Sådan vælger du et (forkert) ERP-system

Af: Sanne With-Hansbøl, Head of Matching, Abakion
» Mere om SanneSanne på Linkedin

Vi er nogle, som har slået flere ting op i en bog end på Google. Jeg siger ikke, at vi er gamle – vi er bare ikke 20 år længere.

Vi er vant til, at vi bør vide alt. Vi føler os succesfulde, hvis vi har overblik over det hele og indsigt i alle ting.

Dem, som er halvt så gamle, har det slet ikke på samme måde. De har ikke den samme aversion mod at være uvidende, og de har ingen barriere mod at stille spørgsmål. De er vant til at finde informationen, når de skal bruge den – og indtil da er den ligegyldig.

Valgmuligheder lammer

Hvorfor fortæller jeg det? Og hvad har det at gøre med at vælge et ERP-system?

Sagen er, at der er rigtig mange valgmuligheder i ERP-branchen i dag. De fleste ledere føler, at de har mindre overblik over teknologien i dag, end sidste gang de købte ERP. Alt kan lade sig gøre, og det er umuligt for os at sortere i informationerne og vurdere, hvad der er bedst for virksomheden.

Derfor begynder vi med at undlade at træffe nogen beslutning.

Det kan såmænd være en glimrende beslutning, at vi ikke vil foretage en investering – hvis det skyldes, at det ikke kan betale sig. Men at vælge, at vi ikke gør noget, fordi vi ikke kan overskue valgmulighederne – det er lammende og destruktivt.

Gode råd fra ligesindede

Ledelsen er sjældent digitalt indfødte. Jeg siger stadig ikke, at vi er gamle, men vi vil gerne selv vide alt, før vi træffer en beslutning, og når vi ryster lammelsen af os, så tyr vi ofte til netværk og ERFA-grupper, hvor vi spørger ligesindede, som vi stoler på.

Logisk set holder det vand hele vejen. Det er mennesker, som jeg stoler på, og som kender min verden og selv har prøvet det.

Det er fornuftigt at spørge Carl i netværksgruppen. Han valgte et ERP-system for 5 år siden og havde succes med det. Det minimerer min risiko og skaber tryghed. Men det bliver Carls personlige præferencer, som bestemmer min virksomheds fremtidige IT-strategi baseret på 5 år gamle (forældede) erfaringer, og det er heldigt, hvis det er optimalt.

Vi afgiver bestilling

Så vender vi os mod IT-leverandøren og siger: “Vi skal have sådan en der“, og så lyder vi som en moderne forbruger, der har researchet alle detaljer hjemmefra og truffet en informeret beslutning. Og så leverer de fleste IT-leverandører præcis det, vi har peget på.

Lige med undtagelse af hvis vi har valgt en af de IT-leverandører, der ikke tager ukritisk imod bestillinger. Så spørger de ind til vores forretning, strategi, processer, og så bliver det en lang erkendelsesrejse, hvor det viser sig, at vi måske ikke bare skal hive et system ned fra hylden og have det samme som Carl.

Det er en svær situation. Jeg siger stadig ikke, at vi er gamle, men vi er en generation, som ikke kan lide at miste overblik og kontrol. Det er ellers fuldt forståeligt. IT-leverandørerne kæmper også med at følge med den teknologiske udvikling. Ofte forstår de selv kun halvdelen af, hvad Microsoft melder ud.

Det er egentlig ganske naturligt, at kunderne ikke har overblik. Der er bare ikke nogen, der har lyst til at italesætte det. Ingen vil afsløre sin egen sårbarhed.

Der er ikke nogen ledere, der kommer til IT-leverandøren og siger: “Jeg er meget usikker på hvad vores IT-strategi skal være, og jeg kan ikke forstå halvdelen af hvad I siger.

Så er det nemmere at fokusere på teknologien, pege på en anerkendt standardløsning og lukke øjnene for resten.

Hvad er der så i vejen med det?

Nemme løsninger har følgevirkninger

Hvis det er svært at få overblik over nutidens teknologiske landskab – hvorfor er det så ikke okay at vælge en verdensomspændende standardløsning i seneste version. Det må da være rimelig risikofrit.

Det er faktisk helt okay. Udfordringen ligger ikke i selve teknologien, men i følgevirkningerne.

Vi skal bare have Business Central, og vi skal have digitaliseret alle vores arbejdsgange, så vi bliver effektive. Vi vil gerne holde os til standardløsningen og indordne os for at undgå tilretninger. Vi er heller ikke særlig specielle. Vi køber råvarer i den ene ende og sælger færdigvarer i den anden. Så det må kunne lade sig gøre at bruge standardløsningen.

Således lyder mange virksomheders præsentation af ERP-projektet.

Er alle klar til omstilling?

Det er fint, men den tilgang virker kun, hvis alle i virksomhedens organisation er indstillet på at ændre sig. Ingen kan fortsætte med at gøre, som de altid har gjort.

Når de finder ud af, at de er nødt til at ændre hele måden at samarbejde på, og gruppere sig på tværs af arbejdsområder for at blive enige om strukturer, opsætninger og processer – så har de færreste lyst til at lytte til sandheden.

Jeg oplever, at vi bliver fravalgt som leverandør, fordi kunderne ikke vil høre den besværlige sandhed. Så køber de en løsning hos en leverandør, der bare leverer og ikke forsøger at forberede dem på virkeligheden, og senere vender de retur og siger til mig, at nu forstår de, hvad jeg mente.

De mangler at medtage i ligningen alle de medarbejdere, som bliver ramt af den nye teknologi, og for dem betyder det, at deres arbejdsfunktion ændrer sig, at de skal indgå i andre arbejdsprocesser, eller at deres status og ekspertise-område forsvinder.

Nu er det, at vi skal tale om forandringsledelse.

Suuuuuk“, tænker du, “jeg skal jo bare have et nyt ERP-system“. Men det er her, du tager fejl. Du er i gang med at købe et projekt med 20% teknologi og 80% organisationsarbejde.

Fortsættelse om organisationsarbejdet følger lige her 🙂 ….