT-system kan understøtte din hverdag.

Men lad os begynde med at øge hastigheden på din faktureringsproces, og sørge for, at fakturaerne altid er komplette, og at dine kunder betaler til tiden. Så er du godt på vej til en bedre likviditet.