Hvilke roller i advokatfirmaet kan få glæde af Business Intelligence? Partnere, advokater, jurister, økonomichefer, controllere … de har alle forskellige behov for indsigt og overblik. Vi fortæller her om de mest gængse behov i advokatbranchen.

Du er allerede i gang med BI

Hvis du anvender et sagsbehandlings- og økonomistyrings-system (som fx Navokat, Capto, Unik, Advopro osv.), så har du allerede en masse data, der kan omsættes til indsigt og effektiv rapportering, der gør dig i stand til at træffe informerede beslutninger og følge op på mål og performance.

Du er med andre ord allerede godt på vej til at kunne indfri datapotentialet i din advokatvirksomhed, og heldigvis er det nu blevet nemmere end tidligere at samle, strukturere og analysere data og skabe indsigt.

I takt med at advokatfirmaer har et stigende ønske om forretningsindsigt og behov for rapportering og analyse, så er antallet af BI-værktøjer blevet mange. Det betyder også, at det, der tidligere var forbeholdt de få, og som var omkostningstungt og krævede særlige kompetencer inden for udvikling og dataanalyse, nu er blevet mere tilgængeligt.

Hvilket værktøj, der er det rette for dig, afhænger af de konkrete behov – og budget.

Hvilken funktionalitet har du behov for?

Hvilke typer af data ønsker du at dykke ned i, og hvor kommer de fra? Hvem skal bruge værktøjet, og hvordan skal du og dine kolleger kunne tilgå og dele indsigt? Hvilke krav har du til brugerflade og features?

Dette er blot et par af de spørgsmål, som du bør stille dig selv i forbindelse med valg af business intelligence-værktøj.

Efter valget af BI-værktøj kommer øvelsen med at samle og strukturere data samt opstille de rapporter og nøgletal (KPI´er), der er vigtige for din virksomhed. Det er individuelt fra virksomhed til virksomhed, hvad man ønsker at BI-løsningen skal hjælpe med, og det vil ligeledes variere afhængig af hvilken rolle, man har.

Når det gælder advokatvirksomheder, er der dog rapporter og nøgletal som er meget gængse for branchen.

Advokatvirksomhedens BI

I et advokatfirma med partnere, advokater, jurister, controllere, sekretærer mv. er der mange forskellige behov at imødekomme med en BI-løsning.

Partnere og advokater vil typisk have behov for at få overblik over den samlede forretning på tværs af sagsområder, klienter og medarbejdere og efterspørge rapporter og nøgletal vedrørende fakturerings- og debiteringsgrad, timeforbrug og produktion samt over- og underdækning på sager.

Juristen ønsker på sin side at kunne følge udviklingen i egne sager samt status på aftalte målsætninger vedrørende omsætning og fakturering.

Endelig vil økonomichefen og controlleren være mere interesseret i de finansielle tal relateret til indtægter og udgifter, budgetopfølgning samt opgørelse af måneds- og årsregnskab og diverse periodevis rapportering.

Ovenstående er blot et udpluk af de mest gængse behov, der måtte være til BI-løsningen i en advokatvirksomhed, og afhængig af kompleksiteten og rollerne i din advokatvirksomhed, kan der tænkes mange flere.

Kom videre med Business Intelligence

Hos Abakion har vi lavet adskillige Business Intelligence løsninger til advokatfirmaer. Vi har sørget for at udvikle komponenter som kan genbruges, så I ikke skal ud i et stort projekt, men samtidig får den BI-løsning, som passer til jeres behov.

Abakions BI-løsning til advokater dækker såvel finans-som sagsrapportering så I kan dykke direkte ned i tallene og åbne for nye indsigter i jeres forretning. Ud over et antal standardrapporter får I også en komplet datamodel til rådighed, så I selv kan opstille yderligere rapporter og analyser. Det kan du læse mere om her.

Er Business Intelligence noget for advokater?

70% af alle advokater siger, at Business Intelligence forbedrer forretningen. Men hvordan kan advokater egentlig bruge Business Intelligence til at optimere driften og øge profitabiliteten? Det ser vi på i denne artikel.

“Datadreven virksomhed” og “Business Intelligence” har endnu til gode at blive kåret som årets ord. Ikke desto mindre er deres popularitet steget markant de seneste år i takt med stigende mængder af data og øget fokus på anvendelse heraf.

Et vildt gæt vil være, at dit advokatfirma har investeret i et økonomi- og/eller sagsstyringssystem.

Dermed har du taget det første væsentlige skridt i retning mod at kunne omsætte posteringer og registreringer til viden om forretningen, der kan styrke beslutningsgrundlag og drift. Første skridt mod at blive en datadreven virksomhed.

Hvorfor skal vi bruge det?

At der med Business Intelligence, datadreven virksomhed m.fl. er tale om mere end blot moderigtige buzzwords understøttes af flere studier, der fremhæver potentialet ved anvendelse af data.

Som eksempel har OECD estimeret at datadreven innovation og forretningsudvikling kan lede til produktivitetsforbedringer på 5-10 pct (1). Det gælder på tværs af sektorer – således også for advokatvirksomheder.

I advokatvirksomhederne er jagten allerede gået ind på at indfri potentialet, bl.a. ved anvendelse af Business Intelligence.

Flere peger på BI som årsagen til fremgang

Ifølge en rundspørge til advokater fra 2018, hvor man bl.a. har spurgt ind til hvilke teknologiske løsninger, der har betydning for forretningen, peger 70 pct. på Business Intelligence – mod 49 pct. i 2017.

Ligeledes peger knap 47 pct. på Business Intelligence og dataanalyse som de værktøjer, der fremadrettet vil bidrage mest til at styrke forretningen. Til sammenligning peger 16 pct. på kunstig intelligens og machine learning, som de vigtigste værktøjer (2).

Med andre ord er Business Intelligence højt på dagsordenen i advokatvirksomhederne, og dette med god grund.

Hvilken værdi får du med dine data?

Dine data har værdi og udnyttelsen heraf vil skabe grundlaget for:

  • Øget indsigt i forretningen
  • Innovation
  • Bedre beslutninger

Herigennem åbnes muligheden for at høste flere gevinster. Isoleret set vil anvendelse af data kunne bidrage til at optimere drift, ressourceudnyttelse og profitabilitet, yde bedre rådgivning samt styrke klientrelationerne i din virksomhed. I et bredere perspektiv medvirker det til øget konkurrenceevne. Alt sammen noget, der kan måles på bundlinjen.

Så det korte svar på det oprindelige spørgsmål er: Ja, Business Intelligence (BI) er bestemt relevant i advokatbranchen.

Er Business Intelligence for alle?

Det betyder dog ikke, at man skal haste ud og hive det første og bedste BI-værktøj ned fra hylden, sætte det op og herefter blot læne sig tilbage og vente på, at den store åbenbaring rammer virksomheden.

Før du når dertil, bør du overveje, hvad du ønsker at opnå med BI. En BI løsning er en investering såvel økonomisk som organisatorisk, og udbyttet heraf bliver størst, såfremt der forinden er lavet en klar strategi og plan for BI.

Hvordan du kommer i gang, og hvad BI er i en advokatvirksomhed, vil vi kigge nærmere på i de næste blogindlæg.

Hvis du i mellemtiden har lyst til at læse om hvordan Abakion kan hjælpe med rapportering til advokatvirksomheder, kan du se mere på vores hjemmeside.

Vi har lavet adskillige Business Intelligence løsninger til advokatfirmaer. Vi har sørget for at udvikle komponenter som kan genbruges, så I ikke skal ud i et stort projekt, men samtidig får den BI-løsning, som passer til jeres behov.

En BI løsning kan dække såvel finans- som sagsrapportering, så I kan dykke direkte ned i tallene og åbne for nye indsigter i jeres forretning. Vi kan hjælpe med rapportbygning, og derudover vil I også få en komplet datamodel til rådighed, så I selv kan opstille yderligere rapporter og analyser.

BI stiller krav til organisationen i din advokatvirksomhed

Det kræver noget af din advokatvirksomhed, hvis du vil bruge Business Intelligence. Det er ikke kun teknik – det involverer i høj grad også organisationen. Jacob gennemgår her, hvilke forhold i før- og efter-scenarierne du skal have fokus på – og giver dig do’s and don’ts.

BI stiller krav til din organisation

En Business Intelligence (BI) løsning åbner mange muligheder for at få gavn af data og tilvejebringe forretningsindsigt, der kan medvirke til at tage bedre beslutninger, optimere processer samt skabe innovation. Hvor stort et udbytte, der kan høstes via BI, vil dog afhænge af, hvordan BI-løsningen implementeres og tages i brug.

BI er mere end blot den tekniske implementering af løsningen. Det kræver også noget af din organisation.

For at indfri potentialet og få fuld værdi af BI er det nødvendigt ikke bare at se værktøjet som en ny teknisk dims, men derimod et dynamisk og forretningsdrevet projekt, der udover noget teknik og data omfatter din organisation, medarbejdere og arbejdsgange – og som i princippet ikke har nogen udløbsdato.

Det forudsætter en struktureret tilgang og fastlæggelse af en klar strategi.

I hovedtræk kan processen inddeles i et før og efter selve den tekniske implementering af BI-løsningen. Herunder er en gennemgang af essentielle forhold, der kan have indflydelse på udbyttet af en BI-løsning.

Før

Lav en klar strategi og et roadmap for BI projektet. Prøv evt. at besvare følgende spørgsmål:

  • Hvad ønsker du at opnå med BI? Hvad er målet?
  • Hvordan spiller det sammen med din overordnede forretningsstrategi?
  • Hvem er interessenterne, dvs. hvem er projektejer og hvem er brugerne?
  • Hvordan sikres forankring af projektet ud i organisationen?
  • Hvilke informationer og data skal BI omfatte og hvorfor?
  • Hvilke nøgletal og KPI´er er vigtige for dig?
  • Hvordan måler du om målsætninger og KPI´er indfries? Og hvordan skal der følges op herpå?
  • Hvilke skridt skal du tage for at komme i mål med implementeringen af BI og hvornår?

Derudover er et godt råd at udpege relevante (nøgle-)personer, som skal bruge BI løsningen, og involvere dem i projektet fra start og gennem hele processen.

Efter

Med en god strategi og et roadmap for udrulning af BI projektet er fundamentet lagt for det fremadrettede udbytte af BI efter den tekniske implementering. Herefter kommer den mindst lige så vigtige del, der vedrører ibrugtagning, forankring og udvikling.

Selv den mest avancerede og komplette BI løsning vil være uden værdi, hvis det ikke bliver forankret og brugt i organisationen.

Erfaring viser, at forankring (user adoption) ofte er én af de største udfordringer i BI projekter – og desværre ofte en årsag til at projektet fejler eller ikke indfrier forventningerne. Derfor bør denne del ikke undervurderes.

Forankring kan sikres gennem introduktionskurser, workshops, evalueringer samt opfølgning og videreudvikling. I den proces kan det være en fordel at vende tilbage til de oprindelige målsætninger og grundlaget for BI projektet, og minde brugerne og dig selv om, hvilke problemer der skulle løses med BI.

Et BI-projekt er som indledningsvis nævnt en dynamisk størrelse, der ikke har nogen udløbstid. Det er i princippet en iterativ proces, hvortil der hører de gængse stadier ofte beskrevet som: Learn – Iterate – Do.

Med andre ord er BI ikke blot noget du køber, trykker på en knap og så er alt godt. Se BI som en langsigtet investering og en dynamisk proces, som du løbende udvikler, retter til og forfiner, således at BI altid følger med din forretning. Fra start er det derfor også vigtigt med en erkendelse af, at du ned ad vejen vil opleve behov for ændringer, således at du er stand til at sikre det optimale forretningsudbytte.

Med den erkendelse og tilgang kan du forhindre, at udviklingen og BI projektet stagnerer.

Do’s and don’ts

Selv om det er nemt at komme i gang med Business Intelligence, er der flere ting, der påvirker udbyttet og din succes med BI. Herunder er et par generelle regler for, hvordan man bør/ikke bør gribe BI projektet an.

Do’s

  • Identificér og definér dit rapporteringsbehov. Hvad ønsker du at opnå?
  • Kortlæg en proces for implementering og udrulning i virksomheden.
  • Inkludér og forbered slutbrugerne.
  • Udpeg en “rapport-ejer”. Hvem skal være ansvarlig for indholdet?
  • Brug værktøjet.

Don’ts

  • Gør som du plejer. Væk med Excel-ark, der lever rundt omkring på lokale pc’ere.
  • Rapporter fyldt til bristepunktet med tal og grafer. Det bliver rodet, uoverskueligt og budskabet går tabt. Less is more.
  • Gemme fornuftig og kritisk sans væk. Stil altid spørgsmål til dine data.

Kom videre med Business Intelligence

Hos Abakion har vi lavet adskillige Business Intelligence løsninger til advokatfirmaer. Vi har sørget for at udvikle komponenter som kan genbruges, så I ikke skal ud i et stort projekt, men samtidig får den BI-løsning, som passer til jeres behov.

En BI løsning kan dække såvel finans- som sagsrapportering, så I kan dykke direkte ned i tallene og åbne for nye indsigter i jeres forretning. Vi kan hjælpe med rapportbygning, og derudover vil I også få en komplet datamodel til rådighed, så I selv kan opstille yderligere rapporter og analyser. Det kan du læse mere om her.