Nogle gange vælger virksomheder den forkerte retning i deres Business Intelligence-projekt, og det er virkelig ærgerligt. Kaare forklarer her, hvordan du lægger en fremtidssikret plan fra begyndelsen.
Det handler ikke om, hvilket software-brand du skal vælge. Det handler om, hvilken type af BI-projekt du skal vælge. Uanset, om du er til Power BI fra Microsoft, Targit eller noget helt tredje, så skal du være afklaret med, om dine behov bliver bedst dækket af at være forretningsdrevet eller systemdrevet.
Vi forklarer forskellen om lidt, men først vil vi invitere dig med på en lille erkendelsesrejse. Mange BI-leverandører har nemlig et smalt fokus, som desværre ikke sikrer dig den rette rådgivning.
Det handler ikke bare om kompleksitet og pris
BI-leverandøren kan finde på at spørge, om du vil have en standardløsning eller en skræddersyet løsning? Standardløsningen er klar til brug, og den skræddersyede løsning skal du have en konsulent til at bygge til dine behov.
Den første lyder simpel og billig, ik? Og den skræddersyede lyder dejlig, men dyr, ikke sandt? Det er dog ikke helt så enkelt i virkeligheden. Skræddersyet behøver ikke være dyrt og komplekst, og en standardløsning kan ende med at begrænse din dataanvendelse på længere sigt.
Du skal begynde med tage stilling til, om din Business Intelligence-løsning skal være drevet af din forretning eller et konkret kildesystem.
Og med det mener vi følgende:
Forretningsdrevet BI er en dataplatform, hvor du kan arbejde med data, der giver forretningsmæssig indsigt, og som er robust til at håndtere foranderlige behov over tid.
Systemdrevet BI er en løsning til visualisering af et konkret analyse- og rapporteringsbehov inden for en afgrænset del af forretningen, i form af et enkelt datakildesystem. Dette kan løses med en standardløsning.
Det kan lyde lidt kringlet, men der er meget stor forskel.
Det kræver vist en forklaring af, hvad forskellen på de to typer løsninger er.
Hvad er Business Intelligence?
Helt forenklet, så handler Business Intelligence om:
- at tage data fra en række kildesystemer,
- samle dem i et datawarehouse,
- og fremvise dem i en brugergrænseflade.
Kildesystemerne har naturligvis meget forskelligartede data og datastrukturer, og med et datawarehouse samler, behandler og klargør vi data til at blive fremvist i en brugergrænseflade, som fx kan være Power BI eller Targit.
Her har vi mulighed for at sammensætte data, så du får den indsigt, der er relevant for at styre din virksomhed.
Den skræddersyede løsning
Når Business Intelligence på denne måde er skræddersyet til dine forretningsmæssige behov, og ikke er styret af et kildesystems datastruktur, så kalder vi det for nogle gange for ”Enterprise BI”.
Det er dog lidt misvisende, for det lyder som om, at det kun er for store virksomheder, og at det er omfattende, og begge dele er forkerte. Det kan sagtens være enkelt og billigt til en lille virksomhed – det er blot lavet specifikt og kun til dig. Og så er det den tilgang, der giver den største fleksibilitet til at håndtere nye behov i fremtiden.
Standardløsningen
Standardløsningen skærer datawarehouse-delen væk. Vi putter den visuelle præsentation (i form af Power BI) oven på en datamodel med data direkte fra kildesystemet (fx ERP eller CRM).
Det betyder, at det er kildesystemet, der styrer sandheden. Det er kildesystemets datastruktur og terminologi, du kommer til at se i Power BI, fordi der ikke foregår databehandling. Standardløsningen kan ikke tage hensyn til, hvordan du ønsker at arbejde med data – det forholder sig kun til, hvordan data behandles i kildesystemet. På denne måde kommer kildesystemet til at definere, hvordan du betragter din forretning.
Det kan være supergodt, hvis du er enig i fx ERP-systemets syn på verden. Så er du hurtigt i mål med en standardløsning.
Det kan også være et problem, hvis du ikke vil lade ERP diktere, hvordan du skal styre forretningen – eller især hvis du har behov for at samle data fra flere kildesystemer.
Standardløsninger er især til Finans
Standardløsninger har som regel sin berettigelse på afgrænsede organisatoriske områder i din virksomhed. Det kan fx være en finansløsning, der hjælper økonomiafdelingen og deres stakeholders med at få indsigt i den finansielle styring af virksomheden. Men de har ikke nogen gavn af den i produktionsafdelingen, for det er et afgrænset analyse- og rapporteringsværktøj til finans.
Det kan lade sig gøre at standardisere på finansområdet, fordi det er lovreguleret, og der er en generel konsensus om, hvordan finans skal rapporteres. Det betyder, at både datamodeller og behov er ret ens på tværs af virksomheder.
Standardløsninger passer som regel bedst til stabsfunktioner, og ofte også salgsafdelingen. Andre afdelinger med forretningens driftsaktiviteter er sværere at standardisere og passe ind i en standardløsning.
Skræddersyede løsninger er ikke nødvendigvis store
Den skræddersyede løsning betyder ikke, at du skal begynde med den komplette løsning. Du kan sagtens begynde småt, hurtigt og billigt. Vi vil bare gerne sørge for, at du tænker lidt frem.
Din virksomhed er foranderlig, og vi vil gerne skabe en platform, som er robust nok, til at du kan tage datakilder ind og ud efter behov – så du ganske hurtigt kommer frem til meningsfyldte indsigter, som er brugbare til at træffe forretningsmæssige beslutninger.
På denne måde er det dine forretningsmæssige mål, der styrer hvordan data skal struktureres, og derfor kalder vi det “forretningsdrevet BI”.
Det vigtige spørgsmål
Og dermed kommer vi frem til det vigtige spørgsmål, som du skal besvare, inden du kan vælge, om du vil have en standardløsning eller en skræddersyet.
Skal dit Business Intelligence være forretningsdrevet eller systemdrevet?
Med den forretningsdrevne BI vælger du at skabe en dataplatform, hvor du kan arbejde med data, der giver dig en bred forretningsmæssig indsigt, og vi vil have fokus på, at platformen er robust til at håndtere din virksomheds foranderlige behov over tid.
Med den systemdrevne BI vælger du at løse et konkret analyse- og rapporteringsbehov inden for en afgrænset del af forretningen, og du får en løsning til visualisering af data fra et enkelt datakildesystem. Og det vil vi ofte løse med en standardløsning.
Du tænker måske, at det er hip-som-hap, om vi stiller spørgsmålet på den ene eller anden måde. Men det er det ikke. I praksis vælger mange virksomheder forkert, fordi de tror det kun handler om pris og kompleksitet, og det er ikke tilfældet.
Når du begynder rejsen med at vælge mellem forretningsdrevet og systemdrevet BI, så ender du det rette sted.
Hvornår skal man vælge hvad?
Der er mange aspekter i at svare på det spørgsmål. Det mest afgørende er typisk begrænsningen for en standardløsning:
En standardløsning tager udgangspunkt i ét kildesystem. Skal du bruge mere?
Hvis størstedelen af dine processer er drevet af ERP-systemet, så kan du måske komme langt med en standard-BI-løsning oven på ERP-systemet. Men hvis du ikke synes, at ERP giver det fulde billede til at træffe beslutninger, så er en standardløsning ikke det rette.
Det gælder også, hvis du har mange tilretninger eller apps i ERP-løsningen, for en standard-BI-løsning dækker kun standard-ERP-løsningen.
Vil du lade dit kildesystem diktere, hvordan du i Business Intelligence skal analysere og forstå din forretning?
Eller vil du lade dine forretningsmål og -behov diktere, hvordan data skal struktureres?
Når du køber et ERP-system, så skal du også vælge, om du vil tilpasse ERP-systemet til dine processer, eller om du vil tilpasse dine processer til ERP-systemet. Det er principielt det samme, vi taler om her.
Skal dit BI dække hele forretningen, eller løse et konkret behov?
Der er stor forskel på, om du ønsker en BI-løsning til et konkret analyse- og rapporteringsformål, eller en end-to-end BI-løsning, der dækker hele firmaet.
Det konkrete behov kunne fx være, at din økonomiafdeling ønsker at analysere finansielle data fra ERP. Det er ret almindeligt, og det har stor værdi for økonomiafdelingen, når de skal rapportere. I det tilfælde kommer en standardløsning som regel på banen, men den er også isoleret til det konkrete behov.
Hvis du en dag ønsker at udvide løsningen til andre dele af forretningen, så er det en god idé at have det med i planerne fra begyndelsen, så du er forberedt til fremtiden. I det tilfælde kommer en standardløsning måske til kort.
Du behøver ikke altid holde alle døre åbne, for det er jo ikke til at gætte, hvilke behov fremtiden bringer, men vi vil gerne hjælpe dig med, at du ikke har malet dig ind i et hjørne fra starten.
Sammenligning af TARGIT og Microsoft Power BI
Se forskellene på to af de mest populære Business Intelligence-løsninger i Danmark: TARGIT Decision Suite og Microsoft Power BI
Læg en Business Intelligence strategi
Her får du overblik over de elementer, som kommer i spil i en Business Intelligence-løsning. Se webinaret – så ved du ret meget mere om BI.
Dit første valg i Business Intelligence-projektet er afgørende
Nogle gange vælger virksomheder den forkerte retning i deres Business Intelligence-projekt, og det er virkelig ærgerligt. Bliv forberedt her.
Få et godt råd med på vejen
Hvis du inviterer os til at give et godt råd (og det giver vi gerne), så vil vi begynde med at spørge: Hvad vil du gerne styre din forretning efter? Og hvordan ser dit systemlandskab ud? Dine svar og prioriteringer vil sikkert afsløre, hvilken vej du bør gå.
Du er meget velkommen til at spørge os til råds. Det koster aldrig noget.
Brug for et godt råd med på vejen?
Vi svarer gerne på spørgsmål og giver dig et godt råd med på vejen, uden at det skal koste dig noget.
E-mail: [email protected]
Få mere indsigt i BI
Her til sidst vil vi også lige vise dig den komplette oversigtstegning over Business Intelligence, som vi brugte i ret forenklet udgave her i artiklen.
Den giver overblik over alle de elementer, som vi bringer i spil i en Business Intelligence-løsning. Det er en indsigt, som er rigtig god at have, når du er på udkig efter et nyt BI-system.
Hvis du vil høre mere om det, så kan vi anbefale at se optagelsen af det webinar, som Kaare for nylig afholdt, hvor han gennemgik tegningen. Se den – så ved du ret meget mere om BI.
