Der er vildt meget, du ikke kan med den nye Dynamics 365 Business Central

Business Central er den nye Cloud-version (SaaS) af Dynamics NAV, og før du tager hovedspring ud i skyen, så vær lige opmærksom på, hvad du ikke kan med Business Central. Vi har samlet det i 5 overskrifter.

Af Sune Lohse, Chief Strategy Officer, Abakion

Der var en af mine kolleger, der for nylig sagde: ”Der er vildt meget, man ikke kan med Business Central.” Jeg skulle lige til at protestere, men så tænkte jeg, at hvis man er vant til en Dynamics NAV med nogle år på bagen, så er der både ting man kan og ikke kan – og det er værd at give dig et indblik i.

Men før vi kaster os ud i de 5 ting, du ikke kan … så lad os lige slå fast hvad vi snakker om i denne artikel.

Farvel til NAV-navnet

Microsoft Dynamics 365 Business Central blev frigivet i Danmark i april 2018, og det er ganske enkelt en ny cloud-version af Dynamics NAV. Det gamle NAV-navn udgår, og fremover hedder Dynamics NAV 2018 nu Dynamics 365 Business Central On-Premise. Men men men – Microsoft har en klar forventning om, at de fleste kunder fremover vælger Cloud-versionen (altså Saas hvor alle kunder bruger samme løsning) frem for On-Premise-versionen.

Så er det på plads.

Cloud eller on-premise?

Her i efteråret 2018 er situationen naturligvis, at de fleste anvender Dynamics NAV med et årstals-versionsnummer. Og fordi Dynamics 365 Business Central er forholdsvis ny, så er der kun få virksomheder, der har nået at skifte til den nye Cloud-løsning endnu.

Mange virksomheder står her i 2018 i en situation, hvor de overvejer, om det er en god idé at migrere til Dynamics 365 Business Central.

Og så kommer vi og siger, at der er vildt mange ting, du ikke kan med den.

Det siger vi ikke for at afskrække dig fra at vælge Business Central. Vi siger det for at give dig indblik i de forskelle, der er mellem din gamle NAV-løsning og den nye Business Central.

Lad os kaste os ud i det.

1. Du kan ikke rette i koden

Det første punkt i listen over ting, du ikke kan med Business Central er ”at rette i koden”.

I de gamle NAV-versioner kunne vi som partnere rette direkte i koden i din base, hvis du ville ændre i noget. Det kan vi ikke med Business Central.

Det er både godt og skidt. Når du retter direkte i koden, så er det hurtigt klaret, men til gengæld er det dyrere og mere besværligt, når du senere skal opgradere til en ny version. Der er rigtig mange eksempler på, at nemme løsninger med små rettelser i koden senere er resulteret i dyre og langstrakte opgraderinger.

Vi er egentlig glade for, at det er slut med at rette direkte i koden. Det er måske lidt mere omstændeligt på kort sigt, men det er en rigtig god idé på langt sigt.

Microsoft har i stedet givet mulighed for at tilføje ”extensions”. Det betyder, at når du vil ændre noget, så kan du nu tilføje kode uden for kernen – i stedet for førhen at ændre kode inde i kernen.

Som banalt eksempel kan man sige, at hvis du havde ”ABDE”, så kunne du førhen bare direkte tilføje et C, så resultatet blev ”ABCDE”. I dag må du tilføje kode uden for kernen der siger: ”Efter AB, tilføj C, og fortsæt med DE”. For at det kan lade sig gøre, så har Microsoft indsat events i koden, fx OnAfterPostInvoice . Det er kroge, som man kan adressere, hvis man vil indsætte funktionalitet. I vores tilfælde skulle der være et event OnAfterAB, hvori vi kunne skrive C. Det er et abstrakt eksempel, men forhåbentlig illustrerer det forskellen på gammeldags rettelser i koden og moderne extensions.

For at minimere behovet for specialrettelser, så har Microsoft introduceret AppSource, hvor alle kunder på Business Central kan hente apps til at udvide funktionaliteten i deres ERP-løsning.

Tanken er naturligvis, at du kan installere apps til Business Central lige som du installerer apps på din telefon. Du bør kunne tilføje og fjerne apps lige som du har lyst til, uden at det skaber problemer, fordi de er extensions – altså tilføjelser uden for koden.

Microsoft validerer alle apps, som kommer på AppSource, så du kan være sikker på, at de ikke skaber systemfejl, og at de virker efter hensigten, men du bør dog udvise en smule forsigtighed, for en app ændrer naturligvis hvordan din løsning fungerer. Selv om en app virker efter hensigten, så kan den jo godt være uhensigtsmæssig for dig.

Noget af det fantastiske ved apps er, at du kan rulle dem på og af igen. Du kan faktisk afprøve en app på din egen løsning – eller i den sandkasse (kopi af produktionsmiljøet) du har med. Det betyder også, at du nemt kan fjerne de funktioner, du ikke bruger mere. Det er en udfordring i dag. Når man først har udført en tilpasning, så får de færreste fjernet den igen, hvis man ikke bruger den mere. Vi oplever det typisk, når vi opgraderer kunder. Mange har gamle tilpasninger liggende, som de ikke bruger mere, eller som de overhovedet ikke kan huske, hvorfor de har fået lavet.

Hvis du trods udvalget på AppSource alligevel har behov for ændringer, som du er den eneste i verden, der har behov for, så kan din Business Central-leverandør udvikle en Customer Extension. Det er en app, som er udviklet specielt til dig og uploadet til din instans af Business Central. Den er ikke på AppSource og er kun aktiv i din løsning.

En Customer Extension er naturligvis ikke valideret af Microsoft, så din leverandør må tage ansvaret for at den ikke ødelægger noget. Der er stadig ikke tale om rettelser i kernen – det er kun tilføjelser uden for kernen, som kan lade sig gøre, men du kan til gengæld bygge hvad du vil.

Når Microsoft ruller de hyppige opdateringer ind over din Business Central, så skal din leverandør også være klar til at tjekke, at din Customer Extension bliver ved med at virke efter hensigten. Og det er altså hver måned, at der kommer opdateringer fra Microsoft. Så hvis du kan klare dig med apps fra AppSource, så er det nok at anbefale.

Det er faktisk også muligt for dig som kunde at udføre tilpasninger med InApp-designeren, hvor du fx kan tilføje, fjerne eller flytte standardfelter. Det er supernemt. Det er noget, alle kan finde ud af, og det koster ikke ekstra.

2. Du kan ikke selv vælge hvornår du vil opgradere

Når du er på en rigtig cloud-løsning, så bruger du den samme version af løsningen som alle andre kunder. Med Business Central er du altså ikke blot i skyen – du er på en rigtig SaaS-løsning. Det er Microsoft, som bestemmer, hvornår du bliver opgraderet til en ny version, og det sker ret jævnligt.

Derfor vil Business Central heller ikke have noget årstalsversionsnummer, lige som vi kender fra Dynamics NAV. Der er ikke årlige releases. Der kommer hyppige opdateringer med små ændringer.

Hvis du bruger Office 365, så har du sikkert ikke tænkt over, hvilken ”version” du bruger. Min Word er version 1808 build 10730.20088, men det er jo ikke noget jeg tænker over. På samme måde skal du vænne dig af med at tænke på versionsnumre for dit ERP-system. Du skal vænne dig til, at systemet ændrer sig løbende.

Det er på den ene side dejligt, at du ikke længere skal bekymre dig om opgraderinger. Der er mange virksomheder, der betragter opgraderinger som en pine, fordi de er dyre og arbejdstunge. Så er det jo dejligt, at den arbejdsopgave forsvinder med et trylleslag.

På den anden side skal du være opmærksom på, om det skaber udfordringer at blive automatisk opgraderet. Hvis din løsning er integreret med andre IT-systemer eller maskiner, så skal disse integrationer og systemer kunne følge med.

Vi har oplevet virksomheder, der ikke kunne opgradere Dynamics NAV, fordi de var afhængige af at anvende en bestemt version af Office-pakken, og når den nyeste version af Dynamics NAV ikke længere kunne tale sammen med en oldgammel Office-pakke, så var opgradering ikke en mulighed. I dette tilfælde ville automatisk opgradering være en udfordring.

3. Du har ikke så stort udvalg af apps (endnu)

Udvalget af apps på AppSource er hastigt voksende, men du har ikke endnu det samme udvalg, som du er vant til på Dynamics NAV.

Der har i årtier været tradition for, at Dynamics NAV-forhandlere har bygget tillægsmoduler, både store og små, og deciderede brancheløsninger. Især i Danmark har vi været forkælet med lækre brancheløsninger med dyb funktionalitet, måske fordi vi er NAV-løsningens hjemland.

Disse tillægsløsninger er naturligvis udviklet på den gamle måde med at rette direkte i koden. Det kan ikke længere lade sig gøre, og derfor er det ikke en enkel opgave at flytte store tillægsmoduler og brancheløsninger til extensions og lægge dem på AppSource.

Med andre ord – der kommer til at gå noget tid, før alle de løsninger, som er tilgængelige til Dynamics NAV i det danske marked, også kommer på AppSource til Business Central.

Det skal du naturligvis være opmærksom på, før du hopper i skyen.

Findes de tillægsløsninger, du anvender, også på AppSource, eller findes der andre, som er gode erstatninger?

4. Du kan ikke undgå abonnement

I gamle dage købte man en licens til en Office-pakke. I dag betaler man et månedligt abonnement per bruger.

Den vej går det også med ERP-løsningen.

Business Central kan kun fås som et månedligt abonnement per bruger. Der er ikke nogen mulighed for at købe en licens som engangsbeløb.

Det gamle licensabonnement, hvor du betalte en procentsats af din NAV-løsnings licensværdi, var egentlig en spøjs størrelse. Den gav adgang til nye versioner, men ikke til implementering af dem, og selve adgangen til løsningen havde du allerede betalt up-front.

Abonnementet på Business Central er meget mere logisk at forstå. Det giver adgang til at bruge løsningen og til at blive løftet til nye versioner.

Hvad så, hvis du allerede har investeret i en gammeldags NAV-licens, og nu vil over på en cloud-løsning med månedligt abonnement? Er licensudgiften så helt spildt?

Ikke helt. Microsoft tilbyder, at du som eksisterende licenskunde kan få en rabat på det månedlige abonnement på Business Central i en periode. Men ikke for evigt.

5. Du kan ikke bruge tastaturgenvejene

Hvis du er superbruger i en Dynamics NAV med nogle år på bagen, så ved du, hvor alle funktionerne er, og genvejstasterne sidder i fingrene på dig.

Med Business Central er designet af skærmbilleder lavet om, og alle genvejstasterne er ændret. Du får den følelse af at besøge et ukendt land, hvor du lige skal lære, hvor alting skal findes.

Det sker naturligvis, fordi Microsoft gerne vil harmonisere design og tastaturgenveje med deres andre programmer. Så betyder en tastaturgenvej det samme i forskellige programmer. Og når skærmbillederne bliver ens, så kan du nemmere springe mellem programmer uden at mærke nogen barriere. Godt formål, men du skal måske lige vænne dig til det.

Hvad vælger du?

Hvad tænker du nu? Har vi afskrækket dig fra at hoppe i skyen med Business Central? Eller tænker du, at det var da ikke 5 ulempler – det var 5 fordele?

Vi er overbeviste om, at de 5 punkter på længere sigt er fordele for alle virksomheder – men det er også klart, at overgangen for nogle virksomheder kan skabe udfordringer, som du bør være opmærksom på.

Vi håber, at vi har bidraget til din rejse – og hvis du har spørgsmål, så giver vi meget gerne et gratis råd og lidt sparring på 70 23 23 16.

Sune Lohse

Sune Lohse
Chief Strategy Officer
Abakion A/S