“I Abakion har vi 2 forskellige tilgange til IT projekter, du kan vælge mellem.
Vælg den, der passer bedst til din situation og dine behov.”
Anders Lindskov, Head of Projects, Abakion A/S
Læs Overlevelsesguiden til den nyudnævnte IT-projektleder
60 sider – og så er du klar til din nye rolle som IT-projektleder.
Hvem tager ansvaret?
Når du får Abakion til at levere et projekt til dig, så har vi 2 grundlæggende måder at gribe det an på. Du kan frit vælge. Men før vi kommer dertil, så skal vi tale om ansvar.
Vi vil gerne have, at ethvert projekt begynder med, at du definerer, hvilken gevinst du gerne vil opnå. Det er målsætningen for projektet.
Det arbejde, vi udfører undervejs i projektet, det har vi naturligvis selv ansvaret for at det er af god kvalitet. Men, det gode spørgsmål er: Hvem har ansvaret for, at projektet opnår den gevinst, du ønsker?
Tag ikke gevinster for givet
Du kan ikke regne med, at et godt stykke arbejde automatisk fører til den ønskede gevinst.
Det kan være, at der er intern modstand, eller der dukker nye behov op undervejs. Og hvem burde have afdækket det fra begyndelsen?
Hvis du beder mig om at grave et hul, så kan jeg vælge bare at grave et hul for dig, og så er det dig selv, der har ansvaret for at det er en god idé at grave et hul.
Hvis jeg i stedet stopper op og spørger: Hvad skal du egentlig bruge et hul til? … så er det mig, der tager ansvaret for, hvordan du opnår dit mål.
Det har naturligvis konsekvenser, hvad du vælger.
Hvem tager gevinst-ansvaret?
Hvis du selv tager gevinst-ansvaret, så er der mere arbejde som du selv skal udføre, og du skal være tryg ved selv at træffe vigtige beslutninger i projektet.
Hvis vi tager gevinst-ansvaret, så er der mere arbejde til os, men til gengæld kan du trække på vores erfaring og ekspertise med at opnå de ønskede gevinster.
Lad os gå tilbage til de 2 projektmetoder, du kan vælge mellem.
Den skabelonbaserede metode
og den skræddersyede projektform
I den skabelonbaserede metode følger vi et tilrettelagt forløb, med skabeloner baseret på vores best-practice, og det bringer projektet sikkert i mål. Vi tager naturligvis ansvaret for kvaliteten af arbejdet, men da det er en standardiseret og pakket ydelse, du køber, så er du faktisk selv nødt til at tage ansvaret for, at pakken matcher de gevinster, du ønsker at opnå.
Vi vil dog meget gerne hjælpe dig med at evaluere, om den skabelonbaserede metode matcher dine gevinstmålsætninger. Metoden indeholder både indledende afklaringsinterview og en procesdag, så vi kan klæde dig på til at tage ansvaret for de gevinster, du vil opnå.
Hvilken bør du vælge?
Størstedelen af det, vi leverer til vores kunder i Abakion, hører til inden for ‘skræddersyet’-kassen. Og det skyldes, at de fleste af vores kunder gerne vil trække på vores erfaring og ekspertice – og have os til at tage gevinstansvaret.
Du bør dog bemærke, at vores projektmodel tillader, at vi kan blande projektformerne, som vi har lyst til.
En projektleverance tager ofte udgangspunkt i en best practice skabelon, fordi der ikke er nogen grund til at opfinde den dybe tallerken igen – og så bygger vi noget ovenpå – og dermed opnår vi det bedste fra flere verdener – vi kommer hurtigt og sikkert i mål med en skræddersyet løsning til dig, som vi kan tage gevinstansvaret for.
Det er sådan de fleste af vores kunder bliver glade og tilfredse.
Abakions Projektmodel i overblik
Når vi sammen skal gennemføre et IT-projekt i din virksomhed, så sikrer Abakions Projektmodel, at vi kommer succesfuldt i mål med projektet.
Vi følger en standardiseret skabelon, så vi har styr på alt, får dokumenteret alt, og ikke behøver at opfinde den dybe tallerken i hvert projekt.
I overskrifter har vores projektmodel følgende faser:
- I Scopefasen får vi styr på scope for projektet. Vi afholder en Gevinstafdækning, som kortlægger hvilke målsætninger og formål der har initieret projektet – og vi går på en Gembawalk gennem din virksomhed, hvilket afdækker scope for projektet på hvert forretningsområde og proces.
- Derefter følger Designfasen, hvor vi afholder en række workshops for at afklare scope på hvert område og aftaler de konkrete leverancer.
- I Implementeringsfasen udvikler vi i sprints, leverer selve systemet og sikrer at brugerne er parate til at anvende det.
- Til sidst kommer Go-live-fasen, hvor du tester systemet og tager det i anvendelse – og adfærdsændringerne står sin prøve i praksis.
Læs Projektmodellen til det succesfulde IT-projekt.
Modtag beskrivelsen af vores projektmodel som PDF.
Projektmodel i 3 spor
Hvorfor skal der være 3 spor i projektet? Det skyldes, at det er 3 aspekter, som er essentielle for at projektet bliver en succes.
Det er som regel System-sporet, som er årsagen til, at en virksomhed henvender sig til en IT-leverandør – for du går jo ikke til en IT-leverandør for at få sparring til en organisatorisk forandring eller en afdækning af uindfriet potentiale. Så ville du vælge et management-konsulentbureau.
Du går til en IT-leverandør, fordi du har behov for en IT-leverance. Men du skal være opmærksom på, at IT-leverancen kan give afledte behov for ændret adfærd, processer eller organisation for at give de ønskede gevinster.
Derfor er det virkelig effektivt at behandle gevinster, adfærd og systemer som 3 separate spor. Så risikerer du ikke, at projektet fortaber sig i teknik.
System-sporet
System-sporet er klassikeren. Det er her vi gennemgår og designer processerne og aftaler hvordan de skal systemunderstøttes. Vi opsætter, udvikler og implementerer – og bagefter tester du hver proces i løsningen og går i gang med at anvende løsningen.
Det er teknik og løsninger. Det er alt det, du er vant til, at et IT-projekt indeholder.
Gevinst-sporet
Men … det er naturligvis ikke teknikken, der er formålet i sig selv. Der er en grund til, at du ønsker at implementere et nyt IT-system. Du vil gerne opnå noget. Du vil gerne høste nogle gevinster.
Forventningerne til gevinsterne skal kortlægges allerede i scopefasen, og i resten af projektet skal realiseringen af gevinsterne have sit eget spor.
Gevinst-sporet er formålet med det hele.
Der er en årsag til, at gevinsterne skal have sit eget spor. Typisk begynder IT-projekter med masser af gode intentioner, og derefter fortaber projektet sig i teknik. I slutningen har alle glemt, hvad målsætningerne oprindeligt var – de vil bare gerne være færdige. Den situation undgår vi ved at isolere gevinstrealiseringen i sit eget spor.
Adfærds-sporet
Vi har også et tredje spor, som handler om adfærdsændringer. Det skyldes, at gevinsterne kun indfinder sig, hvis medarbejderne begynder at agere på en ny måde.
Det kan være, at der er arbejdsopgaver, de skal holde op med at udføre, eller udføre på en anden måde, eller at arbejdsopgaverne skal udføres af andre medarbejdere, eller at der kommer helt nye opgaver til.
Mange skal arbejde på en ny måde, og det er ikke nemt – især ikke når man i forvejen har travlt. Medarbejderne skal som regel deltage i IT-projektet samtidig med at de skal passe deres almindelige arbejde.
Nu siger vi det lige ud af posen:
Adfærdssporet vil fylde mindst lige så meget i din virksomhed, som Systemsporet vil fylde hos os som leverandør.
Og vi siger det så direkte, fordi Adfærdssporet som regel bliver undervurderet.
Det kan være svært at få øje på arbejdsbyrden fra begyndelsen, fordi mange aktiviteter og beslutninger i projektet handler om teknik og design af systemer, og de afledte adfærdsændringer springer ikke lige så meget i øjnene. De dukker op henad vejen, overrasker medarbejderne og presser dem i dagligdagen.
Ved at gøre Adfærd til et separat spor kan vi bringe adfærdsændringerne frem i lyset, så opgavens omfang kan overskues, planlægges på forhånd og tilrettelægges, så det skaber mindre pres på medarbejderne.
Scopefasen
Nu har du overblik over, hvordan Abakions Projektmodel forløber i 3 spor.
Nu kan vi gå i dybden med de enkelte aktiviteter, og vi begynder i Scopefasen, der består grundlæggende af 2 typer aktiviteter:
- Gevinstafdækning: Vi aftaler målsætningerne for projektet.
- Gemba walk: Vi aftaler hvilke forretningsprocesser, det skal omfatte (scope).
Vi er ikke tilhængere af projekter, der kun begynder med en teknologivinkel. Der er ikke nogen virksomheder, der vil opgradere eller implementere ny IT udelukkende for teknologiens skyld.
Der er et forretningsmæssigt mål med at indføre ny teknologi, og vi synes, at det er bedst, at alle parter har dette mål for øje i hele projektet.
Derfor begynder vores projektmodel med en gevinstafdæknings-workshop.
Hør hvad testforløbet gjorde ved Helsams ERP projekt
Helsam opgraderede deres IT-system til Dynamics NAV 2018 og fik standardiseret deres processer. Deres indsats i test-forløbet har betydet, at løsningen er forankret i organisationen, og at de altid selv er de klogeste i lokalet. Se videoen og hør, hvordan de tog ejerskab over deres ERP-projekt.