Advokaternes 9 krav til dokumentstyring

Det er hverdagen for mange advokater, at de sender Word-dokumenter frem og tilbage via emails. Det er her vi begynder historien – og så tilføjer vi flere og flere krav til dokumentstyringen.

Versionering som første krav

Klienten er ved at indgå en aftale med en samarbejdspartner, og nu sender han kontraktudkastet til sin advokat til gennemsyn. Det er typisk et Word-dokument, og så slår advokaten ’track changes’ til og skriver rettelser og kommentarer ind i dokumentet.

For at undgå at ødelægge udgangspunktet, så vil vi gerne versionere dokumentet.

Med versionering kan man både se udgangspunktet og rettelserne. Og så vil vi gerne kunne spore alle versioner hele vejen gennem processen. Versionering er typisk det første krav, der melder sig, når vi snakker om dokumentstyring.

Vi skal gerne kunne se, hvilken version af dokumentet, der er den gældende, og hvem der ejer dokumentet lige nu.

Klassisk fil-udveksling

Så vedhæfter vi dokumentet til en email og sender det retur til klienten – og på den måde kan dokumentet ryge frem og tilbage mange gange.

Det er klassisk fil-udveksling. Hvis man ikke har noget system til dokumentstyring, så er dette det eneste man kan. De fleste advokater synes, at denne metode er ret besværlig, men man må jo leve med det, hvis man ikke har mulighed for andet.

Der er mange fejlkilder.

Hvis vi har sendt en ny version til modparten, men vi lige har glemt nogle rettelser, så tilføjer vi dem dagen efter og sender en ny version af sted… men i mellemtiden retter modparten i den døde kopi, og så har vi pludselig forskellige versioner med forskellige rettelser. Det er et klassisk problem.

Styring af versioner er en stor udfordring.

Struktureret versionsstyring

Det bringer os frem til at ønske os en mere struktureret versionsstyring, og det kræver et system til dokumentstyring.

Nu ligger Word-dokumentet ikke bare i en mappe på et netværksdrev, men i et dokumentstyrings-system – og inden vi går i gang med at rette i dokumentet, så opretter vi en ny version af det i dokumentstyrings-systemet, og så holder systemet styr på versionerne.

Ja, det kunne vi også have gjort manuelt ved at trykke ’gem som’ i Word og kalde filen ’Kontrakt-version12.docx’ – men et system er meget bedre til at styre det uden at lave fejl.

Systemet sikrer, at dokumentet er gemt det rigtige sted, og at man kan se på dokumentet, at der findes forskellige versioner, og man kan rulle frem og tilbage mellem versionerne.

Når det kun er kolleger internt i organisationen, som har adgang til systemet, så skal modparten stadig have tilsendt dokumenter lige som før. Så vi har stadig den grundlæggende udfordring med, at personer uden for vores netværk, som ikke har adgang til dokumentsystemet, risikerer at rette i en død kopi, fordi de ikke kan se, at der findes en nyere version.

Den udfordring løser vi med det næste krav til dokumentstyrings-systemet: Direkte adgang for eksterne parter.

Klientportal

Mange dokumentstyringssystemer kan give direkte adgang til dokumenter for eksterne parter. De fleste kalder det en klientportal.

En klientportal giver eksterne parter adgang til at læse og rette dokumenter. De kan oprette nye versioner, de kan se hvem der har gang i at ændre dokumentet lige nu, og de kan rette direkte i det.

Klientportalen giver et fælles samlingspunkt for dokumentet, og vi skal ikke længere sende filer frem og tilbage. Vi risikerer ikke længere at sende en fil til en forkert modtager. Det løser i det hele taget rigtig mange praktiske udfordringer.

Der er kun ét kritisk punkt, hvor vi kan begå fejl, og det er tidspunktet, hvor vi tilføjer de personer, der skal have adgang til sagens akter i klientportalen.

Simultanredigering

Nu er vi kommet til et niveau, som rigtig mange advokatfirmaer vil være tilfredse med – men hvis man er mange personer, der skal arbejde på samme dokument, så har man brug for lidt mere.

Der er nogle systemer, der tillader simultanredigering i dokumenter. Så kan flere parter læse og rette i det samme dokument på samme tidspunkt. Det kan være, at du er igennem halvdelen af dine rettelser i dokumentet – og mens du arbejder på den anden halvdel, så kan en anden part begynde at forholde sig til de første sider.

Simultanredigering er rigtig smart – men man skal være skarp på, hvordan man samarbejder. Alle indtastninger er synlige for alle i det øjeblik, de er skrevet.

Nogle gange vil man gerne skrive interne kommentarer i dokumentet, eller have andre interne til at gennemse, før dokumentet frigives til en ekstern part, og der skal man være opmærksom på, at med simultanredigering er alt som udgangspunkt synligt med det samme.

Simultanredigering er især smart på store kontrakter, hvor flere interne personer kan arbejde på samme dokument samtidig. Så kan en sekretær  begynde at lave bilag og indholdsfortegnelse, samtidig med at jurister skriver selve indholdet. Hvis der er en hård deadline, så er simultanredigering uundværligt.

Arbejd offline

Et dokumentsystem kræver som udgangspunkt, at man er online for at kunne arbejde med dokumenter. Men nogle advokater har behov for at arbejde på dokumenter, lige når de har lyst – også når de er offline.

Mange systemer tilbyder, at man kan tjekke et dokument ud af systemet og tage det med sig offline.

Så holder systemet styr på, at andre ikke redigerer, mens man har dokumentet offline. Så kan man tage dokumentet med i sommerhuset i weekenden og tjekke det ind, når man kommer tilbage på kontoret mandag. Men i mellemtiden er det låst for andre.

Online overalt

Omvendt, så vil nogle også gerne være online overalt.

Hvis man står ude hos en kunde og mangler et konkret dokument, så er det smart, hvis man via dokumentstyringssystemet kan finde alle dokumenter i systemet. Nogle systemer giver adgang til dokumenter på tablets og mobiltelefoner, så man har adgang, uanset hvor man befinder sig.

Paradigmesamling

Nu har vi talt meget om at producere dokumenter. I den forbindelse har de fleste en paradigmesamling.

Advokater producerer ofte dokumenter, der ligner noget man har lavet før, og derfor er det rigtig smart at have en samling af dokumentskabeloner til forskellige former for sagsbehandling, altså en paradigmesamling.

Dokumentsystemerne kan som regel ikke styre paradigmesamlingen, sådan som advokater skal bruge dem, men det hjælper dog, hvis systemet kan arbejde med skabeloner for dokumenter.

Fritekstsøgning og emneord

En ting er, at dokumentsystemet skal understøtte skabeloner. En anden ting er, at når du har taget udgangspunkt i en skabelon og tilrettet den til en specifik kunde, så sker der sikkert det, at du et år senere får en lignende sag og tænker: “Hvad var det lige vi gjorde sidste gang?” Og så er det ret værdifuldt at kunne fremsøge tidligere dokumenter på en effektiv måde.

Der er fritekstsøgning ret vigtigt. Hvis dokumenterne ligger på en filserver, så er søgninger meget omfattende, men mange dokumentstyringssystemer gør det nemmere. Der kan man også berige dokumenter med metadata.

Hvis du registrerer alle relevante emneord på dine dokumenter, så bliver det meget nemmere at fremsøge de rette dokumenter senere.

Indbygget tekstredigeringsprogram

Når man indfører et system til dokumentstyring, så er man også nødt til at overveje følgende:
Kan modparten overhovedet læse og redigere dokumentet?

Det kræver som udgangspunkt, at modparten har adgang til det tekstredigeringsprogram, som dokumentet er produceret i. Hvis vi bruger Word, hvad gør vi så, hvis vi skal arbejde med nogen, der ikke har Word? Det er ret irriterende, hvis Word-dokumentet kommer retur fra en, som har redigeret det i OpenOffice, og alt pludselig ser mærkeligt ud.

Løsningen er, at nogle dokumentstyringssystemer har redigeringsværktøjet indbygget. Hvis man fx bruger SharePoint som dokumentstyringssystem, så indeholder det også Word i klientportalen, så modparten ikke selv behøver at have Word installeret for at kunne læse og redigere.

Det er især smart for advokater, som har privatkunder, der måske ikke alle kan forventes at have adgang til Word.

Vil du høre mere?

Det var 9 gode krav til advokatens dokumentstyringsløsning. Det handler grundlæggende om at kunne udveksle og redigere dokumenter nemt. For at forhindre, at ens medarbejdere selv er kreative med Dropbox eller Google Drive, så er det godt at tilbyde en god dokumentstyringsløsning.

Nu er du forhåbentlig blevet inspireret til at vurdere, hvilket ambitionsniveau dit advokatfirma bør have for dokumentstyring. Og hvilke krav du bør stille.

Hvis du har lyst til at høre, hvordan vi i Abakion løser dokumentstyring med SharePoint til Abakion Legal, så ring til os på 70 23 23 17 eller skriv til min kollega Tom de la Cour på [email protected].