Business Central set med en begynders øjne

Her kan du læse, hvad Cecilie Feo fortæller om i videoen. Det er en demonstration af Business Central, så hvis du vil have den fulde oplevelsen, så anbefaler vi, at du ser videoen.

Cecilie, tak fordi du ville komme og lege begynder i det her lille indslag. Du har lovet at vise os lidt Business Central, set med begynderens øjne, og prøve at huske lidt tilbage til hvordan det var at være begynder.

Skal vi ikke starte med at hoppe ind i Business Central, og så kunne du måske sige lidt om, hvad det er for et syn, der møder en som begynder, der aldrig har set sådan noget før?

Jo. Det er jo ikke så lang tid siden, at jeg selv så Business Central for første gang. Det var faktisk for et års tid siden.

Man bliver mødt af den skærm, som I kan se nu. Her er dejligt mange informationer, men det kan også være lidt forvirrende til at starte med, for hvad er det egentlig, man er på udkig efter?

Der er som sagt rigeligt med information, så det handler egentlig om, hvordan man finder den information, man leder efter.

Og nu er der jo nok nogle af de gamle, der vil sige, “man trykker jo bare der” og ”det der har jo altid ligget der”. Hvad gør man så, når man er ny? Hvordan finder man noget?

Det, som jeg ret hurtigt vænnede mig til, var at bruge den funktion, der hedder ALT-Q, som gør, at man kan søge. Det er sådan en smart search funktion, forstået på den måde, at du ikke behøver skrive hele ordet, for at det kommer frem. Det vil sige du kan godt bare skrive, f.eks. ”bogførte”, og så vil den selv komme op med forslag på, hvad det kunne være. Du kan få en liste frem, hvor du kan se alle de lister og opsætningsrelaterede dele, hvor “bogførte” indgår.

Så ret hurtigt vænnede jeg mig til at søge på rigtig mange ting, så man ikke behøvede at klikke ind for at finde kunder, og klikke videre ind for at finde et kundekort osv., men at man godt kunne gøre det lidt hurtigere. For mig var det egentlig en nemmere måde at navigere hen til de ting, jeg skulle finde.

Nemmere end at finde noget i menuer?

Ja, i hvert fald lige i starten. Nu, hvis jeg gerne vil ind på et kundekort, så vil jeg klikke her. Og så vil jeg klikke ind på nummeret her. Så åbner der sig en side med en masse informationer, og her kan jeg også godt gå ind og se f.eks. de bogførte salgsleverancer, men jeg ville også bare kunne søge på det og få den samme liste frem. Så på den måde kan man spare sig nogle klik og måske undgå at skulle huske, hvor alt ligger i menuen.

Når man kigger på løsning første gang, hvis man har den faglige ballast i orden til at forstå, hvad der foregår i en økonomistyringsløsning, er det så til at forstå, hvad der er? Eller har Business Central sin egen jargon? Giver tingene mening derinde?

Ja, man skal i hvert fald lige vænne sig til, hvor man finder tingene, og der er jo bare rigtig meget information. Jeg synes, det giver mening, når man får lov til at klikke lidt rundt, og nu klikker jeg også bare lidt rundt her for sjov, for at vise nogle forskellige sider. Men det tager lidt tid, før man vænner sig til det.

Det der fungerer rigtig godt ved systemet, det er at tingene er opdelt på samme måder. Så når man først får lidt mere kendskab til det, så ved man godt, at der ligger nogle forskellige menupunkter her, som man kan folde ud, hvor der også ligger noget mere indenunder.

Man kan også sige, at kundekortet, vendor-kortet og varekortet ligner til dels hinanden bare med forskellige informationer. Så de har lavet det på en måde, så der også er en vis genkendelighed forbundet med det, som gør at det langsomt bliver mere naturligt at navigere sig rundt.

Og så er der jo de her rollecentre på hovedsiden, som afhænger af, hvilken type bruger man er. Er det noget, der hjælper? Eller forvirrer det bare, at alle medarbejdere har forskellige typer af rollecenter?

Jeg synes, det fungerer rigtig fint. Nu prøver jeg lige at vise jer det her. Man går op, her, i mine indstillinger, og så kan man vælge, hvilken rolle man har. Og det kan være ret smart i forhold til at de ting, man vil se, vil passe bedre til ens rolle. Så på den måde kan det også spare nogle klik, hvis de felter, man f.eks. ser her, matcher de ting, man ofte går ind i.

Og det er jo også det, Microsoft har forsøgt at lave ved at indsætte de her forskellige felter på forsiden, så man hurtigere kan navigere ind på det man søger. Og så er det samtidig også felter der er relevante for den type stilling, man sidder i.

Hvis det var de samme felter for alle, så ville der være en masse information, som måske ikke ville være så relevant for den pågældende rolle, man nu havde.

Synes du, det er relevant information, der bliver puttet på forsiden? Altså hvis man nu som medarbejder har valgt den rolle, som man har i sit arbejde i virksomheden, så kommer der en masse aktuelle tal på forsiden, at der er 2 af det ene og 10 af det andet, og 7 af det tredje. Er det brugbart? Eller er det noget, der bare er på forsiden, og som man ikke kigger på, fordi man skal videre ind til der, hvor man skal lave sit arbejde?

Det er sjældent, jeg sidder og bruger de her felter, fordi det ofte er, når jeg er ude hos kunder, og der er det noget specifikt, vi kigger på, i forhold til et eller andet vi skal sætte op osv.

Men f.eks. lad os bare antage, at jeg nu i dag er bogholder. Nu loader den lige det view, som en bogholder vil have, og der kan man se, at det ser lidt anderledes ud.

Der ligger nogle købsdokumenter, der forfalder i dag. Dem kan man klikke ind på. Og det synes jeg helt klart er relevant information for den pågældende bogholder. Jeg kan se, at der er en masse, der er over dato, eller i hvert fald er ved at blive det. Det er måske meget godt, at få kigget lidt ned i det ved det rollecenter. Det kunne man f.eks. ikke se ved det rollecenter, jeg havde før.

Så helt klart synes jeg, at der er relevant information at finde.

Nu kan jeg lige prøve at skifte til en anden type rolle. Lad os bare lade som om jeg er administrerende direktør. Det lyder meget godt. Så kan vi se, hvordan det ser ud. Der er lidt mere statistik. Der kommer selvfølgelig en graf, det kan jeg godt lide, som administrerende direktør. Der kan jeg godt lide graferne. Så jeg synes klart det er relevant information.

Men der er jo også mange menupunkter. Med min fordom overfor en administrerende direktør, så ville jeg synes, at der er rigtig mange menupunkter der. Er der meget at sætte sig ind i, når man skal tilgå sådan en løsning?

Altså det afhænger af, hvor meget erfaring man har inden for BC. Jeg tror mange af dem, som måske har arbejdet i NAV osv. før, vil føle, at det er meget naturligt, fordi systemet er født ud af den samme tankegang.

For mit vedkommende, der var jeg helt grønt, forstået på den måde, at jeg aldrig havde hverken siddet i NAV eller BC før, så jeg synes, der var rigtig meget at sætte sig ind i.

Men jeg tænker, hvis man sidder som bogholder og har arbejdet i NAV før, så tror jeg alligevel, det vil komme forholdsvis naturligt at klikke rundt. Og lige så snart man kender de flows, man indgår i til hverdag, så vil man hurtigt føle sig rigtig tryg i systemet.

Skal vi hoppe ind i noget salg?

Ja, det kan vi det godt. Så tror jeg lige, at jeg skifter rollecenter for sjov og ser, om der er noget salgsrelateret. Jeg kunne være salgschef. Så kan du se her, at der ligger en masse salg heroppe. Det giver jo rigtig fin mening.

Vi kan kigge på salgsordre, og se hvordan det vil være at oprette en ny salgsordre. Det vil jo nok ikke typisk være salgschefen, der gør det, men bare for at se, hvordan det ser ud.

Så vælger man den kunde, som det drejer sig om, og så bliver informationen udfyldt automatisk, som man kan se her. Man kan også vælge, hvis det er en ny at taste varelinjerne hernede. Der vil dem, der har arbejdet i NAV før også hurtigt kunne nikke genkendende til, hvordan det ser ud rent opbygningsmæssigt.

Og hvis vi nu ikke taler til dem, der har prøvet NAV før, så kunne man jo godt, når man kigger på det her, synes, at der er mange ID-numre. Nu valgte du en kunde før, og nu vælger du vare. Og systemet skriver straks nogle numre, og jeg ved godt, at den også skriver andet end det. Når man er ny, drukner man så ikke lidt i ID’er, eller er det til at prøve?

Jeg synes, det er okay. Det bliver hurtigt ret naturligt for en, at hver kunde har et nummer, og hver vare også har et nummer, og samtidig har hver leverandør eller vendor også et nummer. Det tror jeg også mange af os kender fra andre situationer, hvis man skal bestille et eller andet, at varen har et nummer, som tilkendegiver, hvad det er for en vare. Eksempelvis at det her ATHEN skrivebord også har et nummer som reference.

Så det virker ret naturligt, men der er selvfølgelig mange lister med rigtig meget information, men det er også det, som gør, at systemet er så smart til at holde styr på alt den information, for der er virkelig meget af den. Og meget af det er også noget, man bruger i rapporteringsmæssige sammenhæng, hvor det kan give virkelig meget værdi at have styr på den datamængde, der ligger der.

Hvis jeg nu stillede dig et virkelig ondt spørgsmål om et hjørne af løsningen, som jeg ikke var stensikker på, at du kendte, lad os f.eks. sige, at din chef har fundet på et eller andet, du skal lave, og du har ingen idé om, hvordan du skal gribe det an på løsningen. Hvordan finder du så ud af det?

Jeg har været ret glad for at holde musen hen over ting, så der kommer en lille beskrivelse.

Det er meget i forhold til f.eks. felter, der kan man lige holde musen ind over.

Og så er der den her “Læs mere”. Nu prøver jeg lige at klikke på den. Så kommer jeg ind på Microsofts side, hvor der står en masse.

Man kan sige, at lige i det her tilfælde, der står det hele på dansk, men der vil også være nogle områder, hvor det ikke lige står på dansk, men hvor de virkelig har prøvet at give en udførlig beskrivelse af, hvad det er, man ser på.

Synes du, de hjælpetekster, er brugbare som begynder?

De kan godt være lidt tungt. Som man kan se her, så står der alligevel ret meget, så det kan godt virke som en ordentlig omgang. Men f.eks. så kiggede jeg den anden dag ned i “Reminders”, og der fandt jeg det rigtig brugbart. Jeg fandt ud af, hvordan man satte de forskellige niveauer op. Det havde jeg ikke lige prøvet før.

Så der brugte jeg faktisk bare guiden, og ellers så har vi også vores Use Dynamics site, som der er mange kunder, som vælger at få lagt på.

Det er en side, hvor du kan se, hvordan forskellige flows bliver gennemført, bl.a. via en skærmoptagelse. Det har jeg også brugt rigtig meget i forskellige sammenhænge. Både for at forstå de forskellige flows, men også bare for at se, hvordan gør jeg det her, eller hvordan guider jeg en kunde til at gøre det her.

I starten har jeg brugt det rigtig meget bare til min egen forståelse, fordi jeg som sagt aldrig havde siddet inde i sådan et system før.