Business Central får hjælp fra en stor familie

Her kan du læse, hvad Benjamin Truelsen fortæller i interviewet i videoen:

Nu skal vi snakke om nogle af de løsninger, som Business Central er i familie med hos Microsoft. Og det skal vi, fordi nogle af de her udfordringer, som vi har på agendaen, de skal ikke alle sammen kun løses inde i Business Central. De kan også løses med lidt hjælp fra nogle familie-medlemmer.

Det kunne fx gælde for integration og for processer. Og det findes der nogle gode løsninger til at hjælpe os igennem det. Der har jeg Benjamin med mig, som har det store overblik over, hvad det er, Microsoft paletten kan byde på.

Vi har en fin lille oversigtstegning på computeren, som du vil tale os igennem. Kan du ikke fortælle os lidt om, hvem er alle familiemedlemmerne til Business Central?

Det er rigtigt. Jamen, der er sådan en bred palette af forskellige ting, hvis man kan sige det sådan. Og jeg elsker faktisk dette diagram, fordi det giver sådan et rigtig godt overblik og fortæller lidt om, hvad har Microsoft ellers at byde på? Hvad har de i posen til alle os, som ønsker at automatisere, digitalisere, hvad man nu gerne vil. Og hvad er det for nogle værktøjer, man kan hive ud af hele den palette til forskellige formål?

Så alt afhængig af, hvad man skal, så finder man det rigtige værktøj, eller den rigtige dims. Vi prøver på at sætte navne på nogle af tingene i dag og snakke lidt ind til, hvad kan man for eksempel bruge Power BI til, eller hvad kan man bruge Power Apps til, og hvad er det egentlig for noget?

Og så prøver vi på at skabe det her forkromede overblik og tale ned i nogle enkelte detaljer rundt omkring og give det en tryk af det.

Super. Jamen lad os kaste os ud i det.

Ja, og hvis vi tager udgangspunkt i den her helt fantastiske tegning, så kan man sige, at det vi har i den blå firkant inde i midten, det er Power Platformen, altså den store blå firkant.

Power Platformen er jo sådan en sjov størrelse, og det er jo lidt svært at tale ind til præcis hvad det er, fordi det er jo netop også en vifte af forskellige værktøjer, man kan tage frem.

Helt overordnet set, så er det jo kendt under det her med, at man har Power BI. Det er sådan meget kendt. Det har vi jo kendt til i nogle år, men Microsoft er så kommet på banen med andre ting.

Så Power BI, det var ligesom der, man begyndte, og så havde man nogle værktøjer til at visualisere data og lave noget statistik på tingene, og i stedet for at man bare sad og nørdede med sit Excel-ark og havde en masse tal dernede, så kunne man visualisere en masse data, samle data fra forskellige kilder. Det er Power BI.

Men så består det jo også af noget af det nye, som tidligere var kendt som Flow. Det kalder man i dag Power Automate, og det ligger så i den her søjle, nummer to i kassen her.

Power Automate er et værktøj, som er kommet på banen til det her med, hvordan kan vi automatisere nogle processer? Hvordan kan vi måske bruge et værktøj i stedet for at sidde og foretage de samme ting gang på gang i vores systemer? Hvordan kan vi hive noget frem fra skuffen, som kan hjælpe os med måske trivielle opgaver, eller måske understøtte en eller anden proces, som involverer flere mennesker? Der kan man bruge Power Automate.

Det logo, vi har nederst i søjlen, det er så vores Power Apps. Og Power Apps er det, vi bruger til at bygge forskellige typer af applikationer til forskellige forretningsformål. Det kunne være noget Marketing, det kunne være noget Salg eller andre ting. og det vender vi lidt tilbage til, fordi vi har også den her kasse, der hedder Dynamics, ovre i den anden side.

Det er det område, vi tidligere bare kendte som CRM, men det er jo så meget mere end bare traditionelt CRM i dag.

Det interessante ved Power Platformen er, at den indeholder både ting og værktøjer til at automatisere noget data. Den indeholder værktøjer til at visualisere data. Den indeholder værktøjer som du kan anvende som en form for skabelon. Så hvis du har en eller anden form for retningsapplikation, du godt kunne tænke dig at tage i brug, så kan du enten tage nogle af de her templates ned fra hylderne, og det er dem, vi har i Dynamics 365.

En masse templates til for eksempel salg eller kundeservice. Det kunne være Field Service, vi har også F&O som en app herovre, vi har Customer Voice – forskellige apps og værktøjer, man kan tage ned fra hylden, som faktisk ligger derude og er tilgængelige, klar til brug næsten.

Altså man bruger en skabelon, og så laver man de ændringer, man har behov for med udgangspunkt i den skabelon, så den passer til den virksomhed eller den proces, man skal have understøttet.

Nu kan det lyde lidt spøjst, at du kalder hele CRM-løsningen for en skabelon, og det samme med Field Service og alle de andre løsninger, som vi normalt ville kalde det. Men du siger, at de er egentlige skabeloner i et og samme værktøj?

Det kan man sige – og det, der er det smarte her – det er, at hvis man har for eksempel Dynamics 365 CRM, eller Dynamics 365 Customer Engagement – kært barn, har mange navne – så har man typisk… der er rigtig mange organisationer, de har for eksempel implementeret Salg. Og så har de traditionelt set arbejdet med CRM, og det har de måske gjort i mange år, og de har måske også været med på rejsen hos Microsoft, før man havde ens eget system stående på en server nede i kælderen, til de er kommet op i skyen.

Når de så er kommet op i skyen hos Microsoft, så er det sjove her faktisk, at så er de, som en del af den rejse, faktisk blevet bragt op på Power Platformen, og egentlig har alle de værktøjer til rådighed, som ligger på Power Platformen. Fordi CRM i dag traditionelt set – det man kalder CRM Salg – det er i virkeligheden bare én af mange forskellige apps, man har liggende i skyen.

Og det, jeg siger med skabeloner, det er egentlig det her med, at salgsappen, det er bare én skabelon, som Microsoft stiller til rådighed, blandt mange andre.

Så man kan sige, at man har Power Platformen, og så har man alle de her forskellige apps og skabeloner til apps, man kan tage i brug. Så når man har været med på rejsen, og har traditionelt set brugt Salg, så har man allerede taget hul på ens første del af rejsen, med at tage én af de her apps i brug.

Og så er det faktisk supernemt at gå videre til næste skridt, og det er at sige… jamen det kunne for eksempel være, at nu har vi implementeret Salg, vi har fået understøttet vores salgsprocesser, næste skridt, det kunne så være Kundeservice. Og så har Microsoft en app til det. Så kan man lige sætte hak på den, og så sige, nu tager vi fat i kundeservice, der er en skabelon til det, og så laver man sine ændringer til den skabelon, så den passer til ens egne forretningsprocesser.

Så det vil sige, at vi har ét rammeværk, hvor alle de her forskellige applikationer egentlig er bygget i det samme rammeværk. Og så har du så Power-værktøjerne, Power Automate, Power Apps, Power BI, som jo så er værktøjer, som du kan bruge på alle de her apps helt ud af boksen?

Lige præcis. Så det smukke ved det her, det er, at vi har Power Platformen, og så har vi alle de her traditionelle apps, som Microsoft har leveret til os, altså Salg, Service, Marketing, Field Service osv. Og alle de her apps, det er i virkeligheden bare forskellige Power Apps, som ligger inde i vores Power Platform.

Og det betyder jo så også, at under det hele, der ligger alle de data i den samme database?

Ja, og det er jo det smukke ved det hele.

Og hvor er det lige på tegningen henne?

Ja, ude til i højre side, hvor der står Microsoft Dynamics 365, der har vi alle vores forskellige apps, der er taget i brug. Og uanset hvilken af de her apps, man anvender i sin dagligdag, så snakker det med det grønne lag, som vi ser nedenunder, som er Microsoft Dataverse.

Og det her er datalaget, så vi skal ikke som brugere af en app, tænke så meget over, hvad sker der, når jeg går ind i min Salgs-app og opretter en ny kunde, eller opretter en salgsmulighed, så bliver det gemt nede i Dataverse.

Og hvis det nu er, at jeg har en kollega, som ikke arbejder i Salgs-appen, men måske arbejder i en Kundeservice-app, og den selvsamme kunde ringer ind dagen efter og snakker med kundeservice, så kan min kollega, som sidder i kundeservice, gå ind i sin Kundeservice-app, finde kunden frem, se hvad er det, der sker der, oprette sin support-sag osv. Og har altså fat i de dele og de ting af datalaget, altså Microsoft Dataverse, som er interessant for kundeservice.

Og så dagen efter, så kan jeg måske gå ind i den samme salgs-app, og så se, at jeg kan se, at min kollega Svend eller Poul, han har oprettet en supportsag på en af mine kunder, men jeg ser det stadig med salgsbrillerne på. Og det er her, det bliver spændende.

Fordi vi deler data med hinanden, vi har forskellige arbejdsprocesser hver især. Min kollega arbejder i Service, jeg arbejder i Salg, og det, jeg plejer at sige, det er, at man skal forestille sig, at vi deler data, men jeg tager mine salgsbriller på, når jeg ønsker at arbejde med salg. Og hvis jeg har en anden rolle, så er det bare et andet sæt briller, man tager på for at kigge ned i de samme data.

Og det, der er det smukke ved det her med de her apps, det er, at jeg kan jo i dag sidde og arbejde i Salg, kigge på salgsmuligheder, sidde og kigge på kunder, men hvis jeg er interesseret i at vide noget mere, så er det bare at åbne op og tage en anden app i brug.

Og på den måde, så kan vi slå ting til eller fra, eller vælge, hvad er det for nogle briller, vi vil se på vores kunder med i dag, og hvad vil vi se på dem i morgen. Så der kan man switche.

Og så har du jo også noget Office 365 på. Gælder alle de her herligheder også Office?

Ja, det gør det. Og det, der er det smukke ved det, det er jo, at vi har jo altså Power Platform herinde i midten, også uanset om man vælger nogle af de her out-of-the-box-apps, som Microsoft leverer som skabeloner til os.

Eller hvis vi i den næste søjle, hvor jeg har givet eksempel på nogle tekniker-apps eller nogle expansion-apps, hvad det nu må være. Uanset hvad det er for nogle apps, man bruger, så har man Office-pakken, som ligger ved siden af, og der har man mulighed for at tage fat i nogle af de her værktøjer, som vi jo alle sammen bruger hver dag.

Altså, jeg kan jo ikke forestille mig at gå på arbejde uden at have Outlook. Jeg kan ikke forestille mig at gå på arbejde uden at skulle bruge Office, altså bruge Word, bruge Excel til forskellige ting. Og det, der er det smukke ved det her, det er, at uanset om man har valgt at tage en af de her apps i brug, som Microsoft leverer out of the box, eller måske laver ens egne apps og lægger ovenpå på Power Platformen, så kan de alle sammen snakke sammen med Office-pakken.

Det vil sige, at man kan eksportere og importere data ved hjælp af Excel. Hvis man står i Outlook og er interesseret i at arkivere en e-mail, for eksempel, så kan man ved hjælp af et tryk på en knap få arkiveret ens korrespondance med kunderne. Og det uanset om jeg sidder i Kundeservice, eller om jeg sidder i Salg, eller hvilken funktion jeg har, så kan jeg tage den her kommunikation og så let arkivere den inde i Dataverse. Så der rent faktisk bliver lagt en kopi af den kommunikation, jeg har haft med mine kunder, ind i Dataverse.

Og så uanset hvilken app man tilgår, så har man mulighed for at se den kommunikation derinde, som jeg har haft med mine kunder. Og det kunne være dig, der var interesseret i at se, hvad har Benjamin egentlig modtaget fra en given kunde? Du går ind og kigger. Jeg kan i princippet slette den kommunikation, jeg har i min lokale Outlook. Men al den kommunikation, jeg har haft med kunden, ligger stadig gemt inde i systemet.

Så hele Office-pakken der er herude, og det er også noget som Teams – det er meget interessant – det er alt sammen noget, som kan arbejde sammen med Power Platformen, så man får nogle værktøjer, der hænger sammen. Alle de her værktøjer som Outlook og andre ting, man kan jo ikke forestille sig at leve uden faktisk.

Så det heldige er, at hele Office-pakken snakker sammen med Power Platformen.

Og så kan man, når man kigger på tegningen, jo ikke lige lade være med at lægge mærke til, at Business Central står sådan lidt alene i en kolonne fra sig selv ude til højre. Og ikke er sådan blevet placeret oven på den her Dataverse.

Nej, det er rigtigt.

Og hvad ligger der i det?

Ja, det smukke ved at man jo har en lang række apps, som deler data, det er jo, at man lynhurtigt kan få fat på hinandens informationer, uanset hvilken rolle man har.

I det øjeblik, man sidder i en økonomifunktion, eller arbejder med Business Central i en eller anden form, og sidder og arbejder med data der, så er de to datakilder jo ikke lagt sammen i en fælles database, hvis man kan sige det sådan.

Og der stiller Microsoft så nogle værktøjer til rådighed. Og i det her tilfælde, der er det typisk Logic Apps, man vil bruge til at få synkroniseret data mellem ens Finance & Operations eller Business Central, eller hvad det nu må være for et system, man har liggende uden for Dataverse.

Og det er derfor, at der er den mørkeblå kasse nede i bunden?

Ja, lige præcis.

Fordi det er det her Azure-grundlag, Logic Apps, for at få Business Central til at hænge sammen med alle de herligheder, som vi lige har stået og snakket om?

Det er rigtigt.

Og jeg plejer gerne at sige, til sådan helt simple dataudvekslinger med andre systemer, der har vi jo Power Automate, som kan bruges til fx at connecte til social media. Altså hvis du nu vil lytte på sådan noget som, er der nogen, der snakker negativt eller positivt om os på Facebook? Træk informationerne ind, gør dem tilgængelige inde i ens Salgs- eller Marketing-app, eller hvad man nu bruger.

Sådan en masse forskellige systemer kan man connecte til på sådan en simpel måde. Men hvis man har behovet for sådan en større og mere tung udveksling af data med andre systemer, så det jeg plejer at sige, det er, så tag vores storebror i brug, og det er Logic Apps.

Jeg plejer bare gerne at sige, at det vi egentlig har liggende hernede, det er sådan en form for lim. Og så tænker du sikkert, hvad er det for noget lim? Er det noget, man kan købe i sådan nogle førende byggemarkeder?

Det lyder jo som noget integration?

Det er det ikke. Det er simpelthen system-superlim, vil jeg karakterisere det som. Så hvis man skal have smeltet ens CRM-system sammen med andre systemer, så er Logic Apps en metode til at gøre det på.

Man skal selvfølgelig altid ind og se på det helt konkrete behov, men der hvor det er, at man har behov for dataudveksling, der er Logic Apps et rigtig godt bud til det, hvis man skal have synkroniseret data med Business Central for eksempel.

Ja, og så kan jeg jo lige supplere med, at for dem, der hørte Søren Alexandersen fra Microsoft i et tidligere indlæg, så fortalte han jo faktisk lidt om, hvordan Business Central og Microsoft lige præcis laver nogle af de her sammenlimninger med Teams og Office og Power Apps og Power Automate. Der havde han en masse gode eksempler, så det kan man jo lige tjekke det interview ud, hvis ikke man nåede at få det med tidligere.

Så det vil sige, at Business Central på den måde kommer til at hænge med i familien på en fornuftig måde. Den store drøm for Microsoft er jo selvfølgelig, at det hele kommer på Dataverse på et tidspunkt. Men indtil da, så føler du, at der er nogle gode muligheder for at få det hele til at hænge sammen?

Det er der absolut. Tingene hænger rigtig godt sammen, og det er uanset, hvad man er interesseret i at synkronisere. Er det blot noget stamdata på kunder og debitorer, eller er det sådan noget, som tilbud og ordrer, så er der også mulighed for det.

Men det er klart, at der skal man ind og se på den helt konkrete case hver gang og så sige, hvad giver mening her at synkronisere og dele af data mellem systemerne? Og så tager man fat i sin værktøjskasse, som er vores Logic apps eller system-lim, hvis jeg skal kalde det det.

Super. Tusind tak for at give os lidt overblik over hele familien.