Bedre likviditet i Advokatfirmaet

Hvordan forbedrer du likviditeten i advokat-firmaet? Det er egentlig ganske simpelt …

Der skal faktureres hyppigt, og så skal kunderne betale til tiden. I praksis er det dog ikke så simpelt.

Der er rigtig mange tiltag, du kan tage for at optimere likviditeten, og langt de fleste Advokatfirmaer udnytter ikke eller kun i begrænset omfang de muligheder.

To afgørende spørgsmål for likviditeten


Man kan argumentere for, at optimering af likviditeten afhænger af din selvdisciplin som advokat og firmaets
procedurer, men IT-systemet Abakion Legal kan understøtte processen mere, end du måske tror. Lad os se
på mulighederne, så du kan overveje, hvilke krav du vil stille til din advokatløsning fremover.

Hvor ofte fakturerer I?

Vi oplever, at når Advokatfirmaer fakturerer ”hyppigt”, så er det højst en gang om måneden, vi taler om. Men vi har også mødt mange Advokatfirmaer, der fakturerer sjældnere end det.

Det er oplagt, at det har stor indflydelse på likviditeten, og det lyder basalt, men det er den nemmeste forbedring i rigtig mange firmaer.

Vi vender lige straks tilbage til, hvordan du kan begynde at fakturere hyppigere. Der er nemlig et andet basalt spørgsmål, der presser sig på:

Har du fået alt på fakturaen?

Hvis du glemmer nogle timer eller udlæg, går der længere tid, før du får penge fra kunden. Og udlæg gør ekstra ondt på likviditeten. Det er jo ikke bare udlæg til p-billetter.

Det kan være en rets- eller stempelafgift, og så kan du have mange penge til gode, som mangler i din likviditetsbeholdning, indtil du sidst på måneden fakturerer din kunde … medmindre du glemmer udlægget på fakturaen, og der går en måned mere.

IT skal gøre arbejdsgange nemmere, ikke sværere

Nu skal vi se på, hvordan Abakion Legal kan hjælpe med disse basale spørgsmål.

Du har brug for en fast arbejdsgang, så kvaliteten af din fakturering ikke er baseret på selvdisciplin og god hukommelse – og det med faste arbejdsgange er netop styrken ved et godt IT-system.

I første omgang skal du træffe en beslutning om, hvad du vil.

Hvor hyppigt vil du gerne danne fakturaer?
Hvor ofte vil du gerne fakturere salærer og udlæg?


Hvis du er ambitiøs i dine svar, så kan IT-systemet sagtens klare det. Når først det er sat op med de ønskede kriterier, er dit system klar til at understøtte dine processer, så det bliver nemt og enkelt at fakturere ofte.

Sådan gør Abakion Legal dine arbejdsgange lettere

Den månedlige fakturering trækker tænder ud på mange advokatkontorer.
Der er også nogen, der fakturerer ad-hoc eller når en sag er afsluttet, og det
kan også være tidskrævende. Men Abakion Legal kan hjælpe med at tilrettelægge
en arbejdsgang, som er mindre belastende.

Autogeneret
faktureringsliste

Forestil dig, at du en gang om ugen får en liste over de sager, hvor der er registreret mere end 10 timer eller store udlæg, og så kan du fakturere kunderne løbende med udgangspunkt i disse lister.

Færre spørgsmål
og hurtig betaling

Du får færre spørgsmål til fakturaerne fra kunderne, fordi de stadig kan huske, hvad du udførte for dem i sidste uge, og du kan ofte få betaling hurtigere, fordi det er nemmere at få hurtig betaling for mange små fakturaer end én stor.

Mindre tid på
fakturering

Det bliver en lettere opgave, for du skal kun overskue én uge bagud, og systemet samler datagrundlaget for dig. Du skal altså bruge mindre tid på at svare på afklarende spørgsmål om den forbrugte tid, og mindre tid på fakturering.

IT skal gøre arbejdet for dig

IT-systemets opgave er at samle datagrundlaget og præsentere det, så det er nem for dig at træffe beslutninger. Og så skal IT-systemet sørge for, at processen kører utrætteligt uge efter uge.

Og IT-systemet kan huske dig på at afslutte tidsregistrering og indtaste bilag. Lad os bare være ærlige – den slags registreringsarbejde er ikke det sjoveste i verden – heller ikke selv om det er vigtigt for likviditeten. Derfor er næste spørgsmål:

Hvordan kan IT hjælpe dig med at udføre registreringerne nemmere?

Sådan gør du registrering af udlæg nemt

Får du registreret al din tid på de rigtige sager samme dag og får du det hele med? Eller venter du nogle dage? Og kan du så huske, præcis hvad du lavede i et kvarter på en bestemt sag i onsdags?

IT-systemet kan kun hjælpe dig med fakturering, hvis du sørger for, der er data at arbejde med. Hvis du er langsom med din tidsregistrering, kommer fakturaerne også senere af sted og er i værste fald mangelfulde.

Få kunderne til at betale rettidigt

Det smarteste er naturligvis, hvis du lader Abakion Legal selv snuppe de oplysninger, der er brug for, som en del af din arbejdsgang.

Når du fx sender et dokument til din kunde, så noterer du i samme arbejdsgang i Outlook, hvilken sag og hvor mange timer, der skal registreres. Pointen er, at du ikke skal vende tilbage til at registrere timer senere.

Du skal også sørge for, at kunderne betaler til tiden. Det koster på likviditeten, hvis kunderne uden konsekvens kan betale for sent, og måske endda uden nogen egentlig lægger mærke til det. Her kommer dit advokatsystem igen ind i billedet og kan hjælpe.

Abakion Legal registrerer, hvilke kunder der foretager betalinger og matcher betalingerne til dine fakturaer. Med det grundlag kan systemet hurtigt give dig overblik over, hvilke fakturaer der ikke bliver betalt til tiden, så du kan reagere på det.

Systemet skal også have en rykkerprocedure, som kan iværksættes automatisk. Kunderne skal vide, at du har styr på, om de betaler til tiden. Det er ret basalt, men dit system kan faktisk være endnu mere proaktivt.

Systemet kan give dig overblik over, hvilke kunder der betaler til tiden, eller måske før tiden, og hvilke der typisk betaler for sent. Du får mulighed for at følge proaktivt op på de notorisk langsomme betalere.

Du kan også vælge at variere betalingsfrister, faktureringsgrænser eller rykkerprocedurer efter hvor god den enkelte kunde er til at betale til tiden.

Med kunstig intelligens kan Abakion Legal i dag endda forudsige hvilke kunder, der i fremtiden ikke vil betale til tiden. Systemet kan altså genkende mønstrene på en langsom betaler med en imponerende sikkerhed.

Nænsomme rykkerprocedurer

Rykkerprocedurer kan ofte være lidt af et tabuemne i advokatbranchen. Man vil gerne beholde det gode forhold til klienterne og undgå dårlig stemning. Hvor meget ønsker man at sætte tommelskruerne på sine kunder, når de ikke betaler til tiden?

Vores første forslag er derfor, at du kan udsende rykkere med bogholderen som afsender. Så kan den ansigtsløse bogholder være skrap overfor kunderne, samtidig med at du kan bevare den positive relation. Du kan som nævnt også vælge kun at sender rykkere til de kunder, som har overskredet betalingsbetingelserne flere gange. Det kan Abakion Legal også hjælpe dig med.

Det er de færreste advokatfirmaer, der tilskriver renter eller rykkergebyrer. Nogle skriver det i betingelserne, men regner reelt ikke med at håndhæve det i praksis. Men skulle du ønske det, kan Abakion Legal naturligvis hjælpe dig, også med bare at skrive det på fakturaen uden at opkræve det i praksis.

Når vi taler om rykkerprocedurer, er det også vigtigt, at det kan registreres i systemet, hvis kunden har gjort indsigelser mod en faktura. Det er vigtigt, der ikke sendes rykkere, hvis du er i dialog med kunden om detaljerne i en faktura, så det skal systemet selvfølgelig have styr på.

Er du på vej til bedre likviditet nu?

Nu kan du overveje, hvordan dit advokatsystem skal give dig bedre overblik og viden at handle ud fra. Hvad med et cockpit, der viser aktive sager, hvad der er klar til fakturering på den enkelte sag, hvem der er ansvarlig på sagen, og hvilke timer og udlæg der er registreret. Eller måske et godkendelses-workflow for fakturering. Vi har mange gode ideer til, hvordan din advokatløsning kan understøtte din hverdag.

Men lad os begynde med at Abakion Legal øger hastigheden på din faktureringsproces, og sørger for, at fakturaerne altid er komplette, og at dine kunder betaler til tiden. Så er du godt på vej til en bedre likviditet.

VIL DU VIDE MERE?


Stil et spørgsmål og få en
snak med Tom Dornonville
de la Cour om jeres behov.

Tlf. 29 40 96 58 | tdc@abakion.com