Menneskelig adfærd kan dræbe selv de bedst planlagte ERP-projekter.

Hvis du vil undgå at ønske, at du aldrig havde installeret nyt ERP-system, så skal du arbejde med forandringsledelse. Det er god forretning.

Af: Nassim Ali Haiba, var Senior Project Manager, Abakion
» Mere om NassimNassim på Linkedin

Et ERP-projekt handler om mere end blot IT-systemer – det handler om mennesker.

Derfor er forandringsledelse (change management) en vigtig disciplin for at komme helskindet igennem store ERP-projekter.

Min erfaring er desværre, at mange virksomheder har en meget systemorienteret tilgang til IT-projekter. Det betyder, at de ikke har gjort sig tanker om, hvad det nye system skal hjælpe virksomheden med at opnå på et ikke-teknisk plan, og hvordan disse mål også afhænger af folks adfærd.

I værste tilfælde kan det betyde, at virksomheden er værre stillet med det nye system end med det gamle – og det er spild af energi og penge.

Jeg giver dig her et overblik over de organisatoriske problemer, din virksomhed kan løbe ind i under et ERP-projekt, løsningen til problemerne, omfanget af løsningsmetoden, og udfordringerne man kan møde undervejs.

Så kan du forberede dig og imødegå problemerne, før de opstår.

Hvad er problemet?

Jeg møder flere forskellige problemer i de ERP-projekter med Dynamics NAV, jeg deltager i. De falder inden for tre kategorier, som du skal høre om her:

  1. Hvorfor-problemet

    Først og fremmest har ledelsen eller projektlederne ikke gjort op med sig selv, hvorfor virksomheden vil skabe en forandring.

    Mange gange er ønsket om et nyt ERP-system opstået, fordi eksempelvis produktionen eller finansafdelingen har et problem, de ikke kan løse på en effektiv måde. Men det éne problem er sjældent nok til at retfærdiggøre, hvorfor ledelsen i virkeligheden vil foretage ændringer i organisationen.

    Derfor bliver de nødt til at spørge sig selv, hvor de gerne vil have, at virksomheden bevæger sig hen i fremtiden, og hvilke udfordringer de vil møde. Det er den type mål, et nyt ERP-system skal understøtte.

  2. Adfærds-problemet

    Det næste problem, jeg møder, er, at ledelsen ofte ikke har overvejet, hvilke adfærdsmæssige konsekvenser et nyt ERP-system vil have.

    Hvilke rutiner vil blive påvirket af forandringen? Hvordan sikrer ledelsen, at medarbejderne er positive over for forandring i deres rutiner? Hvilke grunde vil medarbejderne have til at modarbejde forandringen?

    Jeg har hørt projektledere og chefer påstå, at medarbejderne selvfølgelig vil tilpasse sig forandringer, når de bliver bedt om det. Så enkelt er det bare sjældent, og et nyt, smart ERP-system er ikke smart, hvis det ikke bliver brugt.

  3. Praktikalitets-problemet

    Det tredje problem er, at ledelsen eller projektlederne ikke altid har overvejet, hvordan de rent praktisk vil forandre deres organisation.

    Jo – de vil implementere et nyt system eller opgradere. Men hvordan vil de eksempelvis træne deres medarbejdere i at bruge det nye system? Hvem i virksomheden er vigtige meningsdannere, som skal påvirke andre til aktivt at bruge det nye system?

    Praktikaliteterne hører til mere end blot implementeringen eller opgraderingen. Adfærdsændringer skal planlægges lige så praktisk detaljeret som IT-opgaverne.

Prøv at tænk tilbage på dit seneste ERP-projekt. Kan du se, hvordan disse tre problemer har haft indflydelse på resultatet?

Hvis du har overvejet alle tre problemstillinger, inden du går i gang med et ERP-projekt, er chancen for, at alle kommer tilfredse i mål meget større.

Forandringsledelse hos dig

Det første du skal gøre, når du står i begyndelsen af et stort ERP-projekt, er at facilitere forventningsafstemning og planlægning i ledergruppen.

Hvordan gør du så det i praksis?

Det gør du ved først at gennemføre en workshop om ”gevinstrealisering”, hvor du kortlægger projektets gevinster – herunder kompetencer og leverancer – og derefter udarbejde en business case, hvor du konkretiserer projektets formål samt fastsætter scope, tidslinje og milepæle.

Hovedgevinsten ved et projekt bør ikke være systemfokuseret.

Du bør have enten et økonomisk mål eller et performancemæssigt mål som eksempelvis højere omsætning eller effektivisering af produktionen.

Dertil kommer en række delgevinster, som retter sig mod adfærdsændringer og kompetenceændringer, der er nødvendige for at komme i mål med hovedgevinsten.

Først når hoved- og delgevinsterne er kortlagt, kan du skabe dig overblik over kravene til det nye system og projektets egentlige omfang.

Små eller radikale ændringer

Når du har overblik over projektets omfang, kan du begynde at afgøre, hvor meget forandringsledelse projektet har behov for.

Oftest falder projektet i én af tre forandringsniveau-kategorier:

  1. Få berørte – lille ændring

    Måske er der blot tale om ændringer i en enkelt opgaveproces; for eksempel at to medarbejdere nu skal udfylde fire felter i stedet for to i ERP-systemet i forbindelse med en opgave. I det tilfælde vil behovet for forandringsledelse være meget begrænset.

  2. Få berørte – stor ændring

    Det kan også være, at en proces bliver fjernet eller tilføjet. Det kan eksempelvis være, at din virksomhed har valgt at outsource en bestemt produktionsopgave til en underleverandør.

    Ligesom i ovenstående tilfælde, vil det ofte være et begrænset antal medarbejdere, som er påvirket af denne forandring – til gengæld vil de sandsynligvis føle sig stærkere påvirket af en tilføjelse eller fjernelse af en proces, end de vil af en ændring i processen.

  3. Mange berørte – radikal ændring

    Det højeste niveau af forandring findes, når der er tale om radikale ændringer af dit ERP-system. Det kunne eksempelvis være, når du skifter fra ét ERP-system til et helt andet.

    I det tilfælde vil forandringsledelse spille en stor rolle, da stort set alle i organisationen vil blive påvirket enten direkte eller indirekte af systemændringerne.

Forandringsledelse kan altså være begrænset eller omfattende, og er i høj grad påvirket af, hvor mange og hvor vigtige adfærdsmønstre, som skal ændres.

Hvad står i vejen for succes?

Ved radikale systemændringer skal din ledelse altså give særlig opmærksomhed til den ikke-tekniske del af projektet – og være opmærksom på eventuelle modstandere af projektet.

Med ”modstandere” mener jeg folk i ledelsen eller menige medarbejdere, der står i vejen for et succesfuldt projekt – enten aktivt eller via passivitet.

Grunden til modstand er ofte, at vedkommende enten ikke forstår formålet med projektet og derfor ikke tager del i det, ikke bliver lært ordentligt op i det nye system, eller slet ikke bryder sig om projektet eller projektlederne.

God forandringsledelse forudser den slags udfordringer, og giver dermed projektlederne en chance for at omvende modstanderne.

Jeg har mange gange oplevet, at virksomheder bliver overraskede over, at de skal snakke om mennesker, organisation, adfærd og gevinster, når de skal i gang med et stort ERP-projekt.

De samme virksomheder er også ofte bange for, at samtalen om forandringsledelse bliver teoretisk frem for praktisk. Men når først de får sat ord på deres udfordringer og deres mål, kan de godt se, at den tid, der bliver brugt på at kortlægge den ikke-tekniske side af projektet, er meningsfuld og nødvendig.

Forandringsledelse er god forretning

Forandringsledelse er altså mere end et smart teoretisk begreb.

Det er den ledelse, der skal sikre, at forandringsprojektet opnår de ønskede gevinster og opfylder den strategiske vision.

Et ERP-system kan først tilføje værdi til en virksomhed, når systemet har et formål, og folk er villige til at arbejde hen mod det formål.

Derfor er forandringsledelse nødvendigt for at sikre et vellykket ERP-projekt, hvor du får det maksimale ud af din virksomheds tid og penge.

Viden om Business Central - Sæson 1
Nyhederne i Dynamics 365 - April 2019
Af Kenneth Kryger Gram

Nyhederne i Dynamics 365 - April 2019

Microsoft er kommet godt i gang med deres halvårlige opdateringer af Microsoft Dynamics 365.

Dejlig brugeroplevelse med oktober 2018-version
Af Abakion

Dejlig brugeroplevelse med oktober 2018-version

Med Microsofts frigivelse i oktober 2018 overgår Dynamics NAV til at hedde Dynamics 365 Business Central

En dag på Dynamics Konferencen
Af Abakion

En dag på Dynamics Konferencen

Solen bryder gennem glastaget fire etager længere oppe, og 170 deltagere myldrer ind i til Dynamics Konferencen.

Det er (ikke altid) nemt at udskifte C5 med Business Central
Af Sune Lohse

Det er (ikke altid) nemt at udskifte C5 med Business Central

Du kan sagtens skifte NEMT fra C5 til NAV, men resultatet bliver ikke altid GODT.

Forandringsledelse af ERP-projekter
Af Abakion

Forandringsledelse af ERP-projekter

Menneskelig adfærd kan dræbe selv de bedst planlagte ERP-projekter. Læs hvordan du bruger forandringsledelse.

Microsoft Dynamics NAV 2018 og fremtiden
Af Kenneth Kryger Gram

Microsoft Dynamics NAV 2018 og fremtiden

Læs hvordan du kan forholde dig, hvis du har en Dynamics NAV i dag.

Viden om Business Central - Sæson 2
De 3 love der får ERP som Cloud til at give gevinst
Af Sune Lohse

De 3 love, der får ERP som Cloud til at give gevinst

Det er værd at forstå præcis hvor gevinsterne ved en cloud-løsning ligger. Det handler om at forstå de to ord: Standardløsning og Cloud.

Få Business Central på dit NAV-abonnement med 60% rabat
Af Kenneth Kryger Gram

Få Business Central på dit NAV-abonnement med 60% rabat

De gamle NAV-opgraderings-aftaler stiger i pris – og samtidig er der 60% rabat på Business Central.

Opskriften på succesfulde ERP-projekter
41:57
Af Abakion

Opskriften på succesfulde ERP-projekter

Vores erfaringer viser, at de succesfulde projekter er en blanding af standardløsninger og specialudvikling. Se optagelse af webinaret nu.

Tag på rundtur i Business Central
19:02
Af Sune Lohse

Tag på rundtur i Business Central

Her får du et indtryk af, hvordan Business Central fungerer. Sune giver dig en 10 minutters rundtur i løsningen.

Sådan styrer du International Moms i Business Central
19:37
Af Lene Graa Jennum

Sådan styrer du International Moms i Business Central

I dag skal både dit Ecommerce og ERP understøtte de nye momsregler. Men i Business Central støder du på udfordringer.

4 genveje til ERP i 2021
Af Sune Lohse

4 genveje til ERP i 2021

Traditionelt er ERP dyrt, men der er 4 genveje, du kan skyde, når du ser på en Microsoft ERP-løsning.

Bestem selv hvad Microsoft udvikler i din Business Central
Af Kenneth Kryger Gram

Bestem selv hvad Microsoft udvikler i din Business Central

Få indflydelse på Business Central og Microsofts andre Dynamics-produkter.

Abakions Chief Strategy Officer Sune Lohse
Af Sune Lohse

Den nøgne sandhed om Business Central som Cloud anno 2021

Sune Lohse forklarer den nøgne sandhed om Business Central som Cloud anno 2021.

5 vigtige nyheder i Business Central i oktober 2020
7:32
Af Kenneth Kryger Gram

5 vigtige nyheder i Business Central i oktober 2020

Kenneth Kryger Gram fortæller her om de 5 vigtigste nyheder i oktober 2020-udgaven af Dynamics 365 Business Central.

Hvorfor kræver on-premise direktørens godkendelse?
3:14
Af Sune Lohse

Hvorfor kræver on-premise direktørens godkendelse?

Abakion har besluttet, at det kræver direktørens godkendelse at sælge en løsning, som ikke er i skyen. Men hvordan kan det være?

Sådan hjælper Business Central med de nye EU-momsregler
Af Abakion

Sådan hjælper Business Central med de nye EU-momsregler

Er det gået din næse forbi, hvordan du sikrer dig at overholde de nye EU-momsregler med din Business Central? Læs ekspertens 3 råd her.