ERP skal ikke være et Big-Bang

Vi skal ikke gennemføre et ERP-projekt som et “big bang”, og nu skal du høre, hvorfor det er bedre at planlægge et program af mindre projekter.

Lad os begynde med at se på, hvorfor den gamle fremgangsmåde er et problem.

Den traditionelle fremgangsmåde

Vi skal i gang med et større digitaliseringsprojekt. Ud over at vi gerne vil opgradere ERP-løsningen, så vil vi også indføre en kundeportal, IT-understøtte lagerstyringen, indføre tidsregistrering i produktionen, styrke rapporteringen med business intelligence, og mange andre ting. Der er mange arbejdsgange i virksomheden, vi gerne vil optimere og digitalisere. Det bliver en stor mundfuld.

Vi finder en ERP-leverandør og kommer med en lang række behov, som vi indgår en leverancekontrakt om.

Så følger der som regel noget analysearbejde, og leverandøren fortæller i et løsningsdesign, hvad de har tænkt sig at bygge.

Nu må vi håbe, at vi har husket alt, hvad vi har behov for, for nu lukker leverandøren sig inde i arbejdsværelset i laaang tid og bygger en løsning til os.

Så får vi endelig leveret en løsning og går i drift med den. Det er big bang, for nu sker alting på én gang.

Det er her, at det går op for os, at vi mangler nogle ting, og at leverandøren har fortolket nogle ting helt anderledes end vi mente dem.

Det er også her, at alle medarbejderne skal vænne sig til, at det nye system ser helt anderledes ud, så alting går ned i tempo.

Og det er også her, at vi ændrer en masse arbejdsgange. En masse arbejdsopgaver bliver digitaliseret, og medarbejderne skal vænne sig til nye kompetencekrav, nye ansvar, nye samarbejder på tværs af afdelinger. Nogle mister status, fordi systemet overtager deres viden – andre mister opgaver, fordi en masse manuelle rutiner ikke længere skal udføres.

Det er en transformation, som er umulig at klare som big-bang uden at det gør ondt. Det skaber stress, tab af produktivitet, usikre medarbejdere. Det er bare ikke sjovt at tage alting på én gang.

Lad os prøve at gøre det på en anden måde.

Én transformation ad gangen

Nu skiller vi alting ad, så vi tager én transformation ad gangen.

I stedet for en kravspecifikation, så laver en kortlægning af de gevinster, vi gerne vil opnå. Forskellen er, at vi definerer særskilte tiltag, som har en relation til de forretningsmæssige målsætninger. Det betyder, at tiltagene vil give mening for medarbejderne, fordi alle forstår hensigten.

Vi planlægger et program af mini-projekter, som vi kan udføre i en rækkefølge efter hinanden.

Vi begynder med opgraderingsopgaven. Vi bringer ERP-løsningen op på nyeste teknologi og befrier den for gamle tilretninger og gammelt rod. Det gør os forandringsparate til nye tiltag – men vi ændrer ikke på noget andet. Medarbejderne skal vænne sig til et nyt system, men vi ændrer ikke på deres arbejdsgange, status, opgaver eller noget andet.

Det er en transformation, som er til at overskue.

Så tager vi næste bid, som er kundeportalen. Og bagefter lagerstyringen, og så tidsregistrering i produktionen og til sidst business intelligence.

Mange fordele ved et program af projekter

Nu er det en serie af mindre projekter, hvor transformationen er overskuelig. Der er ingen grund til at samle alt i et big bang.

Det er også nemmere at trække stikket undervejs, hvis vi har valgt helt forkert. Eller at tilpasse rejsen. Vi får mulighed for at blive klogere undervejs og omprioritere eller ændre i projektet, inden vi har brugt alle pengene.

Det giver også mulighed for, at man kan vælge et standardprojekt til den første opgradering. Så er der ikke noget, der er håndholdt. Man får standardopsætning, standardkontoplan, og hele opgraderingen er klaret på et par uger fra start til go-live.

Hos Abakion kalder vi den type projekt for “Unbox”. Det kan du læse om her, hvis du vil se, hvordan vi gør.

Også for større virksomheder

Denne metode betyder, at store virksomheder også kan vælge et skabelonbaseret standardprojekt. Det er ikke kun for små virksomheder. Man kan bare opdele sit big-bang projekt i et program af mindre projekter.

Og hvis man virkelig ikke kan gå i drift med mindre end det hele, så vender vi bare processen om, så vi først forbereder alle delområderne, og så afslutter programmet med et Unbox-projekt.

Men big bang – det synes vi, at du skal prøve at undgå.