Jeg vil ikke have mit ERP-system i skyen

Af: Sanne With-Hansbøl, Head of Matching, Abakion
» Mere om SanneSanne på Linkedin

Det er desværre en illusion at tro, at man kan følge med udviklingen inden for IT-sikkerhed i en tid, hvor systemerne skal være til rådighed alle steder, og alt flytter i skyen (cloud). Det gælder også Business Central.

Cloud er en spøjs ikke-strategi, hvor vi ikke selv styrer retningen. Alligevel er det den IT-strategi, der tilbyder den største forandringsparathed. Nogle kaster sig gladeligt ud i skyen for at være agile, mens andre frygter for sikkerheden, at miste kontrol eller at blive snydt.

Der er 3 usikkerheder ved Cloud

“Jeg vil ikke have min server op i skyen, for det bliver så usikkert.”

Denne type udtalelse hører jeg ind i mellem, men den dækker faktisk over flere slags usikkerheder:

  1. Der er det traditionelle sikkerhedsspørgsmål, som vi nemt kan lukke – i hvert fald rationelt.
  2. Der er følelsen af, at man mister kontrol. Det er helt reelt, og det kræver tilvænning.
  3. Og så er der følelsen af at blive bundet og snydt. Den er lidt sværere at identificere.

Jeg dykker ned i alle 3 usikkerheder om lidt – men lad os først snakke om, hvorfor virksomheder er glade for at flytte IT ud i skyen.

Cloud skaber forandringsparathed

Helt grundlæggende vælger virksomheder IT-løsninger i skyen for at være ’connected’ og forandringsparate. Det handler om at have alle muligheder åbne, fordi vi ikke ved hvad kunder gør eller ønsker i morgen.

Det er som sagt en spøjs ikke-strategi, fordi vi ikke selv vælger retningen. Hvis vi skal være helt ærlige, så er der mange af os, som slet ikke har mulighed for selv at vælge vores virksomheds retning, fordi udviklingen i markedet går så stærkt. Vi kan ikke selv vælge, om vores produkt og branche pludselig står midt i en digitaliseringsbølge (eller disruption).

Har vi interne ressourcer til at håndtere en IT-strategi, som ikke er Cloud? Eller skal vi hellere bruge vores energi på at være forandringsparate, agile, kunne reagere hurtigt på ændrede markedsvilkår og forbrugertrends?

Jeg mener, at vi bør begynde med at erkende, at man som virksomhedsleder ikke selv kan have indsigten i, hvad ERP-systemet skal kunne om en måned og om et år.

Vi er nødt til at overgive os og stole på, at ERP-producenterne (som fx Microsoft) fører os i den optimale retning. Vi må vælge den leverandør, som vi mest stoler på kan være forandringsparate og følge med udviklingen i vores branche.

Vi skal ikke vælge en løsning for evig tid. Vi kan godt vælge en lille løsning, der kan opfylde vores behov her og nu. Vi behøver ikke være dækket ind for fremtiden, for den kan vi alligevel ikke forudse. Men vi skal sørge for, at systemet gør os parate til forandring, omstilling og samarbejde.

Det er præcis hvad Cloud-løsninger tilbyder. Parathed. Og det er årsagen til, at mange virksomheder vælger at lægge IT-løsningerne i skyen.

1. Jeg mister kontrollen i skyen

Nu skal vi se på de 3 usikkerheder ved Cloud, og vi begynder med den følelse, der typisk rammer først: Følelsen af at miste kontrol.

En stor del af virksomhedernes IT-funktioner er ved at forsvinde. Det sker mange steder, og det er Cloud-løsninger, som er den skyldige.

IT-afdelingen mister kontrol

For blot 5 år siden var IT-afdelingen en stor del af beslutningsprocessen, når en virksomhed skulle vælge ERP-system, men i dag kommer de typisk med i slutningen af forløbet – og nogle gange slet ikke.

Cloud-IT kan være en stor omvæltning for IT-afdelingen. De skal vænne sig til nye ansvarsområder og processer, og de skal acceptere, at nogle af deres arbejdsopgaver fremover ligger i skyen. Mange steder bliver IT-afdelingen samtidig reduceret, så det giver sig selv, at det er en transformation, som kan skabe modstand.

Alle medarbejdere skal have lov til at få fodfæste i det nye cloud-system, og det kræver en solid forandringsledelse i ERP-projektet.

Ledelsen mister kontrol

Du havde sikkert allerede tænkt den tanke, at Cloud kan være en omvæltning for IT-afdelingen – men har du også overvejet, at Cloud også er en forandring for ledelsen?

Når en virksomhed overvejer en Cloud-løsning, så er der nogle ledere, der vil sætte sig ind i alle detaljer om infrastrukturen for at evaluere og verificere alt. Det er forståeligt, men på en måde spild af tid.

Det gav god mening dengang, hvor man skulle evaluere leverandørens serverrum, men i dag ligger løsningen i Microsofts kæmpestore datacentre, og som kunde kan vi ikke øve nogen indflydelse på noget, og sikkerheden er gevaldigt meget bedre, end hvis vi bygger vores eget serverrum.

Men for beslutningstagere, som er vant til en anden virkelighed, så skal vi naturligvis vænne os til at være trygge ved de nye cloud-datacentre.

2. Jeg bliver bundet (og snydt) af et abonnement

Den næste usikkerhed, vi støder på, er følelsen af at blive fanget i et abonnement.

Abonnementsordninger er blevet populære inden for rigtig mange produkttyper, fordi de skaber højere fleksibilitet og mindre binding.

Vi kan købe et abonnement bevidst ureflekteret.

Vi føler ikke, at vi behøver at evaluere alt i detaljer. Vi kan afprøve et abonnement, og næste måned kan vi ombestemme os og opsige det. Der var ikke nogen stor investering up-front, så vi føler os ikke bundet af at have brugt en masse penge. Det giver færre overvejelser i situationen, hvor vi skal beslutte os, og det kan vores hjerner godt lide.

De nye ERP-løsninger er nu også abonnementer. Vi kan snart ikke længere købe en licens til evig arv og eje.

Der er dog mange ledere, der føler sig bundet (snydt) af abonnementsordningerne.

Vi kan jo ikke bare opsige et ERP-abonnement. Jo, vi kan nemt opsige selve abonnementet, men vi kan ikke lige skifte ERP-system, så beslutningen om at tegne et ERP-abonnement forpligter lige så meget, som havde vi lagt en million på bordet up-front for en licens.

Kompleksiteten i et ERP-system er større end med andre ting, man køber på abonnement, og det er der, udfordringen opstår.

Hvad får vi for pengene?

Hvorfor skal vi betale hver måned for at få adgang til den samme løsning? Hvad får vi for pengene?

Microsoft vil svare, at vi løbende får opdateringer og ny funktionalitet. Men hvor meget får vi? Det kan man ikke svare på, for det afhænger naturligvis af, hvad Microsoft finder på i fremtiden. Vi er nødt til at stole på, at de udvikler noget godt og går i den bedste retning (og ikke skruer priserne vildt op) – og det er naturligvis umuligt at evaluere på forhånd. Det er en berettiget bekymring.

Vi er nødt til at overgive os og stole på, at ERP-producenten fører os i den optimale retning. Vi må vælge den producent, som vi har nemmest ved at stole på.

Okay, vi bliver bundet men ikke snydt

Når det er sagt, så ser virksomhederne kun toppen af Cloud-isbjerget. Der er utrolig mange ydelser, som vi moderne forbrugere forventer er inkluderet i abonnementet. Vi tænker ikke over det i hverdagen, for løsningen kører jo bare – men vores abonnementspris går til at dække rigtig mange services i skyen.

Løsningen skal naturligvis driftes, men Cloud-leverandøren skal også konstant holde datacenteret opdateret og sikret mod eksterne trusler. Alle disse services foregår bag kulisserne i dag, og de er nemme at glemme, når vi ser på, hvad vi får for pengene.

Der er også mange af IT-afdelingens funktioner, der bliver overtaget af cloud-udbyderen. Noget så simpelt som brugeradministration – det var noget IT-afdelingen tog sig af – og i dag taster man i et interface og så sker der en masse i skyen.

På en måde kan man sige, at udgiften til IT-afdelingen er flyttet i skyen og er blevet en del af vores abonnementsydelse på Cloud-løsningen.

Abonnementsordningerne binder os lige så meget, som er stort licenskøb gjorde førhen, men vi bliver i hvert fald ikke snydt.

3. Jeg er ikke sikker i skyen

Jeg vil gerne afrunde med at mane den klassiske bekymring om sikkerheden i jorden. Er det usikkert at flytte sin ERP-løsning fra kælderen ud i skyen?

Langt de fleste virksomheder i dag skal ikke selv stå for driften. Det kan være, at de skal vælge SaaS, Azure eller hosting hos en tredjepart, men for langt de fleste kan det ikke betale sig at drifte selv, og det er heller ikke mere sikkert.

“Jeg vil ikke have min server op i skyen, for det bliver så usikkert.”

Det bliver faktisk mere sikkert i et datacenter end i virksomhedens kælder, hvis det er hackere man bekymrer sig om.

Nogle vil argumentere, at deres lille virksomhed ikke er på hackernes radar og ikke bliver opdaget, hvis de ligger lokalt, og så læser de om et hackerangreb på et stort datacenter, og så får frygten lov til at råde.

Men hvis man sammenligner specifikationer, så er der ingen tvivl om, at datacentrene vinder, når det kommer til sikkerhed. Men det bliver et holdningsspørgsmål om, hvad man er mest bange for.

Hvis uheldet er ude, så er datacentret bedre stillet med at kunne genskabe data.

Det er svært at sige, at noget er fakta, når jeg selv er en part i vurderingen. Men der er godt nok mange IT-eksperter der siger, at datacentre er den mest sikre mulighed. De fleste IT-chefer vælger at have den holdning, at det er godt nok.

Jeg synes, at du skal få input fra kyndige personer i branchen og træffe en informeret beslutning. Men du skal ikke vælge at lægge alt på serveren i kælderen, fordi du ikke stoler på nogen og lader frygten råde.

Nu har vi talt om sikkerhed, kontrol og binding – og jeg håber, at det har sat dine overvejelser om skyen i gang. Skal dit næste ERP-system være Cloud?